档案整理归档工作计划(精选5篇)

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1 科技计划项目档案的概念及特点 (1)科技计划项目档案一般是指政府部门、社会组织或个人在科技计划项目活动中形成的档案。“科技计划项目活动”主要包括对科技计划项目的管理活动以及项目实施过程中开展的科研活动。因此,科技计划项目档案不仅包括科技计…

档案整理归档工作计划(精选5篇)

档案整理归档工作计划范文第1篇

【关键词】科技 项目 档案 管理

科技计划项目是政府促进科技和经济发展目标的有力手段,是政府运用资金和政策调控,组织和协调各类科研机构的活动,解决对地方发展有重大意义的科技问题的重要措施。随着创新驱动发展战略的深入实施和科技创新体系日益完善,地方政府对于科技计划项目的实施也提出了更高的要求。科技计划项目档案作为科技档案的一种,是在科技计划项目实施全过程中直接形成的具有保存价值的第一手材料,是项目实施过程的完整、真实的反映。合格的科技计划项目档案可以为科技计划项目全生命周期的管理提供及时、有效的信息,是对科技计划项目执行、管理、监测、评价的重要依据。因此,做好科技计划项目档案工作具有重要的现实作用和历史价值。另外,《档案法》、《政府信息公开条例》等法律法规的颁布实施,也对科技档案工作提出了更高的要求。因此,在新形势下如何进一步做好科技计划项目档案管理就显得尤为重要。

1 科技计划项目档案的概念及特点

(1)科技计划项目档案一般是指政府部门、社会组织或个人在科技计划项目活动中形成的档案。“科技计划项目活动”主要包括对科技计划项目的管理活动以及项目实施过程中开展的科研活动。因此,科技计划项目档案不仅包括科技计划项目管理活动中形成的文书档案,也包括科技计划项目在研究过程中形成的技术档案。

(2)科技计划项目档案贯穿了整个科技计划项目的生命周期,真实记录和反映了科技计划项目从申报、立项、研究、结题以及实施跟踪管理的各项工作内容,是重要的科技信息资源,也是对科技计划执行和管理情况进行监测、评估的直接依据。而且,淮安市每年立项的科技计划项目数量就达数百项,项目实施周期也较长(一般为1年及以上)。因此,淮安市的科技计划项目档案具有专业性、成套性、数量庞大及形成周期长等特点。

2 淮安市科技计划项目档案管理现状

2.1 淮安市科技计划项目体系

淮安市科技计划项目主要包括:应用研究与科技攻关、产学研协同创新、知识产权战略推进、软科学研究(发展战略研究)等四个基本专项和科技创新平台与产学研载体建设、科技成果转化、科技金融等三个重点专项。但是,每年,淮安市科技局会根据国家和省科技厅的科技计划项目指南并结合实际情况进行相应的调整。以2015年度为例,淮安市设立的科技计划项目体系如图1所示。

2.2 淮安市科技计划项目档案分类

淮安市科技计划项目的活动过程主要包括:项目申报、项目受理、项目评审、项目立项、项目实施、中期检查、项目结题验收、成果转化、跟踪管理等。因此,淮安市科技计划项目档案主要可以分为两大类,一类是项目管理档案,主要由项目管理部门保存和归档;一类是项目科研档案,主要由项目承担单位保存和实施归档。

2.3 淮安市科技计划项目档案管理现状

由于科技计划项目类别多,数量多,实施周期长(至少为1-2年),涉及到的项目承担单位和主管部门也较多,因此,目前淮安市科技计划项目档案管理现状主要为分散管理。科技计划项目主管部门保存在项目申报、立项、结题验收等过程中形成的档案材料,项目承担单位主要保存项目在申报、立项、科研、结题验收过程中形成的档案材料。目前,淮安市科技局作为市级科技计划项目的主要管理单位之一,主要保存在项目申报、受理、评审、立项、监管、服务及结题验收和后期持续跟踪等过程中形成的档案材料,而不同类别的科技计划项目档案又由各业务处室(根据职能)分别保管和归档。

