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档案数字化建设范文第1篇
[关键词]档案；数字化；建设
21世纪随着数字化信息时代的到来，数字技术已广泛实施到各个领域之中，也成为一个国度知识经济发展的重要标志和建设信息化社会的基础。在数字化时代，随着数字文件的大量产生，近年来，档案数字化管理引起了国内学者的广泛关注，数字化档案将逐渐取代传统以纸质档案也是未来发展的主要趋势，在一定程度上造成了档案工作人员的观念也发生了较大变化。当前，信息化社会格局已经形成，正确地判断档案工作发展形势，牢牢把握档案数字化建设这一刻不容缓的中心任务，利用目前大好的战略机遇期，通过市场运作、政府扶持和挖掘自身潜在优势来攻克难点、化解矛盾是档案部门开创档案工作新局面有效手段。
1、档案数字化的含义
档案数字化也就是档案信息化，档案信息数字化就是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序的档案信息库。经过数字化处理后，档案信息提高了计算机检索速度；节省档案存贮空间，缓解库房紧张的压力；减少档案原件（特别是珍贵档案）由于频繁使用而造成的磨损，从而充分发挥档案馆的信息优势，丰富网上信息资源的内容和数量，加强档信息资源的开发与利用，为档案馆开展特色服务创造条件。
2、档案数字化的特点
档案数字化是通过现代技术对国家或社会具有保存价值的文字、图表、声像等进行数字化记录，其特点主要表现在：（1）信息的非人工识读性。也就是说档案的数字化使用是以数字代码的形式做记录，并通过计算机软件的程序解码，并回复到初始状态，才能识读；（2）系统依赖性。档案数字化管理需要借助计算机软件系统，在计算机软件系统与原系统不兼容的情况下，则需要进行系统调配，这样才能保证档案信息的可读性；（3）信息的易变性。当新的计算机系统和程序不能解开代码，则原有的信息容易被删除，这也是档案信息管理过程中不可避免的；（4）档案信息数字化建设的其他特征还包括信息的可流动性、信息储存的高密度性以及多种信息媒体的集成性。
3、对我国档案数字化建设的分析
由于我国档案数字化建设还处于试点阶段，故在现阶段，档案数字化建设还存在不少问题：如技术上的问题、合作问题、数字化对象问题、标准化问题等。因此，档案部门在积极推进数字化建设过程中，不能不顾实际条件，一哄而上，必须进行可行性分析，通过分析数字化建设的可行性，结合本部门的实际，提出可行性方案，这样档案数字化建设才能健康发展。
3.1法律效力问题
电子档案数字化是把纸质文档转换为电子文件，而电子文件本身具有可分离性和易变性，特别是在传输、储存、输入的过程中容易发生信息干扰、病毒侵扰、人为破坏等等，这些不安全因素往往会造成档案失真。所以，电子档案就难免会出现“信任危机”，这样档案本身也就失去了数字化的真实意义，制定相应的法律条款，以保障档案数字化的可操作性。
3.2网络基础设施问题
要实现网络化利用就需要一定的网络基础设施为前提，如局域网的建设、信息资源网站的建设等。而网站建设一般包括域名申请、服务器配置、网站规划、网页设计、系统配置、主页、数据库系统开发、网站宣传等内容。所以网络基础设施的建设情况关系着能否把数字化档案信息在网络上。
3.3档案数字化建设实施
档案数字化建设是一项系统工程，任务艰巨而复杂，因此在建设过程中，必须积极面对各种困难，制定切实可行的实施方案。一份完整的实施方案应该包括四部分内容：现状分析、实施目标、实施要素和保障系统。为此，在制定档案数字化建设实施方案时，要进行以下的工作：档案部门在进行档案数字化建设之前，应该进行调查研究，对本部门的现状进行全面分析与把握；理制度方面的调查研究。硬件方面的调查研究，技术方面的调查研究，人才方面的调查研究。
3.4档案所有权和档案著作权确认
在档案数字化建设过程中，既要考虑档案的所有权，还要认清档案的著作权。因为，所有权与著作权是两个不同的概念，拥有著作权而不一定具有所有权，档案数字化建设还需要做好档案所有权和档案著作权的确认工作。
4、档案数字化建设的主要目标
4.1完善档案数字化管理体系
建立、完善档案数字化建设工作的管理体系，促进新时期档案工作新格局趋于成熟和稳定。档案数字化建设管理体系主要包括管理体系、标准化体系和研究体系在内的支撑体系。
4.2加强与信息管理部门的强强联合
