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档案管理意义范文第1篇
[关键词]电子档案；档案馆；意义
通过采用电子档案的管理方法，对于提高档案管理的效率，以及企业的发展都具有重要的意义，因此发展电子档案已经成为了我国建筑企业档案管理工作的重要内容。
一、电子档案对于档案管理工作的意义和价值
和传统的档案资料相比，电子档案可以采用磁盘、微缩胶片等方式对企业发展过程中产生的有用资料进行储存。电子档案具有占用空间小、存储密度大、保存方面等优点，档案管理人员可以通过现代计算机技术和信息技术完成对档案资料的处理和管理工作。电子档案对于工作人员在使用和调用档案方面也带来了极大的便利，它打破了时刻的限制，可以通过一定的手段从服务器中直接下载或在浏览相应的档案。而传统的档案则是保存在一个固定的地理空间中，还常常容易受到自然因素或者人为因素的影响，例如资料的受潮以及虫害等，相关人员在查阅资料时对资料产生损害等影响，都会影响到档案资料的进一步使用。
1.电子档案的优点
电子档案可以通过鼠标、键盘等输入方式完成对档案资料的处理，它将传统的档案管理工作中的手工编目和查询解放出来，实现了远程登录以及无纸化的管理方式。传统的纸质档案一旦形成，资料中的内容和形式都难以发生改变。但是在实际的应用中，常常需要对档案资料中的错误现象进行纠错，纸质档案显然难以满足。电子档案建立在信息技术上，其内容和形式也相对比较独立，在需要的时候可以在一定的权限下对档案资料进行修改。并且电子档案能够储存在不同的载体中，能够快速的实现文件资料的完整性。
2.电子档案的价值和意义
电子档案在管理上和纸质档案之间存在比较大的区别，电子档案对于管理人员的知识和素质也提出了更高的要求。档案管理人员作为电子档案管理的重要力量，对于电子档案的管理具有重要的意义。电子档案管理过程中需要进行计算机操作，因此电子档案管理人员应当具备基本的档案知识，同时还应当掌握计算机操作知识和信息管理知识。同时电子档案管理也不是简单的信息搜集和罗列，管理人员应当积极的应用其它的方法和手段，加强自己的分析能力，做好相应的专题研究，充分的发挥档案资料的价值。
二、电子档案管理中应当注意的问题分析
对于建筑企业来说，传统的档案文件和电子档案是相互存在、相互补充的，充分的发挥了发挥了其价值和作用。对于电子档案管理来说，通过借助现代的计算机软件来实现对图纸的设计、保存和修改，还可以完成建筑工程的预算编制、工程量的计算以及施工方案等工作。
1.选择合适的保存环境
对于电子档案来说，有使用方面的便利性，但是在资料的维护和保存方面也面临新的问题。例如电子档案在使用的过程中，如何的防止出现误删以及恶意侵入等。因此在保存的过程中要结合电子档案的特点和技术设备情况，选择合适的技术方案，采取有效的措施来帮助电子档案的完整性和可靠性。在使用的过程中要首先保证电子档案资料在物理上的安全，一般情况下，电子档案都是保存在一定的光磁介质载体上，所以首先应当建立满足适合这些介质的保存环境。
2.选择先进的保存和保护技术
在保持的过程中药注意灰尘、强电磁场以及光线等不良因素的影响，在资金允许的情况下可以通过配置专用的防磁柜等设施来提高维护的质量。对于一些比较特殊的电子档案，常常需要保存其原始性的特点。在使用的时候能够以原始的格式进行恢复，因此对其技术也提出了更高的要求。在保存的过程中可以采用电子档案的相关支持软件，将电子档案和相应的软件系统一起保存，恢复的时候就可以得到相应的原始资料。还可以将保存的电子档案采用电子图像的方式来保证期原始性，为了原始档案保存的持久性，可以将电子档案制作成微缩品以及打印品。在目前开发出的电子档案管理软件中，能够实现对文件资料的详细登记，而且过程简单，能够实现对文件的原始保存。电子档案管理能够实现文件资料的自动化管理，而且其全部过程都可以在电子计算机上完成。而且经过计算机处理之后的信息资料也比较统一，在管理和使用上具有比较大的便利性。
