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档案安全管理的重要性范文第1篇
关键词：农机安全监理；档案管理；重要性；问题；建议
近年来，随着农业现代化和社会主义新农村建设的不断深入，农业机械化得到了快速发展，加强农机监理档案管理工作，实现农机监理档案现代化和正规化，对于全面反映农业机械发展现状，反映农机驾驶操作人员的业务素质，提高工作效率，确定高效的农机化发展思路和发展规划具有重要意义。
1加强农机安全监理档案管理的重要性
农机安全监理档案主要包括拖拉机档案、联合收割机档案、拖拉机驾驶员档案、联合收割机驾驶员档案，是农机管理部门重要的档案之一，属于国家档案管理的重要组成部分。
1.1农机安全监理档案是农机监理工作的重要参考资料
通过建立农机安全监理档案工作，能如实地把每项农机监督管理工作记录下来，可以真实记载农机监理工作的历史，为农机监理系统广大干部职工熟悉工作、制定计划、规范管理和进行日常执法活动提供重要参考资料。科学合理地利用农机安全监理档案，可以及时查找农机安全监管措施和相关业务工作办理过程中存在的问题，有利于提高工作质量和效率，推进农机安全监理工作的规范化、标准化和科学化管理。
1.2农机安全监理档案是依法行政的依据
在审理农机监理行政案件时，农机监理机关将负举证责任。而农机安全监理档案详细记录了农机监理机关依法对农业机械及驾驶操作人员核发牌证照的原始过程，是两项行政许可事项的真实记录，是处理和复核农机事故案件的重要的法律依据，在法律上可发挥证据效应，具有重要的凭证价值。牌证管理、违章处罚等项工作的证据，主要是来自农机安全监理档案。
1.3农机安全监理档案是农机安全宣传的生动教材
农机安全监理档案中记载的机手违章、肇事和事故处理案例。经过对农机安全监理档案整理和汇编，即可形成十分生动真实的农机安全宣传教育的教材。
1.4农机安全监理档案是检查考察农机安全监理工作的依据之一
农机安全监理档案管理的情况（数量和质量），是正确评价农机安全监理、农机化管理工作水平的重要依据和必要条件。通过查阅农机安全监理档案资料，可以了解农机安全监理情况以及农机安全监理发展的历史和变化，掌握系统中各个时期各项工作的开展情况；可以倒查追究相关岗位农机行政执法人员行政违法现象的重要依据。
2农机安全监理档案管理目前存在的问题
2.1管理者对档案管理重视不足
单位没有健全的档案存放、借阅等管理制度，不同程度地存在管理松、散的现象。管理者往往缺乏对文书档案管理的意识，不善于对工作进行总结，文件资料随意堆放。此外，档案管理工作经费紧张，档案保管条件简陋，
2.2档案规范化管理程度不高
目前，县级及以下农机站依然没有制定严格的农机安全监理档案管理制度，岗位职责不明确，不能很好地落实岗位职责，使得农机安全监理档案收集、整理和保管等一系列工作缺乏规范化、制度化管理。
2.3档案信息化、科学化管理程度不高
当前，县级及以下农机站网络信息不健全，数据资源匮乏，使得农机安全监理档案不能很好地为各级农机工作人员服务，数据资源利用率不高，阻碍了农机安全监理档案管理科学化的发展，对农机安全监理档案管理工作带来相当大的不利因素。
2.4档案材料归档完整性、_切性不强
农机安全监理档案管理人员为非专业人员，没有参加过正规的档案培训，不熟悉档案工作业务流程，对档案重要性体会不深。有的身兼数职，业务工作变换频繁，个别档案人员管理意识淡薄，责任心不强，存在着档案登记资料不全、台账与档案不符等现象，这些都人为地造成了档案材料的不完整和不确切。对于档案管理的规则和发展无头绪，一切按照经验进行管理。
3改进农机安全监理档案管理工作的措施和建议
3.1建立健全档案管理制度，落实岗位责任制
农机监理档案管理是农机安全监理执法工作的重要组成部分，对农机安全工作起着举足轻重的作用，而要做好档案管理工作，首先要有严格的档案管理制度做保障。农机监督管理部门应严格按照《中华人民共和国档案法》的规定，在涉及归档范围、分类标准、立卷要求、移交手续、工作职责及保管、借阅、记录、统计等方面建立健全农机监理档案管理制度，使农机监理档案管理工作规范化、制度化。配备专职档案管理人员，明确职责，强化责任意识。