尽快将档案数字化建设融入国家信息资源建设范畴。档案数字化建设工作以其保存、利用档案信息资源这一特征，逐渐跨入了信息产业范畴，档案部门与信息化工作主管部门在数字化建设推进过程中相互协调、互相促进已成为大势所趋。
4.3丰富数字档案的采集途径
建立海量档案信息资源库，最终实现档案信息价值利用的最大化。在整个社会建设的进程中，档案部门应全方位拓展工作领域，这就要求档案部门不仅要拓展新的数字信息采集途径，而且要辅助有关部门切实开展档案数字化建设工作，生成巨大的数字档案信息资源
5、结语
档案数字化建设是一项复杂的、庞大的系统工程，也是一项长期的、艰巨的战略任务。因此，对于档案数字化建设理论的研究也是一个十分复杂的课题，所以，要从人员安全管理制度，文档管理制度，系统运行环境安全管理制度，不断建立健全管理制度体系，进而推进档案数字化建设不断趋于完善。
参考文献：
档案数字化建设范文第2篇
[关键词]干部档案数字化；数字档案；信息利用
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.08.165
[中图分类号]TP311.52 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）08-0215-01
1 数字档案的管理存在的问题
数字档案管理指的是以计算机等电子设备作为管理的手段，基于网络对各种档案室信息资源进行收集、整理、储存、共享的一种档案室管理模式。在未来的发展过程中，数字档案的建设对社会经济各方面的建设都会有一些促进作用。尽管当前对信息化档案的利用率不断提高，但仍然还存在一些问题。
1.1 档案信息化管理信息化意识不强
档案信息化管理人员在工作中表现出缺乏档案信息化管理知识以及档案信息化管理的信息化意识比较淡薄等现象，对于干部档案信息化管理信息化水平的提升有很大影响。如在日常档案信息化管理工作中，工作人员对各种材料的收集不全，而且对一些档案的收集管理意识不强，导致一些档案被销毁。再如，有的工作人员在档案的整理过程中，没有实现信息化管理，采用传统的人工管理方式，所用的记录方式不规范，出现随意勾画的现象。
1.2 管理制度不健全
当前，很多档案工作缺乏健全的监督机制，对档案建立没有做出统一的要求。因此，干部档案信息化管理处于比较随意的状态。管理制度的缺失致使管理手段落后，管理方式停滞不前，许多干部档案信息化管理工作仍然采用手工归档的方法。传统的手工装订往往会出现字迹潦草、内容与目录填写不全、笔迹不一、装订不规范等问题。现阶段，许多工作人员不能按照档案的建立原则进行材料的规范收集，档案信息化管理水平亟待提高。
1.3 缺乏专业化的档案信息化管理人员
近年来，科室相继建立了档案信息化管理工作的规章制度，但由于大部分干部档案信息化管理人员都缺乏专业的档案信息化管理知识和技术。因此，在实际工作中，档案信息化管理的效率不高，只是对资料进行简单收集整理，达不到档案整理规范化的要求。
2 加强数字档案信息资源整合利用的策略
干部档案信息化管理是人力资源局工作的重要组成部分，干部档案信息化管理人员只有充分意识到工作中存在的问题，不断反思，并在工作中给予足够的重视，才能从根本上提高干部档案信息化管理水平，真正实现档案的规范化和信息化管理。
2.1 更新传统的干部档案信息资源管理的理念
改变传统的干部档案信息资源管理理念，要定期对干部档案信息资源管理人员进行相应的宣传，宣传各种先进的干部档案信息资源管理知识和理念，在潜移默化中促进人员思想逐渐实现转变，为干部档案信息资源的整合奠定坚实的基础。
2.2 加强基础网络设施建设
首先，加强网络建设。由于干部档案信息资源管理的特殊性，在数字档案信息资源整合过程中，要建立相对独立的档案室数据网络，与当前的互联网进行区分，根据具体的情况与当前的办公网络和业务网络进行有效的隔离，在进行数据交换时，要采取严格的安全措施，保证档案室各种信息的安全性。其次，对硬件网络容量进行配置和完善。由于档案室内容量十分巨大，因此，在数字档案的硬件建设过程中，要配置满足档案室存储、查询等需求的各种服务器、扫描仪、打印机等设备，以满足海量的档案室信息处理需求。
2.3 加大干部档案信息化管理人员的教育培训，提高其业务水平