3.做好载体的维修与检测
在电子档案的管理和使用中，对于载体的维护和检测是其中重要的内容。电子档案的载体基本上都属于磁性载体，容易受到外界环境的干扰而发生信息失效的现象。因此在保存和维护电子档案时，要做好备份措施，保证档案资料的可靠性。应当按照电子档案管理的相关办法，做好资料的定期检测工作，对于检测发现错误的资料要进行及时的修正。在电子档案检验完成之后要填写相应的登记表，并且建立相应的维护日志，对检测、拷贝等过程进行记录，以便及时的查阅。
4.做好电子档案的安全防盗维护
电子档案作为一种信息资源，那么它也具备了一般的信息资料的特点，因此加强其信息安全工作是十分有必要的，特别是在互联网上运行的电子档案。电子档案在联网之后，应当从使用、入口以及传输方面采取一系列的措施来保护档案的安全。为了防止档案信息被非发的窃取，常常采用身份验证、信息加密、资源备份以及安装防火墙等方式。这些技术措施对于防止网络攻击和篡改具有重要的意义，有效的保证了档案信息在传输和使用过程中的保密和安全。同时随着信息技术的不断进步和发展，档案管理人员要不断的借鉴和利用现代的信息管理手段，提高档案管理的质量和效率。
档案管理意义范文第2篇
关键词：农机电子档案；管理；意义；问题；措施
随着我国农业机械化发展速度的不断加快，我国农业机械化科学化水平不断提高，农业机械化加快了向规范化和标准化的方向发展，这也对农机档案的管理工作提出更高的要求。在信息化技术环境下，我国农机电子档案快速发展起来，而且通过全面开展农业机械档案资料的收集、整理及保管等工作，有效提高了农机档案服务的便捷性，加快了农机档案信息资源的共享，这对推动农业机械化的现展起到了非常重要的推动作用。
1建立并完善农机电子档案管理的意义
1.1完善农机电子档案管理是现代社会发展的必然。
随着计算机技术在各行各业中的广泛应用，档案工作发生了较大的变化。特别是档案资料数字化和信息化管理的实现，有效的提高了档案检索和查询的效率以，而且电子档案成为档案发展的必然趋势，能够更好的满足现代社会发展的需求，有利于为社会和经济发展过程中提供重要的信息支持。
1.2有利于加快资源整合，实现农机档案信息资源的共享。
农机电子档案管理工作的不断完善，有效的增强了档案之间的联系，加快了档案信息共享的实现，为档案查找和管理工作提供了更多的便利条件。在农机电子档案管理工作中，由于档案信息资源整合力度不断增强，特别是通过建立农机电子档案数据库，有效的推动了档案信息的开发利用，使其自身的价值在服务中更好的体现出来。
1.3加快推动了农机档案电子建档的进程。
农机电子档案管理的不断完善，为农机档案电子建档奠定了良好的基础，而且在农机档案发展过程中，电子档案和纸质档案相辅助相成的共同发展，为农机管理工作提供了重要的信息支持。特别是档案数字化的实现，不仅能够更好的满足现代各项工作的需要，而且服务更加便捷，查找更方便，能够快速进行传输，档案信息实现了共享。
2完善农机电子档案管理中存在的问题
2.1对农机档案管理重视不足。
目前在农机管理工作中，更重视农机科研、技术和新产品推广工作，对农机档案管理工作普遍重视度不高，这也导致从上到下普遍存在着档案管理意识淡薄的问题。许多地方农机部门不仅缺乏专业的农机档案管理人员，而且分工不明确，存在着兼职管理、无人及多人管理的现象，岗位变动频繁，从而导致农机档案完整性较差，档案丢失及查询较为困难，管理混乱等局面存在，严重影响了农机档案管理工作的顺利开展。