3.2逐步建立农机监理档案信息查询系统，提高档案科学化管理水平
信息与网络在科学快速发展的今天扮演着越来越重要的角色，它可以疏通工作渠道，快速掌握信息，提高工作效率，因此在省、市、县、乡各级监理部门建立农机监理档案管理查询系统，可以有效地实行档案资源共享，更及时地掌握档案信息，更灵活地运用档案信息，提高工作效率，提高档案信息利用率，提高档案管理科学化水平。
3.3强化档案管理从业人员的培训工作，提高档案管理人员综合素质
能否做好农机档案业务工作，从业人员综合素质的高低至关重要。首先要合理配备稳定的、责任心强的农机监理档案业务工作人员，不要随意调换工作岗位；其次档案业务工作人员要不断加强专业知识学习，提高业务工作水平；第三要定期对档案从业人员开展培训工作，使档案从业人员能够及时掌握最新的管理方法和要求，提高农业监理档案管理水平。
3.4完善档案建档内容，确保档案质量
农机监理档案主要包括三大类，即农业机械档案、驾驶人员档案和农机事故档案。档案管理人员应严格按照各类档案建档的程序、要求搜集所需资料，并及时进行立卷归档，避免出现资料不全或台账与档案不符等现象的发生，确保档案的完整性，提高其可利用性。
3.5加大硬件设施投资力度，保障档案管理工作顺利发展
要配置专门的档案室、档案柜、微机等、打印机、照相机等设备，购置专用档案整理物品，安装防盗门，加固窗户，要防潮，遮光，防鼠，配备防火器等。所有档案都要实行按序、专柜保管，防止档案丢失和损坏，维护档案的完整性和安全性。
总之，农机安全监理档案是农机监理机关依法行政的具体体现，是机手所持证件合法性认定的依据，是办理各项牌证业务的流程、原始信息的真实记录，是指导农机监理业务工作开展的第一手资料，具有政策性、原则性、技术性很强的一项管理工作。如何加强农机监理档案管理工作，更好地确保农业机械安全、优质、高效地发挥其作用，已成为农机化管理工作的重中之重。
参考文献：
[1] 杨公之：《档案信息化建设导论》，中国档案出版社，2001年版。
档案安全管理的重要性范文第2篇
关键词：档案；安全；信息；载体
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）03-00-01
一、关于档案管理安全性问题的概述
1.档案管理的安全性的含义
关于档案管理的安全性的问题一直是档案管理部门高度重视的问题。对于档案管理的安全性的认识，从不同的角度分析，往往认识也不一样。但通常认为，所谓档案管理的安全性，是指为保证档案的齐全完整，使档案的载体和信息免受外界不利因素的影响的存在状态和保障条件。档案管理的安全性包括档案管理的状态性安全(即档案载体的安全性和档案信息的安全性)和保障档案条件的安全性两部分构成。影响档案安全的条件因素众多，主要包括自然因素(各种自然灾害)、环境因素(档案管理的外部环境和档案管理部门的环境)和人员因素(包括档案管理人员和档案使用利用人员)。
2.档案管理安全性基本要素
所谓档案管理的安全要素，通常认为是指在一定条件下状态下，能独立地成为实现案安全的充分条件。主要包括：人员、设备、环境和全系统四要素。
3.档案安全的特征
档案具有的唯一性的和原始性和特点，觉得了其是一种文化财富和重要的信息资源，如一旦损毁，将会造成不可弥补的损失。档案安全的特性主要表现为以下几个方面:
(1)标准的相对性。由于人类认识水平所限和对科技发展的渐进性所限，对档案安全的认识也随着认识水平和科技技术的进步而进步，揭示档案安全的运动规律是逐步的，对安全本质的认识逐步深入的。而且关于档案安全的标准也受到科技水平、政治制度、文化水平、伦理道德以及安全观念、法制观念的制约。档案安全的标准是一种相对的有条件的安全，并逐步提高的有条件，是相对的，并随着社会的不断发展而不断提高；(2)经济性的特征。档案的安全性，不仅收到经济投入的限制，还要注意为保障档案安全付出和回报的比例问题；(3)复杂性的特征。档案安全会涉及到档案本身、人、环境、系统四个要素。其安全性还取决于档、人、环境及其相互关系的协调，具有极大的复杂性。另外，档案还具有唯一性的特性，一旦损毁，无法再现；(4)潜隐性的特征。其是指控制多因素、多媒介、多空、交混综合效应而产生的潜隐性安全程度。