3 淮安市科技计划项目档案管理中存在的问题

3.1 项目档案管理不规范

跟项目档案相关的制度制订不完善,项目档案的归档范围和管理方式没有明确规定,或者有了规定也未能坚决执行。

3.2 项目档案材料不完整或缺失

少部分项目资料由于未能及时归档,已经查找不到。很多项目档案材料存在缺胳膊少腿的问题,不能体现项目实施的全过程,不利于实施项目监管和促进科研成果转化。

3.3 档案管理方面投入不到位

由于部分领导不够重视或者经费紧张等方面的原因,导致档案工作人员配备不到位,档案工作经费投入不足等,不能保C档案工作的正常开展。

3.4 部分人员保护项目档案的意识不强

觉得项目档案可有可无,在项目活动过程中,不能及时的收集和归档项目材料,项目结题验收之后,更是将项目实施材料归档抛之脑后。

3.5 档案管理方法落后

淮安市科技局作为科技计划项目组织实施和管理单位,在档案管理方面仍然主要以纸质材料归档为主,未能全面实现档案的数字化管理,给科技项目档案的利用带来了一定的局限。

4 关于做好淮安市科技计划项目档案管理工作的几点建议

4.1 加大宣传和培训力度

加大《档案法》、《政府信息公开条例》等相关法律法规的宣传,提高档案管理工作的积极性和主动性。对项目管理和项目实施相关人员要加大档案专业知识的培训力度。

4.2 加大档案管理方面的投入

确保档案人员的配备到位,强化档案人才队伍建设,提升档案管理工作人员的素质,并提供足额的档案管理工作经费。

4.3 在科技计划项目合同中,针对科技计划项目材料的归档,对项目承担单位提出明确要求

市级科技计划项目管理单位及项目主管部门在项目实施过程中,要定期或不定期地对项目档案材料的形成过程进行跟踪、管理。

4.4 制订和完善淮安市科技计划项目档案管理相关制度

明确归档范围、归档方法和保管年限等,并确保制度执行到位。

4.5 加快推进档案数字化

档案数字化有利于提高科技计划项目档案的利用率、有利于档案材料的保护、有利于促进政府信息公开。

档案整理归档工作计划范文第2篇

关键词:基本建设项目文件收集归档工作档案工作

基本建设项目文件材料,是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维护活动中形成的,具有保存价值的各种文字材料、图纸、图表、声像等形式与载体的历史记录。基本建设项目文件材料不仅记录了建设项目发展的历史轨迹,而且为筹划未来发展规划提供了重要依据。本文在梳基本建设项目文件材料收集归档特点的同时,就其收集归档工作中存在的问题,提出相应的解决措施。

一、基本建设项目文件材料收集归档的要求和特点

(一)坚持“谁形成谁负责”的收集归档原则

《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》中指出:“建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位和材料、构件及设备供应单位应根据本规范的要求。完成各自职责范围或合同规定的竣工文件编制和项目文件整理、归档工作。”具体来说,就是在项目建设的过程中,建设单位形成的材料由建设单位归档,设计单位形成的材料由设计单位归档,施工单位形成的材料由施工单位归档,监理单位形成的资料由监理单位归档。由于基建档案是在项目建设和管理过程中形成的原始记录,各承建单位和建设单位是项目文件的形成者,由形成单位进行收集、整理、归档,能够确保建设项目文件内在有机联系的本质特性。因此,明确划分基建档案收集归档责任,坚持“l形成谁负责”的归档原则,是保证基建档案齐全、完整、成套归档的基础。

(二)形成来源具有广泛性

基建项目从提出项目建议书至工程全面竣工验收,需经历项目申请、可行性研究立项、办理征地手续、测量勘察、设计招投标、编制设计文件、建设规划申报、施工图报审、监理招投标、施工招投标、办理开工手续、施工、工程报竣、监理单位组织竣工预验、工程档案预验收、工程竣工质量验收、工程竣工17个环节,归档的材料有红头文件、图纸、会议纪要、招投标文件、合同、证书及照片等;项目工程由审批、城建、勘察、设计、消防、施工、监理、安装等部门共同参与完成,整个建设过程周期长,参与部门多,专业性强,材料来源广泛。