2.2电子档案规范化程度不够，岗位职责不明确。
当前农机档案管理部门也都购进了一些先进的科学设备，但由于缺乏完善的电子档案管理制度，在档案收集、整理及备份等项工作中由于缺乏制度约束，没有有效的落实好岗位责任制，从而导致电子档案管理工作规范性较差。
2.3档案信息化程度不高。
目前虽然普及了档案电子信息化管理，但是系统中仍然有很多方面不完备，甚至没有建立、建全起农机统计信息网络系统，不能很好的为农机档案管理人员进行数据分析。农机档案为农机人事工作和经济建设服务，多数是被动提供信息，查阅的大部分内容是农业机械的自然情况、购买者信息、补贴信息等，为农机工作决策提供依据。受传统观念影响，提供利用档案主要是坐等上门服务，缺乏主动参与意识。
2.4管理维护水平较低。
有的农机档案管理人员因信息更新不及时而不全面，需要与档案进行核对后才能确认，一旦工作不细就形成了错误信息，上级系统单位对农机信息应用较少，只能做一些简单查询。到目前为止，统计报表之类的工作还没有成熟的参与到农机电子档案管理中去，而与农机工作的综合评价等工作联系不紧密。主要原因是信息系统不够完善，信息功能不够强大。
3加强农机电子档案管理的措施
3.1加强组织领导，强化责任。
按照《中华人民共和国档案法》规定在设计归档范围、分类标准、立卷要求、移交手续、工作职责及保管借阅、记录统计等方面监理缱绻农机档案管理制度，严格按照农业部“三个规范”的要求建立农机档案室，实行“谁负责，谁签字”的原则，确保档案内容规范、完整。
3.2加强基础建设，强化环境管理。
加强农机电子档案管理的电子设备（如电脑、打印机、照相机复印机）等办公器材的管理，确保硬件设施以及软件提档升级，档案室内需具备灭火器、防虫剂等专用档案管理用品，切实做好防盗、防火、防水、防蛀工作，保持档案室内的清洁，控制好档案室内的温度和湿度，为农机电子档案打造一个良好的保管环境。
3.3定期开展档案清查，确保档案真实完整。
为了有效的提高农机电子档案管理水平，需要从源着上下功夫，定期地农机档案开展全面检查、清理和整理工作，及时发现问题，在检查中对档案进行查漏补缺，进一步提高农机档案的完整性和真实性。
3.4加强信息化建设，完善电子档案台账。
将农机驾驶员、农机车辆转入、过户、变更等档案信息全部实行系统微机化管理，不断快速完善软件系统建设升级改造，确保纸质档案、电子档案信息完整相符。
3.5强化管理，加强信息员队伍建设。
组织信息化工作是一项专业性很强的工作，必须由个人素质高、业务精的专业人才作保障，坚持素质标准与业务标准并重，选好配强组工信息员，把个人素质好、业务精、责任心强、懂技术、会管理的工作人员选配到信息化工作岗位，组织业务工作人员要切实转变观念，自觉树立信息化意识，积极学习信息技术，为农业机械化发展提供各种可靠及时的信息资料，加强信息资源的有效高效处理，充分利用信息平台，实现信息共享、资源共用，使农机档案管理适应于农业现代化的快速发展需要。在社会和经济快速发展的新形势下，电子文件作为社会进步的产物，随着农业机械化水平的不断提高，农机电子档案数量不断增加，这也为农机档案部门对如何加强农机电子档案的管理提出了更高要求。为了确保农机电子档案的真实性、完整性和安全性，则需要进一步完善农机电子档案管理系统，有效的提高农机电子档安全资源共享的安全性和可靠性，为农机电子档案的开发利用提供更多的便利条件，从而加快推动农业机械化的发展。
参考文献
[1]宁梅萍.农机购置补贴电子档案的管理与应用探讨[J].当代农机，2012（11）：25.
[2]郭培海.加强农机电子档案的安全性管理[J].农业开发与装备，2015（5）：12.
