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项目档案管理方案范文第1篇
关键词：高校 科技项目 档案 管理方式
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1007-3973(2011)009-139-02
高校科技项目管理是一项复杂的系统工程，它涉及到项目、财务和档案管理，由科技人员、科技项目管理人员、财务人员、审计人员和档案馆管理人员等共同协作完成。其中，科技项目档案管理是科技项目管理工作的重要组成部分。
科技项目档案是科技人员在科技活动过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料，还有样品、化石等实物资料，它真实记录了科技活动的过程和成果，贯穿于科技项目研究的全过程。它是国家、高校、科技人员的宝贵资源和巨大财富，高校作为国家科技工作的重要组成部分，必须认真做好科技项目档案的管理工作，这是保护和利用好这笔财富的基础和重要保证。
1 高校科技项目档案及其管理的特点
总结来看，高校科技项目档案及其管理的特点主要有：
(1)周期长。科技项目的研究周期一般是两年到四年，这决定了科技项目档案从建档到归档的时间跨度较大。
(2)环节多。科技项目档案贯穿于科技项目研究的全过程，涉及到项目申报、项目审批、项目中期检查、项目结题或鉴定验收、项目评奖等各个环节，每个环节都有不同的档案资料。
(3)来源广。有的档案来自科技人员本人，如撰写的申请书、研究笔记、采集的标本等；有的档案来自上级科技主管部门，如项目立项通知书、拨款通知书等：有的档案来自测试单位，如项目的测试分析报告等。
(4)存储介质多样。有存储文字、图表信息的纸质介质；有存储程序、代码的光存储介质；有标本等实物介质。
(5)涉及人员众多。科技项目档案的管理涉及到科技人员、科技项目管理人员(包括科研秘书)、档案馆管理人员等，这其中存在着较多的档案收发、移交等手续。
(6)立卷归档的要求多。在项目档案的预立卷、组卷、管理系统辅助立卷中，都有相当多的规范要求，如纸张要求、书写格式要求、装订要求、卷内资料的顺序要求、编写页号和件号的要求、资料不上网等，在移交档案时还要填报“备考表”、“科技项目文件归档移交目录”。
从以上特点可以看出，科技项目档案管理是一项相当繁琐细致而又有较强专业性的工作。要实现高校科技项目档案管理的“三纳入”、“四参加”、“四同步”的管理目标，高校必须制订详尽的管理操作流程，把好每一个管理环节，力保科技项目档案的完整和规范。
管理作为一项工作的任务就是设计和维持一种体系，使在这一体系中共同工作的各种人才，能够用尽可能少的支出(包括人力、物力、财力等)，去实现他们既定的目标。在科技项目档案的管理过程中，我们应当设计和维持一种什么的体系和管理方式来实现管理的目标呢?这是一个非常有意义和值得研究的课题。
2 科技项目管理人员包办制
以前，由于缺乏档案管理人员的指导，我校科技项目档案管理方式一直是科技项目管理人员包办制，项目档案的建档、存档都由项目管理人员负责完成。纵向项目申报时，科技处都会预留一份申请书，以备存档用。纵向项目批复、横向项目合同生效后；项目管理人员一方面要登录科研管理系统录入项目的立项信息，一方面要手工建档。
这种管理方式的优点是：
(1)建档统一性。由于项目申请书、合同书在科技项目管理人员手中，项目批复或生效后，管理人员可以直接统一建档，而且不存在档案的分发周转等环节，可防止在周转过程中的丢失。
(2)节省了科技人员的时间和精力。在这种方式下，科技人员不用花精力参加档案管理。
(3)管理人员查找翻阅项目档案方便。
但也有很多缺点：
(1)档案建档和研究过程脱节，导致档案资料不全。保存的纵向项目档案一般只有上级部门要求的各节点的资料，如申请书、任务书、年度进展报告和结题报告等纸质材料，基本都是在上报时预留的一份。保存的横向项目档案只有合同书。档案袋中缺乏科研最有价值的资料，如样品测试报告、科研报告、研究图件、研究笔记、电子化的资料、实物资料等。
(2)项目档案无法正常归档。由于项目档案不全、建档不规范，导致项目档案很难正常移交到档案馆，移交后档案馆管理人员还必须花大量的时间来整理。
(3)需要耗费项目管理人员大量的时间和精力。手工建档时管理人员的工作是把项目名称、项目编号等信息抄写到项目档案袋的封面，把项目档案放到档案袋中，然后再根据项目类别和立项年度分类归置到档案柜中。这不仅是低水平的劳动，而且耗费了管理人员大量的时间和精力。
实验室申请、检查和验收时需要项目证明材料，这时，科技项目管理人员不得不根据实验室提供的人员名单和要求的年度把项目档案找出来，待实验室复印完、用完后再重新归置到档案柜中。科技人员在评定职称时，科技项目管理人员也会面临着同样的问题。
在这种科技项目档案管理方式中，科技项目管理人员既是项目管理人员，又是档案建档员和档案保管员，档案管理占去了大量的时间和精力，不仅项目管不好，档案也管不好。
(4)档案易丢失易损坏。由于没有规范的档案借阅制度，在档案的借阅过程中，很容易造成档案丢失和损坏。
(5)档案利用率低。由于没有形成电子档案材料和完备的档案资料，档案的利用率低，基本没有实现开发利用。