干部档案信息化管理人员的专业水平直接影响干部档案的管理效果。因此，要将干部档案信息化管理人员的培训工作放在干部档案工作的首位。干部档案信息化管理人员的能力培养工作重点是要通过开展广泛持久的干部档案信息化管理宣传教育，提升工作人员的干部档案意识和管理水平。可开展多种形式的培训，在培训内容上针对从业人员的实际情况突出实用性和针对性，将培训内容与实际工作相结合。让干部档案信息化管理从业人员真正掌握干部档案信息化管理的基本知识，提高对干部档案信息化管理的认知程度。此外，由于当前干部档案信息化管理要逐渐实现信息化。因此，在干部档案信息化管理人才的选拔方面，要严格把关，选择具有干部档案室管理知识以及信息管理知识的综合型人才参与到干部档案信息资源管理和整合过程中。对于在岗的工作人员，要加强对他们的培训，不断提升他们的业务能力和职业素养。在培训的过程中，可以采取长训与短训的方式，定期对他们的业务技能进行培训，巩固业务知识以及各种计算机等技术的操作能力，提高当前干部档案信息化管理效率和水平。
2.4 健全管理机制，规范干部档案信息化管理
对干部档案信息化管理机制进行明确和规范，对于干部档案信息化管理水平的提升有十分重要的意义，首先，干部档案信息化管理人员要明确维护干部档案完整与安全的基本职责。工作人员要在干部档案保管的具体工作中做到收集规范和归档完整，防止干部档案损坏，确保干部档案的安全。此外，在人力资源局中，分管干部档案信息化管理工作的领导要做好带头作用，加大监管力度，督促工作人员严格按照标准进行干部档案收集、上报、整理、存档等操作。
3 结 语
数字档案的建设既要满足信息时代的要求，又要考虑到档案室管理的具体特点。因此，数字档案的建设和管理是一个复杂的过程。在数字档案的建设和利用过程中，需要采取多种策略，整合人力资源、加强不同机构之间的联系等，提高数字档案的利用效率。
主要参考文献
[1]张琳.试论档案数字化建设与数字化档案信息的利用[J].科技致富向导，2012（4）.
档案数字化建设范文第3篇
关键词：档案数字化；建设；水务
某水务集团于2011年成立，经过近10年发展，逐渐形成以供水为主体、水电开发、污水处理为两翼，以水生态、新能源、水饮品为辅助，以金融服务和水务科技为支撑的“一体两翼三辅助两支撑”的板块产业发展格局。随着集团水务事业发展壮大，水务档案数量和规模不断增加，档案管理呈现新特点，也面临新机遇新挑战，尤其是信息技术的发展和应用，产生大量电子文件档案，做好档案数字化建设与管理，成为推动新时期水务档案管理的重要内容和迫切任务。
1水务集团档案数字化现状及特点
某水务集团有限公司现有室藏档案2508卷（件），其中，科技档案1700卷，文书档案808件，财务档案1130件，声像档案76件，荣誉实物档案65件。为加快推进档案数字化进程，在前期将全部库存档案进行数字化扫描录入和整理，初步完善库存档案电子化管理的基础上，达到重要和核心水务档案数字化异质备份，确保新生水务档案随时移交、整理、扫描、备份，实现新生水务档案的规范化管理，以及重要水务档案数字化扫描、录入。水务集团档案数字化主要呈现四个方面的特点：1.1内容原生性。档案数字化并未改变档案本身承载着的信息内容，数字化后的水务档案，体现的是水务集团在其生产、经营、管理过程中产生的具有保存价值的原始、真实、完整的信息资料，内容本质依然为其原生性。1.2记载多样性。除《纸质档案数字化技术规范》规定纸质档案数字化具体操作规范，实物档案、视音频档案资料也可以进行数字化处理，以文字、图片、数字符号等形态存在，以PDF、JEPG、RMVB、MP3、MP4等载体格式及形式存储。1.3传输网络化。水务档案数字化，后期的查询、利用并不需要接触到档案原件，只需在存储系统中查询到相关数字信息即可，且档案信息传输借助于局域网、互联网等渠道，实现水务档案信息网络化传输，形成巨大信息空间。1.4服务便利化。水务档案数字化，将各种水务档案信息存储于相关的档案数据库，集团内部各个子公司或个人根据预先分配的查询权限，可直接通过登录终端设备实现24小时随时查询、检索、阅读、下载、打印等，突破了传统档案查询的时空限制，档案利用更为便利。
2水务集团档案数字化建设应遵循的原则