二、影响档案安全的主要因素
影响档案安全的因素众多，主要有以下几种：(1)自然因素。即各种自然灾害；(2)环境因素。包括外部环境因素和内部环境因素。外部环境因素主要包括经济发展水平、技术水平、立法和执法水平、社会监督体制等。内部环境因素，主要是指档案管理的部门的内部环境，如档案馆库建设情况、档案管理制度与水平、载体因素的形式、信息材料本身的因素等；(3)档案人员的管理水平。主要是指档案管理者的素质水平、安全意识、保密意识直接影响档案安全。目前，档案人员对档案安全的影响主要体现为蓄意破坏和管理疏忽；(4)消防安全和建筑安全。消防安全要注意防火，目前档案消防工作中存在的问题主要有如火灾报警与灭火系统设计不合理，存在较高的火警误报率；有的档案馆库房选址不合理，消防安全存在先天性的不足；用火用电管理不规范，消防安全存在隐患；档案馆消防规章制度不健全，责任不明等，这些都在很大程度上影响档案馆消防安全工作。因此，应提高防火灭火意识，加强组织领导。加大消防投入，加强设备和技术更新。加大对档案库房消防安全建设的投入。加强档案库房配套设施的消防安全工作等。建筑安全主要讲述档案库房建筑的安全性问题。其不安全因素主要表现在：库房选址、设计不合理和档案装具、档案安全防护基础设施不完善；(5)档案信息安全。档案安全包括档案载体安全和档案信息安全。保证档案信息安全，要保证档案的物理安全(即存储环境、设备和载体安全)、网络安全、信息安全和系统的安全。
三、档案管理安全性标准体系构建的构建原则和方法
(一)档案管理安全性标准体系构建的构建原则
档案安全体系的建设需要综合系统的设计和规划，要遵循以下原则：(1)系统性原则，即系统性原则是指构建档案安全标准体系时，要运用系统理论对档案安全管理的各环节、各要素进行系统分析，以达到优化档案安全管理的目的。(2)实用性和通用性原则。实用性要求档案安全标准体系建设要从档案部门的实际情况出发，适时制定有关标准。建立档案安全标准体系要具有通用性的特点。(3)权威性原则。目前的档案工作标准不具有强制性，因此要求档案安全标准体系内颁布的任何一部标准，都具有指导性或强制性。
(二)档案管理安全性标准体系构建的构建方法
(1)要处理好不同标准之间的关系，即如何协调国际标准、国家标准和行业(地方)标准的关系。不能一味强调不同标准的差异性和优缺点，应优先采用使用范围较广的标准，尽量做到一步到位。如果国际标准适用于档案安全管理，可以直接采用国际标准；对政策性和特色性要求较强的，可以采用国家标准；同时结合档案工作实际，借鉴、参考其他行业如图书馆、博物馆的标准，适当加以补充和完善，形成符合档案行业实际情况的标准；(2)要处理好与相关领域标准间的关系。档案与图书、文物、遗产等领域在保护对象、保护措施和管理方法上都存在交叉和相似之处；(3)要处理好标准管理与制度管理的关系。构建档案安全标准体系可以以标准管理为主，以制度管理为辅，配合相关的法规制度来保障标准执行中的不足。我国档案安全标准体系的建设要从实际出发，以综合、宏观的角度来设计、规范。对那些重要或是急需的档案安全标准应作为标准工作的重点，及时；对那些已被实际工作证明适用于档案安全工作的技术标准，档案部门要积极采用，促使档案安全工作统一化、标准化、规范化。
综上所述，档案管理的安全性问题是档案管理工作的重要内容，需要在思想上，制度上、基础设施上和管理上做好工作，需要加强建设、提高认识，加强相关法律法规的建设，完善技术标准，使其有章可循，实现管理的统一化、标准化和规范化。
参考文献：
[1]方昀,刘守恒.档案安全风险评估活动实践与思考[J].中国档案,2012(01).
[2]方昀,刘守恒.档案馆档案安全风险评估内容分析和评估指标研究[J].档案学研究,2011(06)
[3]刘璐璐.浅议档案安全管理工作[J].改革与开放,2010(24).