(6)没有发挥科技人员的主观能动性。在这种包办体制下，科技人员基本没有参与建档归档的机会，根本调动不了科技人员收集、记录、记载档案资料的主观意识。
3 项目负责人主持立卷归档责任制
目前，在项目管理人员和档案管理人员的共同努力下，我校施行了项目负责人主持立卷归档责任制。
该责任制是指课题组担负起科技项目档案的收集整理、保管、网上录入、归档移交等工作，要求课题组指定专人负责档案工作，保证建档和项目研究进展同步。
纵向项目批复后，科技项目管理人员把项目申请书、批文和空档案袋交到项目负责人手中，向负责人提出建档、归档要求。项目在研期间，档案一直由项目组保管。项目研究结束时，由项目组把档案移交给科技项目管理人员，再由项目管理人员审查后统一移交到档案馆。
合同经费50万元以上的横向项目按照上述模式进行管理。50万元以下的横向项目档案主要是合同书，其它有价值的资料较少，对于这类项目仍采用科技项目管理人员包办制，研究结束后，再统一移交到档案馆，另外，为了减轻工作量，不按项目立卷，而是在移交时把这一类项目立成一卷。
我们认为，项目负责人主持立卷归档责任制与科技项目管理人员包办制的优缺点基本对调，但前者更符合档案管理的规律，因为它实现了建档与科学研究的同步。
4 结语
面对科技项目档案管理的复杂性、艰巨性、长期性和重要性，高校必须结合本校实际积极开拓创新管理方式，不断总结规律，努力实现档案管理工作的高效和规范，开创以最小投入实现最大回报的工作局面。
目前，我校科技项目档案管理尚处在起步阶段，还有大量的工作需要做：
(1)加强对科技人员的培训和业务指导，特别是课题组档案保管员的培训，提高他们对科技项目建档、归档的意识和认识，提高他们建档归档的技能，让他们养成适时建档归档的习惯。
(2)积极引入先进的管理方式和理念。进一步创新管理方式，实现档案管理的高效和规范，比如，用TQC(Totaj QuailtyControl全面质量管理)分析研究每一个工作环节，制订相应的工作流程和规章制度。
(3)加强科技项目档案管理系统的建设，不仅要把管理系统建设成档案馆管理的手段，更要建设成科技人员开展科技工作的有力帮手。
(4)加强科技项目档案利用的研究，真正发挥档案的作用，实现科技项目档案的反哺作用，达到为科技人员、为科技发展服务的目的。
(本课题得到湖北省教育科学规划课题(20078320)和中国地质大学(武汉)科技管理创新体系建设项目(KJGL0810)资助)
项目档案管理方案范文第2篇
1.明确监管职责，建立监管模型
BT项目各方在项目档案管理工作方面的监管职责为：(1)项目发起人负总责，承担BT项目档案规章制度制定、监督、指导工作，负责项目前期文件的收集、整理以及全部项目档案的最终接收工作。(2)BT项目投资方负责投融资过程、施工准备文件的收集、整理工作，负责各参建单位施工过程、竣工阶段、回购期间形成档案的监督、指导工作，以及回购前项目档案的接收、保管工作。(3)临时机构如征地拆迁办公室、建设指挥部、BT项目管理办公室等负责工作过程中形成文件的收集、整理工作。(4)勘察设计单位负责收集、整理勘察及设计过程中形成的设计文件。(5)施工单位负责本单项（单位或标段）工程施工过程、竣工文件等收集、整理工作。(6)监理单位负责收集、整理监理过程中形成的监理文件，同时履行审核项目竣工文件的完整、准确和案卷质量等情况的职责。
2.建立文件质量控制体系组织、机构控制
BT项目相关方要明确分管领导和部门，建立相应的档案管理机构，配备必要的专（兼）职档案人员，形成项目发起人、BT项目投资方、BT项目公司以及施工、监理等多级项目档案管理网络。如图2所示。制度控制。制定档案人员岗位责任制，将责任细化分解，落实到人；制定BT项目文件收集、整理、归档、保管、借阅等制度，以及照片、电子、光盘等不同载体文件的管理制度；将档案管理纳入项目建设基本程序和合同管理。过程控制。在项目前期、设计、施工等各阶段，要针对项目立项、批复、审查备案、勘察设计、施工、监理等过程中形成的文件材料进行收集，确保每一事项文件齐全，确保施工文件收集与施工过程同步进行。结果控制。BT项目完工，施工单位应将自己承担的单位工程或单项工程的施工过程文件材料在收集齐全、整理规范后，向BT项目公司归档；BT项目竣工，要启动竣工档案验收程序，重点对BT项目形成的各种形式和载体（音像、电子）档案的完整准确、真实有效以及签章手续等进行验收；BT项目回购结束后，BT项目公司要将项目档案按照要求向项目发起人或其指定单位完整移交。
3.提出验收移交办法交工验收
BT项目交工验收之前，BT项目发起人邀请第三方对BT项目投资方、BT项目公司等形成的档案进行综合评估，对评估中提出的问题进行整改后方可进行交工验收。交工验收由项目发起人组织，被验收的主体为BT项目投资方及参建方项目档案。档案验收。BT项目档案的验收工作应在BT项目竣工验收之前3个月内完成，由项目发起人按照项目管理审批（核准、备案）的权限向相应的档案行政管理部门提出申请，档案行政管理部门负责组织档案验收。没有通过档案验收的BT项目不得进行BT项目的竣工验收。移交时间。BT项目交工验收后的3个月内,由BT项目公司将项目档案移交给项目发起人或其指定的使用单位。创新点