2.1经济适用原则。水务集团室藏档案随着水务业务的拓展，呈现出不断增长态势，无论是采取数字化外包，还是自行进行数字化建设都需要耗费大量资金。尤其是数字化设备筛选以及文字识别软件选用方面，应立足集团档案数字化规划及经费预算，不能一味追求高精尖设备（常用数字化设备见表1）。2.2重点优先原则。水务集团档案数字化应坚持重点优先原则，首先将利用频率高、高附加值的档案资料进行数字化，然后对其他类型档案进行数字化规划，分步骤、有计划、有目的地推动档案数字化。伴随着水务集团业务的拓展，供水、污水处理、水电开发、水生态、水务科技等涉水业务需求增加，相关领域成为档案服务工作的重点对象，需要进一步加强。2.3安全保密原则。档案安全和保密工作是档案数字化工作的底线和生命线，尤其是数字化外包过程中，需要与第三方数字化专业服务机构签订安全保密协议，要求第三方严格遵守《保密法》《档案法》《档案服务外包工作规范》等相关法律及规定，确保档案数字化过程及结果的安全保密。如水务集团自行数字化，应严格按照档案数字化标准和要求，进行专业数字采集、整理、分类和数字挂接，并选用正版软件用以存储档案数字信息，重要档案应采取物理隔离、数据备份等相应的安全保密措施。
3规范水务集团档案数字化建设流程的措施
3.1做好档案数字化前期准备。水务企业档案数字化前期准备工作主要包括三个方面。3.1.1成立数字化领导机构，加强对数字化工作的领导。根据水务集团档案工作现状，成立由分管领导任数字化工作领导小组组长、其他子公司主要领导为副组长、公司办公室负责具体实施的数字化工作领导小组，统一领导数字化工作。明确小组工作职责，制定集团档案数字化工作方案，细化各个时期、各个阶段集团档案数字化工作目标、任务。集团财务部门应将档案数字化所需经费列入集团年初预算，为后期档案数字化实施提供充足经费保障。3.1.2选择数字化设备和软件，为档案数字化提供必要的物质条件。基础设施：准备数字化过程中档案存放必须的库房场所；硬件设备：档案数字化所需的计算机、大型扫描仪、彩色打印机、刻录机、存储硬盘、档案装订机、打孔机、档案扫描录入笔、档案装具等；配置档案数字化软件。3.1.3强化数字化知识培训，为档案数字化提供坚实的人力基础。组织相关人员到水务系统档案数字化开展较为成功的企业进行实地参观学习，也可邀请其他国企、民企等企业人员来进行现场经验传授，开阔视野、拓宽思路、博采众长，为做好集团档案数字化营造良好氛围，打下扎实理论基础。3.2严把档案数字化各环节质量关。3.2.1第一步：整理档案。将出库的水务档案盒及卷内档案进行记录，必要的予以拆装，并做好页码编号，检查档案是否有缺损，及时修补。3.2.2第二步：扫描处理。根据水务档案保存及纸质资料清晰度设置具体分辨率。如灰度水务基建图纸，可将其分辨率调至300dpi，增加扫描清晰度；工程档案纸张较多较厚，易卡纸，可选用平板扫描仪扫描。纸质档案扫描完成后，再逐页检查是否存在漏页、重复等，并将扫描结果上传至服务器。3.2.3第三步：结果识别。下载汉王OCR工作包进行扫描结果识别。识别时需对扫描的档案资料进行文件格式调整（大小、倾斜度、图片方向等）、版面分析（版面布局及内容逻辑分析等）、识别（存档较久的手写体需要借助手动识别）等。3.2.4第四步：文字校对。常采用纵校与横校两道工序，能够有效降低识别工作包中的错误率。3.2.5第五步：版面复原。校对完毕后，一般会选用“双层PDF”格式进行保存，便于后期全文检索。3.2.6第六步：质检。在档案数字化管理端，软件系统会为客户端自动分配工作，主要是承担返工单处理及质量控制。根据《纸质档案数字化技术规范》，应按照5%比例抽查作业包中的文件识别清晰度、文件页数及格式，如发现不合格，应返回上一道工序重新操作。3.2.7第七步：备份。选用汉王OCR软件，该软件中的“OUTPUT”子文件夹可将前期经质检合格的数字档案全部保存至专门的档案系统，实现备份。应做好备份标签，便于后期的检索利用。3.3提升档案数字化成果利用水平。首先应设置登录系统。根据集团内外用户不同，赋予其不同登录查询权限，并在线提交相应的申请查询信息，由档案部门审核作出相应答复处理。其次档案部门审核申请档案材料。水务工程、合同档案等属于档案，档案管理部门只能为具有相应查询权限，且按照档案查询利用制度及流程提供相应的档案资料。经系统审核、身份认证后，档案管理部门线上或线下将相关资料提供给查询者，限期返还。
参考文献：
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［2］朱玉娟.夯实基础创新发展实现水务档案工作新跨越［J］.档案与建设，2019年（9）：55—56.