档案管理意义范文第3篇
关键词：档案；立卷；档案查阅
档案工作从狭义上讲，就是档案业务工作，它是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，是利用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。
一、卫生局档案管理的分类
（一）人事档案管理
1.人事档案管理的范围和对象：各类流动人员和要求人事的中专以上学历的毕业生、专职技术人员和管理人员。
2.人事档案接受：接收人事档案要认真核查，核查无误方可签收。查封认识档案袋要做到“三查”：一查档案袋有无破损；二查封口有无异常‘三查材料是否齐全。认识档案要及时登记造册，做到随到随登记，不拖延，不漏登。
3.人事档案的保管。认识档案的保管要严格按照有关干部档案管理制度执行，做到“五防”，即防火、防潮、防蛀、防咬、防盗。有关本人的工资、职称、奖惩、考核等材料，要及时收集归档，并定期整理装订，要通过电脑排序和性质排序两套检索目录。档案存放要科学规范，征集有序，以便查阅。
4.人事档案的转递。凡调出本区范围的人事档案，凭单位录用证明及调档通知，办理调档手续。外调档案要密封转递，及时注销登记。除由组织上派人员调档外。其他都要通过机要通信转递。并要附签收回执，人事档案的接受和转递，要建立专用登记本，以备考查。
（二）文书档案管理
1.立卷范围：本局在工作活动中形成和使用的，经过办理完毕、具有查考价值的收和发的文件、公函、照片、内部资料、会议记录、本局大事记等，一般都应立卷保存。
2.立卷件之间的历史联系，反映机关工作活动的特点和真实面貌，便于保管和利用。要以本局（含临时机构）形成的文件为立卷的重点。公文立卷应按照机关工作规律，保持文件有关材料整理齐全，并根据文件的作者、内容、文种、时间等特征分类整理组卷、编好页码，填好卷内目录和备考表，装订整齐。案卷标题要准确反映卷内文件作者、内容和文种，并接规定确定保管期限。每年的档案统一编号后，还要编制案卷目录和全引目录，以便查阅和移交。
3.各科室对上一年业务档案，一般应在次年4月底前做好立卷工作，及时移交局档案室。经保存使用5-10年后再统一向档案馆移交。
二、建立严格的档案保密制度
1.凡未开放的档案均属保密范围，有关人员必须严格执行省保密委员会制定的《保密守则》，做到“十不”，严守档案机密。
2.改善档案存放设施，加强安全防范；借阅档案必须严格执行审批手续；各业务科室尚未归档的案卷，须有专人保管，明确职责，按时归档。
3.及时清退注有密级的文件资料，妥善处理保密废纸。不属立卷范围的材料以及多余的文件，整理后由档案室上交档案馆统一处理，以防失密。
三、规范档案查阅制度
1.档案管理要与开发利用并重。凡因工作需要查阅本局档案的，档案室应给予方便。本局各科室查阅本科室立卷上交的档案材料，可直接向档案室查阅；凡查阅本科室工作（业务）以外的档案资料，需经分管领导批准。
2.查阅档案一般在档案室内阅看，本局人员如需借阅，则要办理登记手续，并及时归还，最长不超过一周。
3.外单位查阅本局档案资料，需持介绍信，并注明查阅目的和内容，办事登记手续，经分管领导批准后方能查阅。一般不外借、不复印。如确需复印的，经分管领导批准，由档案员办理。
4.查阅档案资料的内容，限定在同意查阅的范围内；如需摘录的，须全面完整，核对无误，否则无效。
5.查阅人员要爱护档案资料，严禁在档案资料上画圈、划线、折叠、涂改、裁剪。借阅的档案，不许转借，不许无关人员翻阅。
6.及时反馈和记录档案利用情况。
四、档案管理的重要意义
1.准确反映企业的成长历程
卫生局档案记录着企业成长的点点滴滴，何时开立，创业者是谁，何时盈利，何时扩张，战略目标调整过几次、掌门人有无变动等等都可以从企业档案中找到答案。企业发展何时平稳、何时动荡，原因何在，也可以从中找到规律和解答。
2.防患企业秘密外泄