1.引入第三方评估
第三方评估的核心意义在于客观、权威、公正和独立，可以在BT项目档案管理上集中档案专业优势、人才优势及项目管理的经验优势，确保BT项目档案评估的权威性；引入第三方评估，是档案行政管理部门转变职能的需要，能够有效地避免档案行政管理部门既当裁判员又当运动员的现象，凸显档案部门着力转变职能，实现“放管服”的有效举措。第三方对BT项目档案工作评估包括以下内容：一是档案管理体制。即是否建立了与实际工作相适应的档案管理部门，是否对各门类载体的档案实行了集中统一管理，是否建立相应的档案管理网络等。二是规章制度的建立。即是否建立了与BT项目建设相适应的档案管理制度、档案业务规范，是否有完善的档案管理措施。三是项目档案的规范化管理情况即项目档案的分类方案是否科学、准确，组卷方法及卷内文件材料的排列是否规范有序等。四是项目档案的完整、准确、系统及案卷质量。即归档的各种门类和载体的文件材料是否齐全，书写材料是否符合档案的保管要求，保管期限划分是否准确等。
2.制定《BT项目档案管理规范》和《BT项目文件归档范围和档案保管期限表》
《BT项目档案管理规范》（以下简称《规范》），明确了BT项目档案工作原则，即对BT项目档案工作实行统一领导、集中协调，统一标准、集中监管，统一管理、集中交付的档案管理原则，并对组织体系构建、参建各方档案管理职责及档案工作人员职责，予以明确。《规范》对BT项目档案工作的控制、档案管理方式方法给出解决方案。BT项目档案工作的要求应列入BT项目的“四制”（即：项目法人制、招投标制、监理制、合同制）管理之中。BT项目双方应在合同中明确BT项目档案移交的套数，BT项目档案案卷质量，检索工具编制要求，项目档案数字化质量要求，档案移交的时间、方式，以及保证金和违约责任等内容，并实行档案案卷质量责任终身制。BT项目投资方、BT项目公司以及各施工单位、监理单位要建立归档文件材料责任者填写法人名称制度、重要合同法人签章制度。BT项目档案的汇总由项目发起人负责进行或组织。
项目档案管理方案范文第3篇
Abstract： The archives are one of the assessment indicators for the final acceptance， goal realization and power generation and good quality of the power grid construction project. Faced with the new situation that power grid construction accelerating during the "Twelve-Five" period， we should further raise awareness of the project documentation management， incorporated it into the project management process， strengthen the whole process supervision to achieve standardization， standardization of file management.
关键词： 电网建设；项目档案；档案管理
Key words： power grid construction；project files；archives management
中图分类号：TM7 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）34-0084-02
1 新形势下国家电网建设现状
“十二五”是国家电网公司发展的重要战略机遇期，也是加快公司发展方式和电网发展方式转变的关键阶段。“十二五”期间黑龙江省电网将建成以500千伏电网为骨干网架、各地区电网联系紧密、各级电网协调发展的坚强智能电网。其中，一是要加快推进特高压直流输变电工程建设，实现省内东部大型煤电化基地及风电基地的集约化开发和合理消纳；二是要加强500千伏电网与特高压工程的协调对接，完善东部500千伏送端网架结构，保证东部煤电化基地电力可靠外送，完善西部500千伏电网结构，建设西部第二个500千伏输电通道，加速推进500千伏电网向建三江等地区延伸；三是不断优化220千伏电网分层、分区结构；四是加大城乡配电网改造升级力度；五是加快电力生产运行各环节的智能化建设和改造；六是加快建设荒沟抽水蓄能电站，支持风电等可再生能源发展。“十二五”期间，电网建设总投资高达300多亿元。
2 新形势下电网建设项目档案管理的必要性
电网建设项目档案是电网建设项目的重要组成部分，是项目建设管理过程的真实记录，也是公司重要的国有资产。电网建设项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收合格的项目，不得进行或通过项目竣工验收，而且对于输变电工程达标投产和优质工程评优，档案都考核、评选的指标之一。面对着电网大建设、大发展的新形势，为了确保电网建设项目从立项开始直至竣工验收及试运行全过程的顺利进行，必须切实加强项目档案管理工作。在新的形势下，为了确保电网建设项目档案管理工作能够适应项目建设发展的新，更好服务于公司的“两个转变”、服务于坚强智能电网的建设，必须在进一步提高对电网建设项目档案管理意义认识的基础上，采取更为有效的措施，实现项目档案管理的规范化、标准化、系统化，达到齐全、完整、准确的要求。