(三)收集归档工作具有阶段性

基建档案的形成分为五个阶段,一是前期准备阶段,这个阶段需要收集归档的文件主要包括项目建议书、批复、设计任务书、选址、投资计划、上级下达的基建计划、追加投资请示、批复、征地、报建、工程合同、协议。二是设计阶段,收集归档的文件有工程勘察、设计的图样、说明书、计算书、工程概算书等。三是施工阶段,包括施工组织设计、施工图、图纸会审记录、工艺规程和标准、原材料及预制件的合格证、检验记录、各种施工记录、施工技术总结等文件的收集归档。四是竣工验收阶段,收集归档的文件有竣工报告、各种竣工图、竣工验收记录、说明书、工程决算、总结等。五是使用维护阶段,收集归档的文件有改造施工图纸及相关的文件等。建设项目在各个阶段形成的基建档案材料不同,其收集归档的侧重点也不同,呈现出阶段性的特点:前期准备和设计阶段,要注重文件和图纸终稿的收集和保存;施工阶段要注重随时收集和补充多部门参与的文件和资料;竣工验收阶段要注重整改验收资料的收集;使用维护阶段要注重改造施工图纸的收集和归档。

二、基本建设项目文件收集归档工作中存在的问题及原因

(一)参与部门多,导致基本建设项目文件收集归档工作难度加大

完整的基本建设项目文件不仅要涵盖工程项目工作的立项、可行性研究、计划、施工图设计、招投标、施工及管理、竣工验收等一系列固有的基建程序,而且还应详细、真实地反映、记录工程项目建设的全过程。参与归档的单位有建设单位、监理单位、施工总承包单位、专业承包单位。在整个建设过程中参与部门多,参与归档的部门也多,好多文件需几个单位很多部门协同完成,并且参与施工的单位均为驻场机构,完成自己的工作后就撤离了,人员流动性较大,如果在建设过程中形成的文件收集、补充不及时,有可能会给后期的归档工作带来较大困难。在所有参与部门中有任何一个单位出现项目文件收集的缺失,都会造成归档文件的不齐全。

(二)建设周期长,影响基本建设项目文件归档的完整性

基本建设项目从立项到施工直至竣工,建设周期一般是3至5年,项目文件的收集也需要3至5年,与项目建设同步开展文件收集工作十分重要,但是很多建设单位的基建档案管理员并没有参与项目建设的全过程,对文件形成过程也不是很了解,更做不到同步收集,因此,更做不到同步收集,因此,对收集不完整、缺失的文件不能及时发现进行收集补充,等到工程竣工验收审核时,才发现材料不全,这个时候再去协调相关部门补充,其难度就可想而知了。同时,很多形成的文件资料是在不断变化的,在收集中稍有不慎就有可能出现少归、漏归的现象。如建筑图纸在实际建设过程中经常会有变化,如档案管理员不及时跟进,最终版图纸就很有可能漏归,造成档案材料的不准确,影响档案利用的价值;在成套的招投标文件中,评标报告与中标通知不同时形成,因时间间隔较长,经常会出现《中标通知书》没有被装订到《评标报告》中的情况。

(三)基建项目的专业性较强,收集归档工作的规范性有待提升

基本建设项目文件材料涉及地质、气象、环保、建筑、结构、给排水、供变电、采暖、空调、电信、自动控制、消防等多个专业领域,这些专业的有机融合形成了基建档案专业内容的复杂性。如果收集人员不熟悉基建工程专业知识和项目运作程序,就不知道哪些材料应该收集,哪个阶段要收集,进而导致漏归现象的发生。同时,大多基建档案管理人员对档案相关的法律法规不了解、对建筑学专业知识缺乏、对基建文件的归档特性不熟悉,最终导致基建档案管理人员对基建档案的来龙去脉不清楚,只能简单地按照《建筑工程资料管理规程》开展收集工作。但是,《建筑工程资料管理规程》所列出的归档文件条款也比较笼统,在这种情况下,如果档案人员对基建工程专业知识掌握得不充分,就极有可能造成项目文件的错归、漏归。例如,在上述规程中列出的《支付款请示件》一般包括建设单位请示件、施工单位进度申请、项目管理单位工程费用审批单、监理单位工程支付证书,由于没有完全罗列出全部文件,加上部分档案人员判断不准确,在文件收集工作中经常出现错归、漏归的现象。