［3］程旭，马崴，白建华.水务档案的新特点与新的管理方法［J］.水利天地，2005（2）：18—19.
［4］酒吴珍，陶婷婷，周美君.企业档案数字化建设的思考与研究［J］.机电兵船档案，2020（4）：74—76.
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［6］张晓飞.企业档案数字化建设路径探析［J］.档案天地，2019（10）：52—53.
档案数字化建设范文第4篇
为了满足时展的需求，档案管理工作也迎来了新一轮的改革。信息技术在各个领域中已经高度普及，档案管理的数字化趋势已经成为了必然。而城建档案作为城市发展历史的 见证者 和 记录者 ，其数字化建设的全面落实也显得更加迫切，本文针对城建档案数字化建设的问题进行几点研究。
【关键词】
城建档案；数字化建设；思考
引言
在城市建设和发展的过程中，城建档案是非常重要的依据和参考，它记录城市建设活动中的重要信息和事件，在社会进入了信息化时代之后，城建档案管理工作也开始向着全面落实数字化的趋势转变，实现档案管理的数字化，能够克服档案档案管理中存在的诸多问题，同时也能够缓解当前档案管理的诸多压力，促进城建档案工作的可持续发展。
1.城建档案管理数字化建设中存在的问题
任何事物的发展都不是一帆风顺的，在构建城建档案管理信息化的过程中，也会遭遇很多问题，管理人员必须要客观看待这些问题，并积极去解决这些问题，才能够更快、更好的实现档案数字化，下面针对城建档案管理数字化建设中存在的问题进行几点分析：
1.1我国在档案管理过程中，长期存在技术落后、管理制度不完善的问题，在实现数字化管理也是如此，计算机软件与硬件建设方面也非常薄弱，不能做到及时更新。信息时代档案资源更新换代非常快速，如果基础性建设不完善，那么数字档案信息也很难及时更新，同时也不利于信息储存的安全性与规范性。
1.2从城建档案管理的特点来看，其具有一定的法律价值，在以往的管理中，纸质档案是主要的记录载体，档案信息在被记录之后，改变比较困难，因此在保密性和安全性方面与数字化档案相比，存在明显优势。但是实行了数字化管理之后，网络技术本身存在很多安全隐患，加之我国在网络管理以及数字化档案管理方面的法律比较欠缺，数字档案信息的安全性得不到有力保障。
1.3数字化档案信息具有一定的共享性，也可以说信息共享是数字化管理的一个突出特征，实现了信息共享，就可以全面提升管理的效率和质量，可以节约大量沟通交流的时间，对于档案管理工作的意义非凡。但是实现共享的前提是数字档案形式的规范和统一，必须要统一所有的数字档案形式，才能够实现共享。但是目前我国并不具备统一的数字档案格式和规范，同时在数字化建设方面也比较欠缺，这样必然会影响日后的资源共享。
1.4传统档案虽然管理任务重，但是在保存上相对安全，并且也具有良好的稳定性，保存时间很长，因此传统的纸质档案与电子档案相比具有一定的优势。而数字化档案虽然实现了管理空间以及时间上的优化，为管理人员提供了极大的便利，但是缺乏对管理环境依赖性较大，必须要借助完善的信息化系统以及设备来实现，一旦系统环境出现了问题，信息数据就非常容易丢失，电子档案的稳定性与保存期限都不及传统档案，这也成为了我国城建档案数字化建设中的一大难题。
2.对做好城建档案数字化建设的基点思考
基于以上对城建数字化建设中存在问题的研究，可以看到制定更加完善的数字化策略已经非常迫切，在信息化的背景下，数字化建设在城建档案管理中的落实和普及已经成为了一个不可逆转的趋势，因此有计划、有目的的制定建设措施是非常必要的。
2.1前期的全面规划。全面、科学的规划是进行城建档案数字化建设的前提，科学的规划能够提成数字化建设的速度，也能够保障数字化管理的顺利进行。首先，要将有价值的纸质档案进行数字化文档的转化，这个转化工作的工作量非常大，因此管理人员必须要对整体馆藏有全面、具体的了解，做好调查分析，在这个前提下，对数字化档案的转化工作进行全面规划，转化需要依据一定的规范和程序进行，要掌握重点，主次分明，因此做好调查，合理规划是不可缺少的环节。
2.2加强标准规范建设。由于我国缺乏数字化档案管理的规范和依据，因此在建设方面遭遇了很多问题。所以在进行数字化建设的同时，必须要强化数字化建设的标准。针对文档资源共享的需求，建立相关的标准以及规范体系。具体来说包括信息化标准规范、数字档案的规范等等。