3 新形势下电网建设项目档案管理的思考
3.1 应进一步提高对电网建设项目档案管理的认识
3.1.1 电网建设项目档案是指电网建设项目在立项、审批、采购（含招投标）、勘测、设计、施工、调试、监理、竣工验收及试运行全过程中的应当归档保存的文字、图表、声像等不同形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件，也就是说，电网建设项目档案的形成牵涉到上述的各个单位或部门，确保这些文件材料全部归档，不仅仅是档案管理人员的责任，而且与这些文件材料形成的单位、部门和人员密切相关，最为关键的应是提高相关人员对档案管理的认识，将其纳入项目管理程序，纳入“项目法人制、招投标制、合同管理制、工程监理制”管理[2]。
3.1.2 为了提高相关人员对档案管理工作的认识，各级档案管理部门以及项目档案管理部门有责任进行档案管理意义的宣传和进行电网建设项目档案管理专业知识的培训。这种宣传与培训的对象不应只限于档案管理人员，应扩展到相关单位或部门的主管人员以及相关的工作者，使档案意识深入到档案管理的各个环节，贯穿档案管理的全过程，让大家意识到档案管理是全员参与，人人有责；每个部门、每个工作环节都在档案管理过程中发挥不可替代的作用，都在影响着档案管理的质量，以更好地实现档案管理的全过程控制和全员参与意识。
3.1.3 为了确保依法加强电网建设项目档案管理工作，宣传与培训的重点内容应包括：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》、档发[2006]2号文《重大建设项目档案验收办法》，以及国家电网办[2010]250号文《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》和国家电网基建[2011]146号文《国家电网公司输变工程达标投产考核办法》及《国家电网公司输为优质评选办法》（2008版）的相关条款。
3.2 必须明确项目档案归档时间 国家电网公司及下属单位的项目建设职能部门，在完成各自职责范围内工作后1个月内，向项目法人和建设管理单位移交项目归档文件。①参加项目建设的各施工、监理、调度等单位需将施工过程中形成的文件材料，按规范整理，项目档案在竣工投产后1个月内移交到建设管理单位。②设计单位必须按项目档案的管理和工程进度同步的要求，将通过审查、审批后的可研、初设、施工图设计的文件材料整理组卷，1个月后向建设管理单位移交。在项目竣工投产后，设计单位根据竣工图的编制要求进行项目的施工图编制，并在两个月内将竣工图提交施工、监理单位审核签章。③采购机构（招标机构）、物资采购供应单位在完成环评、水保、设计、监理、施工、设备（材料）等招投标及签订合同、技术协议、设备监造等工作后1个月内，将形成的文件材料移交到物资管理部门（招投标管理中心），由物资管理部门（招投标管理中心）按要求，组织有关单位整理、组卷并向项目法人移交或向项目法人委托的建设管理单位移交。
3.3 必须以合同保证档案的移交
3.3.1 《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》（以下简称《管理办法》）规定：“电网建设项目档案管理应纳入电网建设管理程序、工作计划及合同管理。在签订项目设计、施工及监理合同，协议时，应设立专门条款明确有关提交项目档案的责任[2]。”，即要求在签订项目设计、施工及监理等合同时，应明确各方提交项目档案的套数、整编、移交范围、移交时间及电子文件等具体的责任。合同对于双方或多方是一种具有法律约束力的文件，是市场经济的主要协调手段，将档案移交纳入到合同管理中，进一步地使档案管理走向了法制化轨道，必然对电网建设项目档案管理发挥良好的保证作用，从另一方面来讲，这也是“依法治企”的一项重要内容。
3.3.2 为了充分发挥合同的作用，除了各参与合同起草、签订单位应注意到对项目档案管理、移交的责任外，应主动邀请档案管理人员参与招投标文件、合同等关于档案管理、移交条款的制定、审核以及合同谈判，切实保证能明确规定对档案的要求、相关条款的详尽，同时应在罚则中明确占质量保证的比例，保证档案管理部门参与合同支付控制。通过合同管理，制约档案形成的主体，进而确保档案标准的统一和档案管理的提高。
3.4 明确责任，各负其责 电网建设项目档案管理涉及项目建设的全过程，贯穿项目建设的始终，也就是说项目建设的全过程也是档案管理的全过程。《管理办法》按照“统一领导、分级管理、层层负责”的原则，明确地规定了项目法人、建设管理单位以及包括设计、监理、施工、调试、采购（含招标）、物资供应及运行等各参建单位的档案管理职责，要求各单位建立项目档案管理机构，明确管理职责，将项目档案工作纳有关领导、相关部门及工作人员的职责范围、工作标准或岗位责任制中[3]。