档案安全管理的重要性范文第3篇
1 对医院电子档案信息安全管理产生影响的因素
综合分析，当前对医院电子档案信息安全管理产生影响的因素主要涉及到以下几个方面。
1.1 环境安全因素
电子档案是将电信号和磁介质作为主要载体的档案文献，因此环境中的磁场干扰和突然断电等问题都会对电子档案信息安全产生影响，出现档案数据失真问题，影响电子档案信息安全的合理管理[1]。同时供电系统的故障也可能会给电子档案信息造成严重的破坏。所以在加强电子档案信息安全管理工作的过程中，应该注意突出环境建设，以环境建设为电子档案信息安全管理提供良好的支持。
1.2 网络环境的影响
近几年随着网络信息技术的发展和其在社会上的普及性应用，网络安全问题频繁出现，网络病毒和黑客等对信息安全产生了严重的不良影响，医院电子档案信息安全管理也受到严重的威胁。所以医院应该正视来自互联网的威胁，对网络安全环境进行合理分析，进而从网络安全角度加强电子档案信息安全管理，有效促进档案管理水平的全面提升。
1.3 制度和人为影响因素
现阶段我国医院档案管理工作中管理制度建设不完善以及工作人员计算机专业素质偏低的问题也对电子档案信息安全管理的优化开展产生了一定的不良影响[2]。在制度不完善的情况下，管理规范性不足，并且由于管理人员综合素质偏低，无法应对计算机系统故障和网络安全对电子档案信息安全管理产生的威胁，导致医院电子档案信息安全管理水平偏低。
2 新时期医院加强电子档案信息安全管理的措施
当前社会上层出不穷的信息安全问题不仅对社会信息安全造成了一定的不良影响，甚至严重者还会威胁社会的稳定。所以社会各界都加强对信息安全管理工作的重视，希望借助科学合理的信息安全管理，为信息行业的稳定发展提供良好的支持。在此背景下，医院电子信息档案管理也受到高度重视，成为医院档案管理部门重点关注的问题。所以本文基于当前医院电子信息档案管理实际需求对电子档案信息安全管理的措施进行了适当的分析，以期为电子档案信息管理的全面优化提供良好的支持。
2.1 加强对安全稳定数据库环境建设工作的重视
医院新时期加强对电子档案信息安全管理工作的重视，最为关键的一点就是应该保证安全稳定环境的建设，为电子档案信息数据库的稳定运行提供良好的支持。首先，针对医院电子档案信息的实际需求，医院应该尝试构建独立的存储电子档案信息数据库室，并对数据库室内的环境进行合理布置，将其设置为暗室，注意采取适当的避光防尘措施，室内除了应该设置独立的18T的光纤通道存储设备外，也应该引入数据核心交换机、高性能刀片服务器等设备[3]。同时，针对医院的具体情况可以有选择性的配置除湿器和恒温机，保证医院数据库室整体环境保持在恒定温度和湿度范围内，并坚持远离磁场，避免数据库?子档案信息受到电子干扰。同时，由于电子档案信息数据库的稳定运行需要电源的支持，因此在环境建设工作中也注意电源保护问题，设置独立的电源，即使遇到突发停电的情况也能够保证数据库室在一段时间内的稳定运行，进而为管理者手动保存资料、关闭数据库提供充足的时间，有效规避突然断电对档案数据信息产生不良影响。这样借助良好数据库外部环境的建设，医院电子档案信息安全管理就能够获得良好的设备支持，提升管理效果。
2.2 提升网络信息技术安全保障工作质量
网络信息技术安全保障工作在医院电子档案信息安全管理工作中发挥着重要的作用，能够促进医院电子档案信息安全管理工作的顺利推进，促进管理水平的进一步提升。所以医院档案管理部门在开展档案管理工作的过程中必须保持对网络信息技术安全保障工作的高度重视，从多角度探索安全保障措施。首先，应高度重视备份工作，确保即使电子档案信息受到外部力量的冲击仍然能够进行及时的恢复，维护电子档案的安全。在开展备份保障工作的过程中，医院应该按照不同的类别实施电子档案信息的本地备份和异地备份、在线备份和离线备份、增量备份和差分备份等，保证备份的全面性和有效性，为电子档案信息安全工作的良好开展创造条件[4]。其次，电子档案信息加密保障工作，借助加密保护，有效防止病毒和黑客的入侵，并避免电子档案信息被不合理的修改泄密等，切实维护医院电子档案信息安全。一般情况下，医院电子档案管理部门在实施加密保障的过程中可以引入软硬件结合的加密措施，保证只有借助专门的软件才能够读取档案信息，维护电子档案数据安全。最后，设置高级别的防火墙，对档案资源使用者进行合理的限制，对于医院电子档案资源中非机密性的信息可以供个人或者相关组织使用，而对于机密性档案则应按照严格的借阅流程才能够使用档案资源。这样不仅能够实现对医院电子档案信息安全的合理维护，还能借助对档案机密性等级的划分，增强电子档案信息的有效利用率，为患者和社会相关组织提供相应的档案信息服务。