三、完善基本建设项目文件收集归档工作的措施

(一)提升参建单位领导基建档案意识,建立健全基建档案管理制度

针对基建档案收集参与部门多,文件收集难的问题,一要提高参建单位领导对基建档案管理的重视程度。提高参建单位领导的档案意识,是提高参建全体人员档案意识的前提,只有参建单位领导重视基建档案工作,认识基建档案工作的重要性,基建档案的各项管理工作才能落到实处。二要建立健全基建档案管理制度。在单位《基建档案管理办法》中细化建设单位、监理单位、施工总承包单位的归档范围和档案管理员的职责,在制度里明确规定各参建单位必须配备基建档案管理专职人员并参与基建项目建设的全过程,建立建设单位对监理单位和施工总承包单位档案收集的监督和惩罚奖励机制,同时建立监理挝缓褪┕ぷ艹邪单位对建设单位档案收集的监督和惩罚奖励机制、建立基建档案收集管理工作与档案管理员年度考核挂钩制度,通过切实可行的制度提高全体人员的档案意识,缓解参与部门多导致的收集难的问题。

(二)建立分阶段收集归档流程,提高基建档案管理人员的责任意识

针对建设周期长,影响基本建设项目文件归档的完整性的问题,一是分阶段收集归档基建项目形成的材料。针对基建项目建设周期长的特点,对在建设过程中每个阶段形成的材料及时收集整理归档,发现不规范的材料立即退回整改、缺失的材料及时补充,解决几年后项目竣工时才发现缺失,却因时间过久而找不到相关人员和部门弥补的问题。二是提升档案管理员的事业心和责任感。事业心和责任感是基建档案管理人员干好基建档案管理事业的思想基础和必备素质。只有基建档案管理员具有强烈的事业心和高度的责任感,遵守各项档案管理规定,严格认真地收集每一阶段形成的基本建设项目文件,耐心细致地审核整理每一份档案,才能保证《评标报告》中不缺少《中标通知书》,基建档案的完整性才有保证。

(三)提升基建档案管理人员的整体素养,加强收集归档工作的规范性

基建档案管理人员必须加强对档案法律法规、基建档案专业知识、建筑学专业知识、现代信息化技术的学习,不断提升政治素养和道德素养,才能满足基建档案现代化管理的需求。基建档案管理人员必须具备较高的综合业务素质,掌握现代信息化技术,才能提高档案管理水平。基建档案管理员还要熟悉《建筑工程资料管理规程》《基本建设项目档案资料管理暂行规定》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》,熟练操作和应用Word、Excel、PDF、ACDsee、Adobe Acrobat软件。只有这样,基建档案管理人员才能科学规范地收集整理好基建档案,做好基建档案的开发和利用工作,充分发挥基建档案的利用价值。

参考文献:

[1]薛四新,彭荣,陈永生.档案信息化应用系统建设[M].北京:机械工业出版社,2006:31-32.

档案整理归档工作计划范文第3篇

关键词:基建项目;档案管理;问题及对策

中图分类号: G271 文献标识码: A 文章编号:

一、基建工程档案管理特点

(一)档案资料收集难

首先建设部门缺少管理运营理念, 只建不管。建设部门缺少管理运营理念,只建不管。基建工程的建设一般由基建科负责,竣工后就交给总务科负责管理。保修期过后,使用过程如果不出现严重质量问题,基建科就不再介入。因此,基建科只重视设计、施工质量,忽视对与建筑物管理有密切关系的基建档案工作,建设过程中对规范不重视、方案随意变更、档案临时拼凑的现象屡屡发生,工程档案完整收集相当困难,其次工程档案归档周期长。一个工程的档案资料从竣工到归档,最少需半年的时间。一个工程的建设从立项到设计到施工、到竣工,往往都是跨年度的。最后工程涉及单位多、部门广。每当要新开一项建筑工程,首先需要立项,要征得主管部门和控制国家基本工程的省计划部门的批准,列入投资计划,取得固定资产投资许可证;其次, 该建筑要符合环保、消防的有关规定,需得到环保部门、消防部门的认可;然后该建筑一定要符合市的城市总体规划,得到规划局的同意,取得建设工程规划许可证;

(二)档案资料不准确

由于档案资料形成的时间较长,一些在施工中临时发生的变更,由于施工人员对档案重要性认识不足,往往很难反映到竣工资料中。

档案人员只懂档案知识,不懂工程技术知识,交来什么,收集什么,难以确定档案的内容是否真实反映工程竣工时的实际情况和建设过程,判断不清是否图物相符,不能有效识别技术数据是否准确可靠。