项目法人负责建设全过程的组织、协调、监督和服务性工作，管理或全权委托建设管理单位负责项目档案管理工作。当项目范围涉及两个或两个以上建设管理单位时，项目法人应明确一个建设管理单位，其他建设管理单位为配合协调方，负责其管辖范围内的档案工作。电网建设项目法人负责建设项目档案全过程的组织管理，并按照统一领导、分级管理、层层负责的原则，建立自上而下的分级管理体系。建设管理单位、各参建单位及物资采购、供应部门应遵循“谁形成，谁负责”的原则，完成各自职责范围和合同规定的整理、归档及项目档案的编制、移交工作，确保项目档案的完整、准确、系统。
落实责任，首先要明确责任，必须使有关领导、相关部门及工作人员明确自己在档案的形成、积累、整理和归档工作中的责任。一提到档案工作，人们往往单纯认为这只是档案部门或档案管理人员份内的事，却忽略了自身的责任。为了治疗这种通病，正如前面所提到的，必须加强对有关领导、相关及工作人员的宣传和档案管理知识的培训，不断提高其对档案管理工作的认识，只有涉及档案管理的所有部门、所有人员明确了责任、负起了责任，才能保证顺利地完成档案的形成、收集、整理和归档等各项工作，才能确保项目档案的完整、准确、系统、安全和有效保管、利用。
3.5 应建立相应的监督机制 为了确保电网建设项目档案管理工作与项目建设同步进行，各参建单位能认真地履行自己在档案管理方面的职责，必须建立相应的电网建设项目档案管理工作监督机制。一方面，监理单位应切实把档案管理工作纳入到监理范畴中，承担起对设计、施工单位的档案管理日常监督工作；另一方面，按照《管理办法》的规定，项目法人负责组织、协调和指导各参建单位的档案管理工作，或委托建设管理单位债权负责档案管理工作，项目法人或建设管理单位应对各参建单位的项目档案工作进行监督指导；同时档案管理部门应对项目法人或建设管理的项目档案工作进行监督指导。
3.6 应做好项目档案验收工作 项目档案验收时项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收。①国家发展改革委组织验收的项目，由国家发展改革委向国家档案局提出验收申请，并由国家档案局组织档案的验收。②各区域电网公司、省电力公司组织验收的项目，由各区域电网公司、省电力公司的档案管理部门提出验收申请，由省档案局负责组织项目档案的验收，验收结果报国家电网公司备案[4]。项目档案专项验收由建设管理单位提出申请，申请报告的主要内容应包括：①项目建设及项目档案管理概况；②保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；③项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况；④竣工图的编制情况及质量情况；⑤档案在项目建设、管理、试运行中所起的作用；⑥存在的问题及解决措施。
项目档案专项验收前，项目法人或建设管理单位应组织设计、施工、监理、运行等单位的负责人及有关人员，根据国家有关项目档案验收的要求进行自检，并在项目投产后3个月内向项目档案专项验收组织单位报送项目档案验收申请表。凡档案验收不合格的建设项目，验收组应提请项目法人或建设管理单位于项目竣工验收前，限期对存在问题进行整改，并安排项目档案的复查工作。整改后复查仍不合格的，项目档案验收不予通过。
参考文献：
[1]DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》.
[2]国家电网办[2010]250号文《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》.
项目档案管理方案范文第4篇
关键词：高校 科研项目 档案 开发利用
高校科研项目档案是高校科研管理工作的重要环节，是高校档案工作的一个重要组成部分，是一种重要的信息资源，是知识创新、科技创新以及成果转化的基础和依据，它在科研工作中发挥着知识储备的作用。科研项目档案的管理是科研档案管理的主体和重点，其科学管理手段对科研工作的进程、效率和质量起着重要的作用，同时也影响着科研项目档案的收集及档案价值的实现，所以，研究分析高校科研项目档案管理中存在的问题，探讨解决问题的途径，对于提高高校科研档案整体管理水平、发挥科研项目档案的利用效益、更好地为教学和科研服务有着积极的意义。
1 高校科研项目档案信息的重要地位
高等学校既是高等教育的“阵地”，也是科技创新的“战场”。在经济和科技全球化的今天，国家的创新能力已经成为决定该国在国际竞争格局中地位的重要因素。高校因其覆盖了理学、工学、农业，医学、历史、文学、哲学、法学、教育学、经济学、管理学等各学科，拥有很强的基础研究、应用研究和开发研究能力，在国家创新体系中拥有不可或缺的、独特的地位和作用。据统计，“十五”期间，我国高校承担各类科研课题达61.9万项，其中高校主持的国家“973”项目占立项总数的57.05％主持“863”项目占立项总数的40％。在获奖方面，高校所获国家自然科学奖的占全国授奖总数的55.07％；高校获国家技术发明奖占全国授奖总数的64.4％；高校获国家科技进步奖数占全国授奖总数的53.57％。2006年以来，高校科研立项数以及在获得的国家科技奖励方面又有了新的进展。高等学校已经成为国家创新体系中的一支重要力量，成为解决国民经济重大科技问题、实现技术转移和成果转化的生力军。