2.3 逐步完善档案规章管理制度，提升管理人员的综合素质
在医院电子档案信息安全管理工作中，档案规章管理制度的建设是维护档案管理信息安全的重要保障，而高素质人才则能为电子档案信息安全管理提供相应的人才保障，所以在加强电子档案信息安全管理的过程中也应该重视制度建设和人才队伍建设[5]。首先，应该结合医院电子档案信息安全管理的实际需求逐步构建相对完善的规章制度，加强对档案管理工作的规范，保证电子档案信息的全面性、完整性和安全性。其次，应注意组织档案管理人员参与相应的在职培训活动，促进管理人员综合管理素质的提升，保证管理人员能够结合医院电子档案信息安全工作的实际需求开展各项管理工作，提升安全管理工作质量。这样，医院电子档案信息安全管理工作就能够在新时期实现新发展，促进医院电子档案信息资源的合理利用。
档案安全管理的重要性范文第4篇
[关键词]数字档案；信息；安全性；管理对策
前言
相对而言，传统的档案馆藏大都是纸质的材料，或者是录音、照片等实体资料，多以实物的形式的存在，然而数字档案信息的资源管理，相对于传统的纸质管理有着许多不可比拟的优点，如数字档案管理中信息检索较为方便，进而能够使档案管理的工作效率得到提高，也在很大程度上节省了工作人员的时间，通过数字化的档案管理来查信息，不受地域与时空的限制，但是要非常注意管理的安全性问题。针对目前数字档案信息的安全性管理存在问题，进行分析探讨，进而采取有效的措施是非常有必要的，只有明确档案信息安全的重要性，建立健全安全管理工作的科学合理模式，进而制定有效的实践对策或方案，才能有效提升工作的水平。
1.数字档案信息安全性管理的重要性
在信息化大发展的今天，档案信息的应用在逐步加深。随着应用的进一步发展，数字档案安全性管理上也出现了一些问题，因此，为了满足用户的要求，首先就要保证档案信息管理的安全性。提高安全性管理的力度，进而预防重要信息的丢失与盗窃，最大程度降低危机的产生，对于档案信息的安全性管理是非常重要的。在具体的工作实践中要创建相应的信息管理系统，制定相关的执行标准，建立管理保障体系，进而能够使管控工作协调进行。与此同时，还要引进相关的信息技术，进一步保障管理体系可靠、合理的运行。另外，对于工作人员要提升其安全工作的能力、科学管理的意识，工作人员通过规范的应用、合理的开发、系统的评估以及严格的监督等工作，来为数字档案信息的有效利用制造优质的环境。同时，还应该能够科学的执行工作、更细化分工以及全面的调节，来优化完善工作的效果，进而能够给数字档案信息的工作有效开展开创出新的局面。
2.数字档案信息安全性管理的对策
2.1加强宏观管理的力度
首先，数字档案信息管理的安全性其内涵较为丰富，不仅包含了专业的知识以及综合的理论还涵盖了前沿的技术，所以要想发挥其综合的使用价值，就必须加强对其管理，进行科学的指导，树立起有价值的理论思想，进而建立健全相关机构设施。另外还需要设立专门的档案信息管理机构。网络体系的安全性与合理规划设计是不容忽视的，因此要格外重视网络体系的安全规划和设计，进一步优化和完善技术，加强宏观调控的力度，开设信息化档案管理安全使用的良好环境。所有安全管理工作的有效执行都必须要有根据，所以要细化并制定合理的安全管理制度，这主要包括了四个方面的问题，即档案信息的安全、人员的安全、实践管理规定体制的安全以及整个系统运行的安全。对于人员的安全管理还要包括岗位的管理安全、评估审核以及相关的管理制度等。
其次，在文档信息的管理中需要分类来处理，按照存储管理所需要的秘密级别进行分类，即可以分为绝密信息、机密信息、保密信息以及公开信息等级别。对于绝密信息和机密信息需要进一步使用加密的手段来管理，使之处于一种脱机但不联网的工作状态，这样就能有效预防机密的档案信息被窃取，或者是被非法变更来破坏其完整性等。在系统应用环境的管理工作中还要包括出入的限制、机房的应用、设施的有效保养和应用以及防磁干扰等多方面的具体保护措施。在系统进行运营以及服务的过程中，需要严格执行安全操控步骤，根据员工分工的不同，要分别给予不同的操作权限，进而在较大范围内做好维护与安全备份，还要对软件做定期的系统升级工作，另外在技术指标上，要时刻注意防止黑客攻击数字档案管理系统。要提高系统的安全性、防攻击性能，要定期的进行入侵检查、木马杀毒、网络安全系统维护等工作。工作人员要不断的研究、分析、总结经验，并细化分析以往出现过漏洞的案例，进而制定出切实可行的计划，使安全管理和保障的水平有所提高。