企业档案无不涉及企业机密，如果没有统一管理，任凭管理人员个人处置，势必容易丢失，丢失就有泄密可能。档案不仅要统一管理，而且还有要保密意识。
3.决策制订的参谋和帮手
卫生局做决策、出方案，往往都要查找历史数据，进行同比分析或方案对比，没有档案就无法进行。档案管理良好的企业，死档案强过活帮手。好记性不如烂笔头。人脑记忆总有误差的时候。做决策离不开档案资料。
4.企业文化的活标本
很多企业搞企业文化建设总喜欢请专家帮忙，殊不知，企业文化是企业成员思想意识在企业制度规范、员工行为、厂容厂貌等诸多方面的投射或反映（参阅张国祥老师文章《企业规范化管理之企业文化》）。是企业员工自己培养创建起来的，是不假外求的东西。做好档案管理的企业，在整理完善企业文化时，不需要搜索枯肠，不需要绞尽脑汁，不需要编造，只需要将全体员工认可的价值观、制度规范、行为准则梳理、补充、完善，企业文化的基本内容就有了。再结合企业发展史上的重要事件的整理、以及优秀员工代表的事迹总结，企业文化就丰富起来了。
5.企业宣传的资料库
档案管理好的企业需要进行宣传时，只需在档案室调取资料就行了，不需要临时抱佛脚，打乱正常工作，也不需要像演员彩排似的，劳命伤财，准备道具、背景。档案管理好的企业，宣传资料真实可信，对宣传和扩大企业影响力有百利而无一害。档案管理实在是一举多得的事情。
6.员工成长的断代史
很多员工进来时一张表，出去时还是一张表。更有甚者，这个员工一走，这一张表也不知什么时候就消失得无影无踪了。这实在是大错特错的事。人事部门对于已经离职的员工档案应该定期移交档案管理部门。离职员工不一定都是企业的敌人，说不定哪一天企业的员工成了名人，他的档案可就成了珍贵史料。这有点夸张，但并非没有可能。人事部门应该加强员工档案管理，每年补充、更新员工档案内容，准确及时记录员工成长的脚步。
档案管理意义范文第4篇
关键词：档案管理；卫生监督
【中图分类号】G27 【文献标识码】A 【文章编号】1672-3783(2012)09-0488-01
卫生监督对维护人民群众身体健康和生命安全，保障经济社会持续全面发展，具有十分重要意义。近年来，绩效考核对卫生监督工作提出了更为细化和规范的要求，档案管理在其中发挥举足轻重的作用。
卫生监督工作档案的形成是按照卫生监督职能和业务范围以及绩效考核要求，在工作实践中形成的各种党政管理、业务技术、科研培训、人员结构、设备设施、财会统计以及基础建设、督导检查等全部档案的总和，是各项工作的真实记录和有效凭据。
1 卫生监督工作档案的特点
1.1 内容系统:自2009年实行绩效考核之后，档案管理工作更加规范化，得到各相关部门的重视，其内容涉及公共场所卫生，医疗卫生，学校卫生，放射卫生，突发公共卫生事件处置，行政处罚、健康教育与信息管理，人力综合素质等方面。不同时期，不同内容的各种文件、工作计划、总结、报告、方案、培训、督导等业务工作原始记录以及科研项目和成果、人力资源、基本建设、信息利用等资料。按照绩效考核要求进行搜集整理，统一归档，形成完整、系统的卫生监督工作档案。
1.2 形式多样:卫生监督工作档案不仅包括各种原始的纸质资料，还包括以录像、光盘、课件、数据库等电子文件，还有纸质出版物、荣誉证书以及各种媒体集成资料等。
2 档案对促进卫生监督的意义
2.1 具有凭证依据:“原始记录性是档案的本质属性”。档案可为各级卫生监督机构资质评定，人员职称及职务晋级等提供原始、完整而系统的材料；为各项评估提供原始和真实的数据和资料。专家组通过对工作档案的查阅，可迅速、全面地对各项工作及指标完成情况，质量水平等进行准确判断，给予客观评价。可见，档案的完整性，系统性和准确性能全面体现工作成绩，为各项工作评定和考核提供多方面资料支持，也是记录和反映卫生监督机构发展历史的重要表现和载体。