2.3加强信息系统建设。城建档案的数字化管理主要是依靠计算机网络，创建出一个档案信息系统不仅需要一定的设备，还要有相应的软件，建立一个独立的网络平台纪合档案的管理和共享在这里要注意信息系统的安全性使用者或者管理者在访问网站时要进行安全认证和身份认证，以免发生信息被盗或者毁坏等情况的发生保障信息系统和档案信息的安全。
2.4完善资源浑的建设。城建档案需要进行基本信息资源库的建设这里包括目录数据、目录中心、全文数据库以及多媒体数据库等的建设为了提高数字档案的专业性河以将工作的重点放在特色资源库的建设上将各个专业和类型的档案信息资料建立专门的数据库使数据库变得更加条理清晰一目了然提高数字档案的实用性肩利于档案管理工作的顺利进行。
2.5提高档案的使用效益。城建档案作为相关城市资料的提供者除了凭证需要还有应起到其应有的查询、使用功能，为社会带来一定的价值城建档案数字化应满足建设部门以及社会对于相关档案资料的需求，并为其提供查询和使用的服务，以实现档案的最佳使用效益。
结束语
城市建设的过程中城建档案的数字化建设是不可忽视的重要方面，并且发挥着不缺取代的作用。为了能够促进城市建设发展，必须要积极完善城建档案数字化建设的制度和规范，客观看待存在于建设过程中的问题，有目的、有针对性的制定建设措施，这样才能够以最快的速度实现城建档案的数字化建设，为城市的建设规范提供更加完善的数据支持。
作者：杨桂榕 单位：黑龙江省大庆市杜尔伯特蒙古族自治县住房和城乡建设局城建处
参考文献：
档案数字化建设范文第5篇
关键词：城市建设；档案管理；数字化
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
1.档案管理数字化概述
所谓的数字化信息技术实质上就是一种集电子技术、通信技术、计算机技术、信息技术、网络技术等诸多先进技术于一身的综合性技术。受科学技术发展的推动，传统的档案管理也逐步向电子档案管理转变，这就要求我们应当将数字化信息技术有效地应用到电子档案管理当中，以此来提高档案管理的工作效率和质量。
传统的档案管理工作基本上都是依靠档案管理人员手工操作来完成， 这不仅费时而且费力，工作效率也相对较低，而通过应用数字化信息技术之后，借助计算机这一平台作为档案管理的基础，管理人员便可以随时随地借助计算机的多种功能对各式各样的数据信息进行整理、归纳、检索，这样一来便无需在翻阅厚厚的纸质档案，从而能够节省大量的时间，工作效率自然会获得显著提高， 档案管理也变得更加快捷。
此外，与传统的资质档案相比，电子 文档基本上都是一些数据，这些数据能够全部存储在计算机的硬盘当中，从而并不会占用较大的空间，管理起来也十分方便， 这也为档案管理人员快速完成工作提供了非常便捷的条件。通过对一些档案管理人员进行调查了解发现，应用电子信息技术 进行档案管理的人员要比仍采用手工作业的人员轻松很多，并且工作速度和效率也要高很多，由此可见，电子信息技术值得大范围推广使用。
2.城市建设档案管理数字化建设存在的突出问题
2.1档案本质属性影响。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签名、单位盖章等等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性才具有法律凭证作用。而在档案管理数字化中，档案多数以电子文档的形式存在，从起草、修改到印发都在计算机上进行，具有便于修改、便于复制特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。这就引发了电子文档的原始记录性和凭证作用如何确定的问题：电子文档能否作为档案，是否具有法律凭证作用等，便成为档案工作的新课题，是决定电子文档能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。
2.2缺乏统一标准和规范。档案工作的标准化、规范化是数字化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足；计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境；档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案数字化建设的步伐。同时，在日常档案管理中只有根据其来源，才能形成相应的法律责任。而在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊，缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值，相关法律条例的制定迫在眉睫。