高校科研项目档案是高校在课题研究过程中形成的，归档保存备查的文字、图表、声像、实物等各种载体的历史的、原始的记录。项目档案的形成积累过程凝聚着科研人员的智慧。一项科研课题的档案，就是一部生动的科研教科书，能从总体上反映出学校及国家的科研水平。项目档案所蕴含的具体信息，对于今后的科研工作具有积极的史鉴意义。因此，项目档案信息在高校和国家科研中占有举足轻重的地位。
2 高校科研项目档案管理的现状及障碍分析
2.1 科研管理体制对高校科研项目档案管理工作的影响
近20年来，随着高等教育事业和国家科技事业的不断深化和发展，高校科研项目的来源渠道丰富宽广，下达及指导高校科研项目的主管部门已由原来比较单一的科技口发展为多渠道管理。在这样的背景下，高校的科研项目在校内也由多个部门管理，比较普遍的管理模式是教务处(高教研究所)分管教育教学改革研究项目，宣传部或学校党委办分管高校思想政治教育理论与实践项目，团委分管大学生科研项目，研究生处及相关教学单位分管研究生创新科研项目，其他研究项目由科研处分管。各部门你管你的，我管我的，管理手段和操作方法各异，由于岗位职责的限制性，缺少部门之间的协调，在一定程度上造成了项目研究过程材料的缺失。有些管理部门归档的材料只有项目立项、批准、下达研究经费和结题的文书通知，而项目申请书、合同书、结题材料都没有，归档材料根本不能反映出研究的过程，有的甚至不能反映出研究成果。
2.2 高校科研项目的特点对科研项目档案管理工作的影响
受管理体制的支配，高校科研项目档案无论在内容，还是在其形成规律方面，都有着其鲜明的特点，这些特点对科研项目档案管理工作也产生影响，主要表现在几个方面
首先，高校科研队伍的多层次性和科研方向的多样性，决定了科研项目档案来源的广泛性和课题研究内容丰富、形式多样，也决定了科研管理涉及的部门多、制约因素多。从宏观层面上看，上级有关主管部门对高校科研项目档案管理缺乏外部关系的统筹协调，对课题研究只具有引导、服务作用，而对课题研究过程中的档案资料管理不具有约束九从管理层面上看，有关职能部门对科研项目档案的认识、定位等等方面，仍有较大的差异性，从微观的层面来看，由于科研项目是几个部门各自分管，管理人员处于“各自为战”的状态，对档案的管理在操作上有较大的随意性，管理水平参差不齐。这些情况都严重地影响着高校科研项目档案的案卷数量和质量。从复杂的实际环境条件来看，要真正做好科研项目档案管理工作难度还是很大的。
其次，高校科研课题专业性强，研究周期长。高校从事的研究项目类型不同，研究对象和采用的研究手段各异，涉及的专业学科广泛，因而使得记录其研究活动的项目档案也不同，由于开发类科研项目从开题到研究成果的取得，每个环节都必须经过反复地研究和试验，要取得最终成果，往往要耗费很长的时间，特别理工科的开发研究。这就需要研究人员及管理部门在研究期内坚持长期做好日常档案资料的收集整理工作，但在实践中却很难坚持做到。
2.3 档案观念和责任心对科研项目档案管理工作的影响
随着社会信息化进程的不断加快，人们在理论上对于信息的重要性有了一定的认识，但是人们在社会经济生活的实践中，由于受到各种因素的影响，陈旧传统的观念和思维定势仍具有很大束缚性，这在某种程度上制约着档案管理工作向更深层次发展。某些研究人员及相关管理人员档案观念薄弱，没有坚持把科研项目档案工作纳入研究工作的计划之中和岗位职责中，不注意对科研项目从始至终各个环节所产生的材料进行收集积累，只注重结论性、成果性材料的积累，使最终的档案材料成套性很差。有的是研究人员之间、协作单位之间由于科研成果的权属之争，而引起争原始材料，争报奖励而不愿主动把材料集中管理。由于项目档案专业性很强、技术含量高，有的研究人员害怕泄密，归档时避重就轻，把一些不太重要的材料交来，而抽去反映成果水平的关键技术材料。加之，学校档案部门人员对科研课题不熟，业务水平有限，未审查出来。另外，档案工作人员业务指导不到位，研究人员不了解收集档案的重要性，这些，都影响到项目材料归档的质量和数量。
3 对加强科研项目档案管理的几点思考
科研项目档案管理与科研工作管理是一个有机的整体。科研项目档案特点决定了科研项目档案管理是一项很复杂、要求很高的工作。因此，应加强对现行科研项目管理体制的研究。应该说，现在各高校科研项目档案的多头管理体制及运作方式，都是在特定条件下对不同范围的具体选择。高校应有怎样的科研项目管理体制，如何建立完善高校科研档案
管理体制，理顺档案管理关系、程序，科研管理部门以及档案部门应当积极探索。而在当前的管理环境下，应加强做好以下工作
3.1 建立健全科研项目档案管理规章制度
建立健全管理制度和工作标准，既是档案工作顺利进行的可靠保证，也是实行档案工作科学管理、规范管理的依据及准绳。要做好科研项目的档案管理工作，离不开制度的支持，制度内容应包括科研项目从开始到结题的过程材料的管理，明确所有科研项目档案归档的操作方式，如项目档案的收集内容、整理方法、立卷方式、归档时间、保管程序和提供利用等，才能使各个业务环节都有章可循。