2.2 是绩效考核的重要组成部分:绩效考核是科学评价卫生监督工作落实程度，促进各级卫生监督机构切实履行基本公共职责的重要举措；是衡量政府投入效率，促进政府部门切实履行管理指导职责的重要手段，规范的档案管理是绩效考核的重要内容，按照绩效考核要求，将日常工作真实而原始的工作形成的记录或资料及时、全面地收集整理，并对其分类归档和完善，规范的档案管理为绩效考核提供大量丰富、翔实、准确而规范的资料，能够真实反映卫生监督机构实际工作开展情况，是绩效考核的重要组成部分。
2.3 是卫生监督工作者的重信息资源: “科技档案是一种特殊的中介物，”它是信息也是资源，卫生监督工作档案是工作人员在实践和管理过程中形成的原始记录，是集体智慧和经验的结晶，且所积累的信息有通约，是相互交流，参考，借鉴，学习的重要资源，可为科研人员经验交流提供借鉴和学习平台，从中吸收好的工作经验和做法，提高工作效率和科研水平。
2.4 提高卫生监督管理和决策水平:卫生监督工作档案具有系统性等特点，因此对档案资料进行统计分析和综合评价，能直观地反映出各级卫生监督机构工作质量和水平，通过纵横向比较，可及时发现工作中的不足，有针对性地加以完善和改进， 促进工作整体水平提高可为及时调整各项业务技术指标，开展新业务或新技术评估以及人力资源、财务、设备设施等投入和管理提供准确、真实的依据，为政府和卫生监督部门科学决策和管理提供指导，全面提高卫生监督工作水平。
3 建议
3.1 增强责任意识:目前，卫生监督部门档案管理整体水平不高，档案管理员专业水平参差不齐，档案管理不规范现象普遍存在，因此，要强化档案管理员以及相关人员的责任意识，增强其对档案管理重要性的认识，使之在日常工作中养成及时收集，整理，完善并归档保存的自觉意识，提高档案管理水平，
3.2 加强规范化建设:各级卫生监督人员要学习掌握《档案法》及国家机关公文处理和管理，工作计划、报告、总结的撰写以及归档和绩效考核的标准的要求，熟练掌握并规范执行，同时逐步纳入常规化管理轨道。
3.3 建立双轨制管理模式: 随着信息化时代的到来，长期作为信息主要承载形式的档案存储介质发生了巨大变化，以纸张为介质的传统纸质档案和以电子文档，光盘，U盘，数据库等电子档案并存。纸质档案作为真实的原始资料，具有电子文件所不能取代的法律凭证作用，要及时整理归档，各种电子档案是未来工作的发展方向，已日益增多。因此，在档案管理工作中要建立纸质档案和电子文件同步归档，同步鉴定，同步整理，同步著录和同步利用，使之相互依存，相互兼容，最大限度地发挥其在卫生监督工作中的作用。
档案管理意义范文第5篇
[关键词]档案数字化管理；档案队伍；工作效率；利用方式
档案是对社会活动的真实记录，其客观的记载了人类历史中的各个方面，是人类历史发展过程的真实写照。档案由于是真实的对历史进行的记载，所以其具有非常重要的保存价值。而且在档案形成过程中，人们也加大了对档案涉及领域的广度和深度的拓展，确保其更具系统性和完整性，能够更好的对历史进行反映。同时档案还具有非常重要的参考和借鉴作用，通过对档案所记载的大量信息进行分析和筛选，从而为各项经济建设决策提供重要的科学依据，确保各项决策的正确性。档案管理数字化是充分的在档案管理工作中应用信息化技术，在国家档案部门统一规划和驵织下，将现代信息技术全面在档案信息资源管理中进行庆用，从而加快档案管理模式的转变，强化档案信息的数字化存储和服务功能，加快档案管理的规范化、数字化、网络化和社会化的实现。
一、优化了档案队伍结构和知识结构