2.2建立健全档案信息应用的记录体系
在数字档案信息体系建立之后，在一些情况下，如载体形式的变化、信息的使用次数多等变化，使其形式发生一定变化。如果对于使用过的信息没有加以证明其是否可靠，就不能明确的知道其是否是可信的。所以，建立健全档案信息应用的记录体系，将所有的数字档案信息的使用进行综合记录，并且要对其受管理的状况、使用的过程以及应用的状态等进行详细的使用登记，从而保证使用过的数据是真实可信的，只有这样才能体现其综合的应用价值。
2.3建立制度保障的支持策略
数字档案信息的安全性管理是一个较为复杂且庞大的系统工程。需要建立健全相关的法律、法规或制度，并构造出可靠、完善的数字档案信息的安全保障体系。数字档案信息的安全性管理需要完善计划、策略与实施步骤，而不是单纯的只靠计算机系统来执行所需要的安全保障相关的任务，是需要制度保障共同来完成，因此，需要积极的争取得到国家政策的支持，根据数字档案信息管理的实际情况，参考相关的法律法规，进而制定出最适合档案部门信息管理的规章或制度，用这一办法对用户进行约束，使信息得到系统的管理，进而能够保证档案信息的安全与可靠。
2.4提高体系的科技技术含量
在数字档案信息在进行安全保障建设的过程中，要积极的运用现代的科学技术。要充分实现数字档案信息的管理安全，不仅需要建立完善的保障制度还要重视科学技术的研发，进而保障体系的建立与技术之间合理的互动、相辅相成。工作人员要重视技术的安全使用，还要重视体系的安全，及时的采用入侵及时检测、防病毒以及防火墙等技术手段，保证数字档案信息处于真正的安全保障环境当中。
2.5提高从业人员的职业道德与素质教育
要提升从业人员的职业道德与综合素质，就要加强档案管理人员的安全意识，只有这样才能让他们意识到档案信息安全的重要性，工作人员要严格的按照相关的规章制度来执行工作，增强每一个工作人员对于档案信息的责任心，让他们具有积极认真且负责的工作精神，强化管理技术，进而保证档案信息的安全与真实性。
3.结语
综上所述，数字档案信息的安全管理是非常重要的部分。因此，只有明确档案信息的重要性，建立健全安全管理工作的科学合理模式，制定有效的实践对策或方案，才能有效提升工作的水平，为推进档案信息的数字化管理、安全性管理以及可靠性应用打下坚实的基础，随着信息时展的要求，进而实现可持续的全面发展目标。
参考文献：
[1]金俊兰.探讨数字档案信息安全管理面临的主要问题及对策[J].湖北师范学院，2012（6）.
档案安全管理的重要性范文第5篇
关键词 高校档案 档案安全 网络化
中图分类号：G271 文献标识码：A
Establishment of University Archives Safety Management System
JIN Yi， WANG Chengyi， LIU Dongya
（Archives of Northeastern University， Shenyang， Liaoning 110004）
Abstract The University Archives systems are historical witness the development， which have been recoding teaching faculty works and the scholastic life of students. It is also a valuable reference of university development and establishment. Universities have been paying more attention on the establishment of archival work， meanwhile the safety of University Archive systems are one of the most important part of the works. This paper will mainly discuss on the security issues of university integrated file， which are including physical files and digital files safety management.