一个科研项目档案作为记录科研活动全过程的一套完整文件材料，虽然是在项目研究活动最后结束完成的，但作为科研档案之中的每一部分材料又恰恰是各个不同阶段的产物。即所谓科技档案完成于项目研究之末，又形成于研究活动之中。必须把必要的行政手段和经济手段纳入法规和轨道，把科研项目档案的形成、积累、归档工作具体纳入到科技管理的各个环节。各个阶段中去。因此，在现行管理体制下，科研处、教务处(高教研究所)、宣传部、团委、研究生处等管理部门应坚持用规章制度来履行各自的职能。要负责督促科研工作人员对研究项目归档工作超前控制，一开始就要着手抓，并一抓到底。档案部门工作人员要抓科研项目档案建设，多渠道、多形式进行项目档案收集、整理、归档的指导工作，才能使科研项目档案的建档工作进入到规范管理的轨道。做好高校项目档案管理工作，是一项功在当代，利在千秋的事业，要努力建立高校档案工作可持续发展和现代化管理的运行机制，首先要提高归档率、完整率和案卷合格率，这一基础环节不抓好，随后的开发利用工作难以发挥效益。
3.2 理性认识科研项目档案的价值，做好科研项目档案的开发利用
项目档案管理方案范文第5篇
[关键词] 项目档案；全程管理；固定资产投资
[作者简介] 徐礼祥，中国电子科技集团公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088
[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1007-7723（2012）12-0017-0003
固定资产项目投资对于促进我国国民经济建设，确保生产能力，提高生产技术具有重要作用。近年来我国加大了对固定资产项目的投资，伴随着固定资产投资项目的建设，产生了大量的固定资产投资项目档案（下称项目档案），项目档案具有数量大、种类繁、载体多、内容复杂等特点。由于项目档案是项目建设的原始记录和真实反映，具有重要的查考利用和凭证作用，国家对项目档案管理要求越来越严格，要求在项目竣工验收前进行档案专项验收，没有经过项目档案专项验收或者项目档案专项验收不合格不能进行项目竣工验收，给项目档案管理带来了严峻的挑战。
项目档案管理既是档案管理工作的重要组成部分，也是固定资产投资项目管理的重要组成部分，所以项目档案管理既涉及到项目建设人员也涉及到档案工作人员。目前项目档案管理分工中项目建设人员负责项目文件的形成，而档案工作人员负责项目文件的接收、归档和提供利用工作。档案管理人员只注重项目文件归档后的档案管理，不参与和干涉项目档案形成前项目文件的控制，同时由于项目建设人员缺乏档案管理工作的专业素质和对项目档案管理不够重视，很难保证项目档案的归档率、完整率、准确率。在项目档案管理中运用全程管理原则，把档案管理思想融入到整个项目管理的生命周期，对于提高项目档案管理质量具有重要作用。
一、实施项目档案全程管理原则的意义
项目档案全程管理原则要求在项目档案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”把档案管理要求纳入项目计划中，对项目档案实现全程有效控制。项目建设初期档案工作人员积极参与项目管理，提出档案管理要求；项目建设过程中全程跟踪，检查指导项目文件资料管理工作；项目竣工档案专项验收前，进行档案初检，为项目档案验收严格把关；对归档后的项目档案实行科学管理和利用。
（一）全程管理原则有利于提高项目档案归档质量
项目建设人员往往只注重项目建设本身，对项目建设过程中附带产生的文件资料没有足够重视。同时，由于项目建设人员文件资料和档案保管意识薄弱，缺乏专业的档案管理知识，对形成项目文件资料的格式、版本、载体没有严格的要求，导致归档项目文件质量较低。如大量归档项目文件为复印件，项目文件内容由铅笔书写，归档项目文件不是最终版本，等等。全程管理原则要求档案工作人员在项目文件形成前，对项目文件的版本、载体、格式提出要求，而不是在项目文件归档时发现项目档案存在的问题，实行事后补救措施。所以，项目档案实行全程管理原则有利于提高项目档案归档质量。
（二）全程管理原则有利于提高项目档案归档完整性
固定资产投资项目包括项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、生产准备、竣工投产等阶段，在每个阶段中产生的重要项目文件都需归档；且包括文字、图纸、图表、声像等各种形式与载体的文件材料。固定资产投资项目建设周期一般较长，短则2～3年，长则5～6年。这些特点对项目档案完整性要求提出了重要挑战，如果仅仅通过被动地接收归档项目文件，而不实行全程管理原则，融入整个项目管理过程中，很难做到项目档案管理完整和齐套。通过全程管理原则，档案工作人员明确每个阶段需归档的项目文件材料，并向项目管理人员提出要求，注重平时积累，有计划地收集项目文件，避免在项目竣工档案验收时临时收集各阶段需归档的项目文件。
（三）全程管理原则有利于提高项目档案管理规范性