这些原因造成一些工程档案资料的不准确,给以后的提供利用带来不利。

(三)科学提供利用水平低

首先工程档案的综合性、专业性比较强,涉及几十个专业,如:工程地质、测绘、城市规划、工民建、给排水、园林绿化、环保等,档案工作人员的知识面太窄,对工程技术知识略知一二,甚至更本不懂,只能为利用者提供一些原始图纸、批文等档案资料,很少能提供准确、系统、高效的服务, 更不用说进行档案的编研了。其次基建档案利用工作的一项重要任务是为工程规划、建设、管理的决策提供服务。这一点,还未被人们充分认识到。

(四)声像档案收集难

首先拍摄难。一方面表现在对工程建设原貌拍摄上难以控制。不少工程没有将开工前原貌拍摄记录下来。另一方面表现在对正在建设中的工程项目拍摄不完全, 大多数工程没有从工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄。其次收集难,拍摄工作主要是科教科负责,随机性强, 档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握, 工作往往处于被动, 收集上难以控制。这些档案即使交给档案部门了, 也是星星点点, 很不完整。

二、基建档案管理工作的对策

(一)完善管理制度,规范工程项目档案管理程序

1.明确归档范围。即基本建设项目档案文件材料的归档范围包括从立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的,具有保存价值的科技文件材料。

2.明确归档要求。项目施工及调试完成后,施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准及合同规定的要求编制项目竣工文件。竣工文件由施工单位负责编制,监理单位负责审核。主要内容有:施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料(构、配件)质量保证书及复试文件、测试及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目,在项目竣工时要编制竣工图,项目竣工图应由施工单位负责编制。竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位, 要真实反映项目竣工验收时的实际情况。按施工图施工没有变动的, 由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。一般性图纸变更及符合更改,可在原图上更改,加盖并签署竣工图章。涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的,应重新绘制竣工图,重新绘图要按原图编号,末尾加注“竣”字,或在新图图标内注明“竣工阶段”,并签署竣工图章。所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚, 不得代签。合同规定由设计单位编制竣工图的,可在新图中采用竣工图标, 并按要求签署竣工图标。竣工图标的内容、格式由行业统一规定。竣工图章应使用红色印泥,盖在标题栏附近空白处。竣工图编制完成后,监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况,发现不准确或短缺时要及时修改和补充。竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。项目竣工图一般为两套,由施工单位分别向公司档案馆和生产(使用)单位档案室移交。编制竣工图所需的费用应在项目建设投资中解决,由建设单位或有关部门在与承包单位签订合同时确定。

3.明确考核要求。强调档案文件材料拒绝归档或在利用档案过程中造成丢失、损坏的单位和个人,依据有关制度, 集团公司将分别给予批评、处分或经济处罚违反档案法规构成犯罪的,移送司法机关追究刑事责任。

(二)强化档案部门的监督、检查、业务指导与考核

1. 强化工程建设项目档案归档的计划性。档案馆根据每年工程建设项目、技术改造项目以及设备大中修项目计划,及时制定工程、技术改造以及设备大中修项目档案的归档计划,明确归档单位责任人以及归档期限等,以公司名义下发,并认真组织督促、检查与考核,对完不成工程建设项目档案归档计划的责任单位和责任人提出处罚意见,由集团公司进行处罚。

2. 超前控制工程建设项目前期文件材料。参加有关工程项目的各种会议,方案审查会、方案论证会、初步设计审查会、工程建设会、项目例会等,及时了解和掌握建设项目前期文件材料形成情况,并在会议上提出档案材料形成、积累的要求。

档案整理归档工作计划范文第4篇

【关键词】新形势;科技档案;管理

一、依托“三纳入”,实现科技档案管理模式的创新

1.将科技档案管理纳入总体发展规划

科技档案是由在单位进行科研生产活动产生的,同时它又反过来为科研生产活动提供准确、及时、完整的信息资源,是单位重要的无形资产,有着很大的发展潜力,所以领导应该意识到科技档案在科研生产中的作用,不能仅仅把科技档案管理看成是科技档案部门的事,还应该将它列入单位领导的议事日程,并作为管理内容来落实,各部门要积极的配合和协助。单位领导要在人力资源和经费上给予科技档案管理大力的支持,加大宣传科技档案管理对单位生存发展作用的力度,使单位领导和部门能更加的重视和支持科技档案工作。从而让科技档案管理工作在良好的环境中发挥出应有的作用。