Key words university archives； archives security； network
高校档案是学校在各个历史时期建设、发展过程的历史记录，是学校历史的体现和宝贵的精神财富，学校的继续发展很多也需要历史档案的借鉴作为基础。随着高等学校的发展，档案越来越受到大家的关注，高校档案工作也得到了日新月异的发展。在信息化的背景下，新的档案管理手段的应用也给档案管理工作带来了革命性的变化，数字化，网络化，档案信息载体多样化等，为档案管理工作和档案服务工作创造了发展的新机遇。虽然如此，目前高校档案工作仍存在诸多问题，其中档案安全问题是现阶段高校档案不容忽视的一项工作，档案具有历史性，真实性和唯一性，一旦损毁，势必给学校和社会造成难以挽回的重大损失，影响高校档案工作的发展。
1 高校档案安全工作存在诸多问题阻碍高校档案的发展
部分高校档案意识薄弱，规章制度的不健全，缺少组织保障。高校的领导和教职工，甚至档案工作人员对档案安全认识不到位，没有制定有效的防范措施和抢救措施，疏于防范，导致许多档案丢失，损坏，信息泄露等问题的出现。另一方面，高校档案安全缺少制度保障，部分高校档案没有完整的档案管理制度规范，甚至有些高校没有设置专门的档案管理部门和人员，档案产生部门和利用部门负责保管档案，对于档案的安全问题更是无人负责，一旦档案丢失造成损失更是互相推诿。
档案实体管理在安全方面存在着流失，保管不当，损坏等问题。（1）由于档案工作归档的滞后性，一些档案形成部门不能及时将工作过程中形成的在归档之列的资料及时归档，或者因为工作方便而拒绝归档，造成大量档案流失，留存在档案形成初期的部门、单位，而档案工作人员却不能及时知晓，随着时间的推移，很容易造成无档可归，无史可查的局面。（2）档案借阅传递过程中也存在安全隐患，造成档案损毁、丢失和泄密的安全问题主要出现在档案的借阅过程中。借档或阅档人对档案的保管不当，对于保密档案未按照审批规章进行查阅等，都会对档案的安全造成威胁。（3）对常规档案收集之外，档案的收集工作还应该注重随时随地的收集，比如学校重大事件的跟踪等，现在高校档案管理缺乏此项工作，直接造成的是学校某项重大事件后的档案形成分布在各个部门，造成部分环节的丢失和不完整。（4）档案保管环境和设备不符合档案保存要求，会造成档案文字模糊，纸张损坏，甚至虫蛀、发霉等问题。对于历史久远和重要的档案，需要专业档案人员进行修护或者按照档案原貌进行修补，因为这些档案一般都具有很高的保存和利用价值，而在这方面，国内高校能够做到这一点的也是屈指可数。
随着信息化在高校档案工作中的广泛应用，由数字化、网络化等新技术新手段带来的安全隐患也随之而来。数字化档案管理在安全方面存在着信息泄露，网络威胁，存储介质寿命等问题。
（1）网络化给档案带来的安全问题。网络是档案信息化的工作模式，网络化工作必将同外界相互联系，网络的安全和稳定对档案信息的传输造成了威胁，电子档案的真实性在传输过程中如何保证真实性、有效性、和合法性成为了档案信息安全的重点工作。
（2）数字化档案的保管环境和条件不具备。目前高校对数字化档案保管的环境和设备的投入不足，对于数字化档案的存储介质的保管缺少安全保障，数字化档案的管理依赖于计算机和硬盘等设备，并需要时时备份和异地存储，而现在高校档案馆几乎都没有这样的配置，这样的条件下，无法保障数字档案的存贮安全。
（3）数字化档案信息更容易外泄。档案中涉及到一些需要保密的信息，在档案信息化环境中更加容易被恶意侵占或者毁坏，档案信息系统平台的应用需要专业技术人员的管理和软件、技术支持，以上条件不能满足的情况下就会严重威胁档案信息的安全。
（4）高校对档案工作的人力和设施投入不足。高校档案工作人员的专业技能和档案管理能力不一，自身档案安全责任感不强，高校档案馆没有独立办公地点，和能保证档案安全的配套设施，这些都是档案存在重大安全隐患的所在。
2 建立健全的高校档案规章制度，明确权责，提高档案意识