固定资产投资项目建设过程中涉及到项目建设单位、设计单位、施工单位和监理单位，每个单位对项目文件管理和项目档案管理的要求和规范存在不一致，这就导致同一个项目中形成的项目档案形态存在很大差异，没有统一的模板和标准。解决项目档案规范性问题只有通过项目建设单位档案部门全程参与项目管理，与设计单位、施工单位和监理单位沟通协调，制定本项目统一的项目文件和项目档案管理规范。并在项目建设工程中全程的监督、检查、指导各单位对规范的执行，严格按照规范实行项目文件管理和项目档案管理，提高项目档案管理的规范性。
（四）全程管理原则有利于促进项目档案的开发利用
项目档案管理实行全程管理原则，档案工作人员从项目立项开始参加项目管理，并通过档案管理制度的宣传、贯彻、监督、执行，不仅仅有利于提高档案归档质量和完整性，更有利于提高整个项目组的档案意识。项目组档案意识的提高，对项目档案价值有了充分的了解，有利于项目建设中和项目结束后，项目组查询利用项目档案，发挥项目档案应有的价值。档案工作人员缺乏固定资产投资项目建设的专业知识，制约了项目档案的提供利用和档案信息开发，档案人员全程参与项目建设，熟悉项目管理专业意识，有利于档案工作人员主动提供档案查询服务，有利于档案工作人员对项目档案进行二次开发。
二、全程管理原则在项目档案管理中的应用
全程管理原则有利于提高项目档案管理水平，但全程管理是一项原则，在项目档案管理中的具体应用还需依靠基本手段和基本方法。笔者认为，可以通过前端控制、合同管理、制度建设和人才培养来贯彻执行全程管理原则。
（一）通过前端控制贯彻全程管理原则
档案工作人员一般不参与项目的调研、立项、评估、可行性研究和上报审批等前期工作，在项目实施的各个环节，档案管理人员也没有介入。档案部门往往是半途介入甚至有的是事后介入，这样导致有些项目档案没有及时得到档案部门指导，难以达到规范要求。全程管理原则要求项目档案管理前移，突破以往惯性思维。要确保项目档案的系统性、完整性和准确性，必须加强前端控制，从项目文件材料形成的源头进行控制。档案工作人员从项目立项开始就参与其中，制定项目档案管理制度，并监督贯彻执行。在项目开工之前，组织相关工作人员进行档案业务培训，增加项目建设人员档案管理意识和档案管理业务能力。
（二）通过合同管理贯彻全程管理原则
通过合同约束参建单位项目档案管理工作是一种有效的手段，也是今后的一种发展趋势。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。”将项目档案纳入合同中进行管理，与项目参建单位签订合同时，在合同中明确档案归档范围、归档质量和归档时间，明确各方责任，必要时建立档案质押金制度。建设单位要充分发挥合同的作用，用合同约束参建单位，保证建设单位的项目档案资料齐全、完整、准确。
（三）通过档案管理制度建设贯彻全程管理原则
项目档案管理制度对于贯彻全程管理原则具有重要作用，通过项目档案管理制度的贯彻执行，把项目档案管理意识融入到项目建设的每个阶段和每个项目建设人员的思想中，在项目建设活动中，就会主动按照要求进行档案管理工作。
有的单位没有项目档案管理制度，或者只有项目档案管理制度，而没有落实到具体的项目档案管理活动中。相关单位需要根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重大建设项目档案验收办法》和《建设工程文件归档整理规范》等相关规章制度建立本单位的项目档案管理制度。同时，针对不同的项目，根据每个项目的特点，制定符合本项目档案管理实际情况的项目档案管理办法，明确本项目文件材料的归档范围、归档计划和归档质量，约束项目参建单位和项目建设人员。项目档案管理制度的建设，不仅仅在于管理制度的制定，更在于项目档案管理制度的执行，档案工作人员在项目档案管理制度执行中，具有模范带头作用，负责项目档案管理制度的宣传落实工作，并监督制度的贯彻执行，实现对项目档案全程管理原则。
（四）通过档案人才建设贯彻全程管理原则
项目档案管理过程中，档案管理人员希望管理好项目档案，但由于缺乏土建、设备、工艺、监理等相关专业知识，往往只能被动接收项目档案，对所接收的项目档案的准确性、有效性很难把握，归档后又很难实现系统性的整理。而项目建设人员缺乏档案管理意识和档案管理的专业知识，不能实现项目文件资料归档的完整性和准确性。通过在项目建设人员中任命兼职档案员，对兼职档案员进行档案管理业务培训，提高其档案管理意识和档案业务能力，有助于项目档案归档前管理，确保了项目档案的完整性和准确性，同时兼职档案员可以弥补专职档案工作人员对项目专业知识的缺乏。兼职档案员偏重于项目文件归档前的管理工作，专职档案员偏重于项目档案归档后的管理工作，通过专职档案工作人员与兼职档案员分工和协作，实现了项目档案全程管理原则，提高档案的准确性、有效性和系统性。
三、结 语
档案管理是固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是建设项目的重要内容。一个项目建成后留下两个有形的东西，一个是工程实体，另一个就是工程档案，这两部分共同组成了一个有机整体。通过全程管理原则，加强项目档案管理，有利于提高项目档案完整性、准确性和系统性，有利于固定资产投资项目通过档案专项验收，有利于项目档案的开发和利用，实现项目档案的真正价值。
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