2.将科技档案管理制度纳入质量管理体系

为了确保归档文件材料的完整、准确,档案中心可以将科技档案管理纳入到质量管理程序的标准当中,应该直接参与到编制、修订科技档案管理制度的工作当中,可以使质量管理体系中的科技档案管理得以保证,以便更好的发挥出科技档案的效用,为科技文件材料实现成果转化奠定良好基础。

3.档案中心对文件实施全过程控制

档案中心不仅要负责文件控制的归口管理,还要负责外来文件、技术文件的归档和发放。《文件控制程序》的质量体系文件中对文件控制的工作程序、范围、目的、职责等进行了明确的规定,对文件的生成、使用和管理直至作废,实施全过程控制。

4.用归档目录细化归档内容

按类别和阶段将归档内容进行细化,并且每一阶段和类别的文档都有明确的目录。这样不仅使科技文件材料的归档要求、归档范围以及归档程序有了明确的规定,而且便于项目组成员更好的收集、积累以及归档各阶段的文件材料。可以划分为这几个类别和阶段:施工阶段、实验装置阶段以及产品生产阶段。

5.适时调整归档时间

为了避免由于人员变更或是文件材料保存时间太长而带来隐患,因而改变过去项目完工后才归档的习惯,改为年度阶段性归档,因为有的科研项目研制时间较长,所以要适当的调整归档时间。

二、依托“四同步”、“四参加”,实现科技档案管理制度的创新

1.系统管理,规范归档制度

档案管理部门应坚持以《档案法》为核心,以一系列科技档案工作法规为依据,结合本部门科技生产的实际情况,制定出更加具体、操作性强的规章制度。

对于科技档案的每一个环节,比如说从形成、积累、归档到整理、保管和利用都有具体和明确的规定。只有严格的遵守规章制度才能有显著的科技档案工作成效。对于遵守制度者应给予奖励。对违反制度办事,资料收集不完整,归档不及时以及整理不及时的要进行批评教育,并要求及时的改正。另外要强化科技档案的基础工作,编制多功能、实用的档案检索工具,建立科技档案的检索体系,为档案信息的开发利用创造有利的条件;单位部门领导要对科技档案工作引起足够的重视。进行集中式现代化的档案管理,配备认真负责的专业技术人才,实现标准化和现代化的档案信息管理。以便为档案资源利用者提供更好的服务。还有注重通过网络技术来利用好科技档案。只有建立健全档案管理制度,才能更好的做好科技档案管理工作。首先要明确建档要求,制定建档制度。规定建档资料的范围,明确哪些资料可以入档,哪些资料不能入档。将其列入科研管理制度。

要明确有关部门和个人做好科技文件形成、积累和归档的职责。整档工作是科研工作的重要环节,应将其纳入工作流程。并将归档工作纳入年度考核计划。其次,应建立保密制度。根据本部门的实际工作情况划分保密范围,并根据情况的变化来及时的调整机密等级。制定机密档案查阅、审批制度。在实际工作中,要协调档案的开发利用和保密二者之间的关系,做到面面俱到,以便更好的促进单位的发展。另外还要制定和保密制度配套的借阅制度、人员管理制度等一系列制度,为科技档案管理工作有章可循,有法可依。通过制度来约束人的行为。

2.努力活化单位科技档案,开发利用好科技档案

《档案法》中有明确规定:档案馆应为档案利用创造条件,简化手续,提供方便。科技档案归属于单位的科技信息部门,所以应该积极的开发科技档案信息资源,为单位的科研活动提供依据。在开发科技档案信息的过程时,先要充分的掌握本单位科技档案的种类、载体、时间、数量以及机密等级等情况,还要熟悉档案的信息内容、准确度和完整度以及它的价值,掌握的越详细越好,特别是那些利用价值大、内容重要的信息,更是要做到胸有成竹。其次对档案的用户要做一个了解,只有了解不同部门、不同人员对档案的需求,才能有针对性的开发和利用科技档案信息。

档案整理归档工作计划范文第5篇

档案管理工作是局管理基础工作的组成部分,是维护本局经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。局档案是指本局在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录,其构成是以科学技术档案为主体,包括计划统计、财务管理、经营活动、劳动工资、教育培训和党、政、工、团工作等方面的材料。为规范局文件材料的归档工作,完整、系统保存企业档案,认真改造档案行政管理和保管利用两种职能,依法管理档案事业,全面提高档案工作的“三服务”水平。