2.3缺乏组织领导。在数字化建设过程中，城市建设档案管理部门是主体、是基础。
2.4缺乏人才。城市建设档案管理数字化建设需要既懂档案管理，又掌握现代信息技术的复合型人才。而各级档案管理部门现有档案人员专业知识单一，普通操作型人才居多，系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才十分匮乏。这在很大程度上制约档案管理数字化建设的质量和速度。
2.5传统惯性制约。随着档案管理数字化建设的推进，由于计算机和网络管理与传统档案管理的方法有很大的区别，陌生的新工作手段方法与熟悉的传统工作手段方法之间在使用上的差异，容易产生天然的困难甚至“抗拒”心理，无论这种抗拒心理以什么样的方式出现，都是城市建设档案管理数字化建设的障碍。
3.城市建设档案管理数字化建设的几点建议
3.1建立和完善档案数据库，保证档案的真实性可靠性。首先，通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。其次，通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。再次，提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。最后，分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以 XML 作为标识规范的方法，等等。
3.2 建立档案管理标准，逐步统一完善规范。标准化、规范化是档案数字化建设的前提和必要条件。档案工作部门必须遵循标准化的原则，对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作，要严格按照统一的标准进行规范整理。国家出台了一系列相关标准，除了信息管理共用的标准和目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准外，还有电子文件管理专用的标准和规范，为档案管理数字化提供法律依据。
3.3加强人才队伍建设，储备后续发展力量。要选拔那些具有扎实专业知识功底、较好的学术造诣、表现出发展潜力的人才，为他们提供施展才华的舞台，使之有所作为。对已经确定并不断成长起来的人才，要加强培养力度，不断提高从业人员素质。要根据城市建设档案管理数字化建设的需要，变被动坐等为主动出击，积极引进有信息专业技术特长和熟知档案管理工作人才，创造良好的留人环境，为档案管理工作输送新鲜“血液”。
3.4加快城市建设档案信息网络化建设
自建设部《全国城市建设档案数字化建设规划与实施纲要》颁布实施以来，各地城市建设档案网站不断兴建和完善，社会各界从网络上获取越来越多的城建信息资料，从而解决了许多实际问题，城市建设档案资源共享的局面得以拓展。当前，应继续加快城市建设档案信息网络化建设。城市建设档案数字化建设要纳入政府电子政务建设的整体框架内与电子政务同步建设，逐步实现公文管理和城市建设档案管理的规范化与一体化。要利用电子政务平台，积极开展城市建设档案信息网上查询服务，全面提高城市建设档案利用的效率和质量，最大限度地满足社会各界对城市建设档案利用的需求。
3.5积极开展宣传教育，转变传统观念。要组织开展专题宣传培训教育活动，增强大家转变传统观念的自觉性和积极性，强化创新教育，引导全体人员在城市建设档案管理数字化建设上下功夫，协助档案管理部门做好机制创新、技术创新、制度创新和管理创新等方面的工作，确保数字化建设的顺利进行。
3.6要加强组织领导，增强决策落实力度。要成立主要领导挂帅的工作领导小组，积极推动城市建设档案管理数字化建设，落实责任，明确任务。工作领导小组要勇于开拓、改革创新，不断凝聚各部门合力，进一步提高科学决策、政策对接、化解矛盾等能力，集中精力谋划和解决在城市建设档案管理数字化建设中遇到的各种问题，确保圆满完成任务。
4.结语：
在高科技、信息技术迅猛发展的今天，城市建设档案的数字化管理是发展的大趋势，是一项长期、全面而具体的工作，需要所有档案人员的积极参与与配合。
参考文献：