首先要将档案安全工作列入到学校领导直接负责制度，建立专门的档案部门，档案馆至少设有档案室。明确规定校长作为高校档案管理的第一责任人，从高校分管领导到基层档案工作者都必须高度重视档案安全工作，强化档案安全保护职责和社会责任。其次，严格执行档案法律、法规，并制定档案安全工作的相关规章制度，包括责任制度、安全工作制度、数字化电子档案安全管理制度。再次，根据档案的珍贵程度对所能想到的各种突发灾害、突发事件到来时对档案实行抢救和保护方案，制定预警措施和应急措施等。
3 高校档案实体安全的保障
（1）根据本校的实际情况，完善归档门类，结合档案利用的反馈信息，对以前的档案归档范围进行完善，联合高校各部门针对部门工作性质对归档门类下的具体细节做以细化。严格按照归档范围进行档案收集，降低档案滞留在各部门的现象，避免档案形成环节的档案遗失。
（2）注意学校重大事件的发生和事件跟踪，有利于重大事件档案的完整、系统的收集。学校有重大事件发生时，档案馆应该指定专人介入事件的始末，这样有利于了解事件的全过程并有针对性的进行档案资料的收集归档，避免接收档案的被动型和部门归档造成的片面性，从而使重大事件的档案归档系统全面。
（3）在档案借阅规范中制定约束档案借阅者保护档案，对污损，丢失档案的借阅者进行处罚，督促档案借阅者在借阅过程中保证档案的完整与安全。
（4）建设保障档案管理安全的配套设施和符合标准的档案保管库房和办公场所，完善安全监控和警报设施，独立的档案库房和档案办公室，档案库房的温湿度控制器，给档案保管提供安全的环境。
4 高校信息化、电子化档案安全的保障
（1）增加经费投入，保障数字化档案信息安全。高校档案事业经费投入应该予以增加，用于高校档案信息化设备设施的配备，首先满足对建设数字化档案馆在设备设施建设的条件和要求，第二步，需要紧跟其后进行数字化的信息库的建立，实现计算机管理档案，提高档案信息采集、检索的功能，实现馆藏档案目录数字化，和重要档案的全文数字化，建立声像、照片等特殊档案的多媒体数据库，将档案管理信息系统同档案服务利用管理系统统一起来。同时实现档案归档的数字化，电子档案归档，网上归档和实体归档相统一。
（2）档案的安全需要从管理人员的意识上进行提高，电子档案管理更需要管理人员提高安全意识。因为电子档案的管理比较传统档案的管理需要更多的专业知识和技术支持，电子档案本身是无形的，又具有不稳定性和对存储介质的依赖性，在电子档案的归档以及存储过程中还受到来自网络漏洞的威胁，因此，电子档案的管理人员必须严格执行档案安全管理制度，树立“安全第一”的理念。完善档案利用安全保密利度，处理好档案开放与信息安全的关系等。
（3）维护网络安全，为数字化档案管理建设安全可靠的环境。选用可靠的操作系统，并对操作系统进行安全配置。网络服务功能中，加强用户合法性的认证环节，严格限制登录者的操作权限。
（4）保证电子档案的真实性和有效性，必须保证电子档案和纸质档案的归档同步进行。目前电子文件的法律效力尚不明确，电子文件本身也因目前技术手段难以实现档案的原始性和真实性，解决的方法只能是电子文件与纸质文件同步归档。保证电子档案真实有效性有所依据，实现电子档案利用便利和实体档案有效性的互补。
高校档案工作的重要性已经在逐渐被认识，高校档案的安全体系建设也正是档案管理工作中重要的一环，只要高校的领导，档案管理部门和高校各部门秉承着对高校的发展历程，对自己工作负责的态度，高校档案工作就会更上一层楼。完善高校档案安全建设，是在保护学校的宝贵财富，是学校传承历史和文明的重任。
参考文献
[1] 杨冬权.在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话.中国档案，2010.6.
[2] 冯博程，玉香.从“‘27’ 号令”看新时期高校档案规范化管理.兰台世界，2010.10.
[3] 蔡学美等.关于档案信息化建设一些问题的认识.中国档案，2010.10.
[4] 陈环.关于电子文件管理体制的思考.知识经济，2010.22.