在当前信息化环境下，在各行各业都加快了信息化建设的进程，信息技术得以在各领域不断的渗透和拓展，在这种大背景下，档案行业也加快了信息化建设，利用信息化技术来加快档案管理数字化的实现。在传统的档案管理工作中，由于是对纸质载体的档案进行管理，这就导致使用过程中会对档案自身带来较大的不利影响，不利于档案的开发利用。但在档案数字化管理模式下，档案的载体开始向多样化的发展，各种磁性介质、光盘、照片、录像带等都成为档案的归档材料，这些载体在使用过程中不易损坏，相对于纸质载体来讲具有较多的优势。特别是在数字化管理模式下，有效的促进了档案管理人员对自身知识结构的更新，使其不断的强化自身的专业知识和技能，通过培训来更好的掌握各种新技术和新方法，从而在档案数字化管理工作中能够更好的实现对各种新技术的应用。在档案数字管理规模下，各档案部门在吸纳人员时更注重对吸引具有针对性的专业型人才，特别是经过档案专业系统教育，能够熟悉掌握计算机和信息技术的人才。同时档案部门也加大了培训和再教育的力度，加强了对档案数字化管理需求下人才的培养，使现有档案管理人员在培训中不断强化自身的专业知识，同时还要对计算机技术和数字通信技术进行掌握，能够对电子档案管理技能熟练深怕，从而提高档案管理者的知识结构，对改善档案管理者队伍的结构，确保档案管理人员整体素质的提升。
从这些方面可以充分的看出来，档案管理数字化不仅对档案队伍结构进行了优化，而且也加快了档案管理人员知识结构的更新速度。
二、促进现代管理技术应用，提高了工作效率
档案一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各历史时期进展的全过程，也信息，汇集着丰富的、大量的各方面的知识，使档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。
一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一份文件有不同的分类，因此不可避免地产生分类不准的现象，影响案卷质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。
二是用传统的文书立卷方法立卷，当发现立卷的文件有遗漏和收集不完成时，就要拆卷，有要对卷内文件从新排序，卷内文件目录也要重新填写，重新编号，重新装订。而利用计算机立卷发现文件遗漏时，插入非常方便，只需修改一下文件的目录就行了。
三是人工立卷归档时，经常需要对文件进行接边的切边，稍不留神，就会破坏文件全貌甚至切掉重要的批示和领导的签字。使用计算机立卷归档、降低了档案工作人员的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按时完成归档工作，不至于出现文件积压现象。从而使档案管理人员从繁重的立卷中解脱出来，集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作。
三、有效保护了原纸质档案，改善了利用方式
漫长的社会发展历史和悠久的档案存储历史，使我国现存的档案和书刊，种类众多，其价值不可估量，如古老的文化遗产和元朝、明朝、清朝及民国时期的珍贵档案、历史地图和其它大量的珍贵历史文献。这些古老的珍贵文献和档案记载着中华民族灿烂文化与悠久的历史，必须加以妥善保管，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的，但数字化管理，如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作数字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损，甚至是在出现天灾人祸的情况下遭致毁灭性的破坏，达到了保护作用。
在当前档案数字化管理工作中，在纸质档案的基础上形成数字化副本，这样就避免了纸质档案孤本的诸多弊端，而且提高了档案的利用率，一份档案可以同时提供给多人进行使用。同时档案管理的数字化，可以使档案使用者不再受制于时间和空间的限制，可以通过局域网或是广域网实现数字档案文件的异地传输，实现档案的异地调阅和利用。档案使用者只需要通过一台联网的计算机就可以查阅到自己所需要的档案信息，进一步对档案的利用空间进行了拓展，而且档案使用者也不再受掉于时间的限制，可以随时实现对档案资源的利用。