根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理办法》、《国有企业文件材料归档办法》的要求和《广电集团梅州供电分公司档案管理办法》,特制定我局档案管理办法。

一.文件材料的归档范围

我局在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围,主要有:

一)生产技术管理方面

1、上级下达的技术性指示、命令、决议和决定;

2、主要技术问题的请示和批复;

3、本单位近期电力规划;

4、有关生产技术和安全方面的规程制度;

5、有关生产技术的年度计划、工作总结和统计年报;

6、有关生产技术管理,技术引进和技术改造等管理形成的各种文件材料;

7、有关生产调度、通报、自动化、安全监察、用电管理工作形成的各种文件材料;

8、质量管理、标准计量、信息工作等管理中形成的各种文件材料。

二)计划统计方面:有关各种计划统计年报表和计划管理、统计分析活动形成的各种文件材料。

三)劳动工资方面:有关定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护、保险、奖罚等工作中形成的各种文件材料及名册、年报表。

四)财务管理方面:有关财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。

五)教育培训方面:有关干部、职工教育和技能培训的文件等。

六)党、政、工、团工作方面:有关党务工作以及组织,纪检监察、宣传、人事、保卫工作所形成的各种文件材料、行政管理、共青团和工会工作中所形成的各种文件材料等。

七)基本建设(工程)方面:是指工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。

八)设备、仪器方面:有关设备供货合同、设备厂试验报告、合格证、说明书等出厂文件材料。

九)局各部门单位与其他法人或组织之间签订的各类经济合同、技术合同、购电合同、并网协议等合同、协议。

十)归档:文件材料主要包括纸张,光盘、磁带、照片、胶片,物等各种载体形式。

二.归档时间

一)各项管理工作中形成的文件材料,应在第二年第一季度内,将应归档的文件材料组成保管单位,由各职能部门负责人审查后,交办公室归档。

二)基建项目文件在其项目鉴定,竣工验收后三个月内归档,周期长的可分阶段,单项归档。

三)会计文件材料在会计年度终了后由财务部门按归档要求负责收集、整理、立卷、归档,保管一年后由财务部门编造清册,经部门负责人审定后移交档案部门保管。

四)重要会议(如电力工作会议、党代会、团代会、职代会、工代会等)文件材料应在会议结束后十五日内交办公室整理归档,重要会议记录应在第二年的一月份交办公室归档。

五)合同、协议签订后移交一份给办公室归档。

六)重要设备、仪器开箱时,有关业务部门应在检查验收设备出厂技术文件材料,在开箱验收后即时登记,安装调试后归档。

七)局员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

八)光盘、磁带、照片及底片胶片、实物等形成的文件材料在工作结束后及时归档。

九)下列文件材料应随时归档

1、县级供电企业体制改革形成的文件资料包括接管代管县由供电企业的有关情况、文件、合同、会议纪要、议案、工作方案、实施细则等方面的文件材料。各职能部门专(兼)职资料员在文件材料形成后及时移交办公室归档。

2、变更、修改、补充的文件材料。

3、内容机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。

4、企业产权变动过程中的文件材料。

5、其他临时性活动形成的文件材料。

三.文件材料的归档要求

一)归档的文件材料必须准确地反映企业在各项活动的真实内容和历史面目。

二)生产建设活动中形成的科技文件材料(含宿微胶片、照片、录音、录像、磁盘、光盘等),由项目负责人指定有关人员负责收集、整理后交办公室归档保管。

三)各项管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其生产范围,指定有关人员负责收集整理后交办公室归档。

四)归档文件应为原件。因故无原件的榀为具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。

五)归档文件应齐全完整,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应复制。

六)办公室在接收归档材料时应全面检查归档文件的质量。交接双方应认真核对移交清册,并履行签字手续,移交清册各留一份以备查考。

四.文件资料档案的保密管理

一)对机要档案、重要档案、重要会议记录必须由局分管领导批准,只准在档案室查阅。

二)文书资料档案原则上只能在档案室阅读使用,不得外借,如确因工作需要,须经局办公室领导批准。

三)非财务部人员查阅会计档案,须经局财务部领导批准。

四)档案资料未经批准,不准擅自复印,经批准同意借出或复印的档案,不准转借他人和擅自拆卷,私自摘抄,不得带出局外,更不得划道填字、涂改、损坏文件。