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档案助理馆员论文范文第1篇
关键词高校档案馆专题馆员素质工作职责
班主任对毕业生的评语、学校结论。在作四个结论时，要求求真防假，不溢美，不隐恶，实事求是；要求概括具体，不讲大话，优缺点分明，特长突出，结论明确不含糊，为用人单位提供对毕业生使用、培养发展的可靠依据。笔者曾发现，有的班主任喜欢搞一点论，对喜爱的学生溢美隐恶，对不喜欢的学生在评语中出现这也不好那也不行的语句，甚至无优点可寻论文。有的班主任在评语中喜欢讲大话、空话，什么“高举”、“坚定”、“最最”等词语。对于这样的评价，学校在审核把关时，应推倒重来，对个别评价不妥当的，应由主管学生管理工作的校领导亲自把关修改、签章。对学校结论，要慎之又慎，对于三好学生、学习标兵，个别有专长、技能方面突出的学生，要在一般结论基础上，做出实事求是的评价。对于犯错误和不能毕业的学生，都做出慎重的签署。在作结论时，可遵循下列原则：自己认识了的错误从宽，固执己见、拒绝承认的从严；历史的从宽，现实的从严；结论从宽，批评和自我批评从严；已经改正了的从宽，重犯的从严；坚持不改的必须作结论。.严肃认真地做好毕业生资料的归档工作。毕业生资料归档是建档工作最后一个环节，关系到建档工作成败，也关系到用人单位对资料的使用和掌握。归档工作的具体程序是：第一，组建好建档工作队伍。成立建档工作机构，选拔办事认真、细心，有统计、书写专长，有教学管理经验的人组成，派专人负责，人数一般三至五人，不宜过多。因为建档是一项细致的工作，来不得半点马虎和疏忽，不能出现错统、错登、错装、漏装现象。第二，做好成绩、奖惩的核实誊写工作。这项工作任务大，因为每个学生每学期的期评成绩要誊写到每个毕业生登记表的成绩栏里，每个学期的奖惩情况要誊写到奖惩栏里，这就要求建档工作人员要对学生负责，对学校负责，作风正派，避免差错和失误。第三，对毕业生登记表里的四个结论逐个检查，检查的内容是：领是否审查，是否签字盖章，年月日是否按规定的要求书写。第四，整理、装订成册，填写卷内目录。把学生每学期的总结鉴定表、实习鉴定表、毕业生登记表、技术等级审批表、入学时的新生登记表、体检表、团员材料以及其他材料等等，按时间顺序一一整理，装订成册，填写卷内目录。第五，装袋，封口。装订成册的毕业生材料，装进每个学生的档案袋里，档案袋的名字一定和毕业生材料的名字相符，然后封口，盖封口章。综上，可见做好技校毕业生的建档工作是极其重要的，步骤也是十分复杂的。作为技校的档案工作者，在技校已经面向市场的情况下，要使劳动力更好地在社会让渡，就要重视技校毕业生的建档工作，不断提高建档工作的要求，要以适应社会主义经济建设的客观需要，为技工人才的培养和输送作出新的贡献。
一、在高校档案馆建立专题馆员制度的必要性1.建立专题馆员制度是高校档案事业发展的需要。随着高等教育大众化的实施，招生规模的不断扩大，很多高校对学科专业作了相应调整，一些专业得到加强，一些新兴学科、边缘学科应运而生，这就对高校档案馆信息服务提出了全新的要求和挑战。建立档案馆专题馆员制度恰好可以满足档案文献信息服务的针对性、科学性要求。档案馆可以遴选具有丰富专业知识、较高信息专业水平，熟悉对口服务单位档案资源建设，能够有效提供信息服务的专题馆员，与用户建立直接联系，深入了解对口服务单位的档案利用需求，有的放矢，提供有针对性的对口服务。为了应对专题馆员制度的建立，档案馆的服务重心也要由一般服务向信息咨询服务转移，同时，专题档案馆员要深入教学科研、管理一线，紧密追踪教学、科研动向，多层次、全方位运用多种手段开发馆藏，在档案馆和各对口服务单位之间建立一个动态的、交互的信息服务模式，真正为教学、科研起到信息导航作用。2.建立专题馆员制度有利于提供个性化的档案利用服务。当今社会是充满了个性化特色的社会，高校档案馆也是一样，要想办出特色，必须想方设法提供个性化的档案信息利用服务，而建立专题馆员制度恰好可以满足这方面的需求。档案馆以“专题馆员”为纽带，在档案馆和各对口服务单位之间架起一座个性化的服务桥梁。专题馆员在掌握对口服务单位的教学、科研、管理工作动态的同时，针对服务单位的工作重点、难点和中心工作提供二次、三次文献编研资料，最大限度地为用户提供深层次的文献信息服务，实现档案信息资源的最大化利用。3.建立专题馆员制度有利于档案馆人才队伍整体素质的提高。高校档案馆的自身发展需要高素质的馆员队伍做支撑，近年来，高校档案馆的人才队伍已逐步出现了一批年轻化、专业化和高学历化的人才。这类人才恰好为专题馆员制度在高校档案馆的实施奠定了扎实的人才储备基础。专题馆员的工作并不是人人都能够胜任的，这种制度对馆员的学历、能力要求较高，要求必须具备扎实的学科知识和相应的信息检索能力、良好的人际沟通能力、善于学习的能力和积极主动服务的能力。这种人才实际上是一种知识型馆员，他们有一种强烈的追求职业发展前景的欲望，注重强调工作的自我引导和自我管理，注重团队协作、信息沟通和知识交换，注重自身价值的体现，喜欢不断学习，喜欢富有挑战性的工作，因此，只有这种知识型人才，才能够适应专题馆员的发展要求。专题馆员在提高自身综合素质，做好对口服务单位档案信息资源服务利用工作的同时，也可以带动馆内其他同事参与到个性化档案信息服务之中，从而有效提升档案馆员工的整体素质。
二、高校档案馆专题馆员应具备的素质专题馆员一般都是硕士以上学历、具备档案专业或信息管理专业学科背景，拥有广博的专业知识、驾轻就熟的档案信息资源开发能力和敏锐的分析判断能力，较好的计算机、外语运用能力，能够有针对性地为教学、科研和行政管理提供个性化档案信息服务。高校档案馆专题馆员在具备这些基本素质的基础上,还应具备档案信息导航素质、档案信息挖掘素质和公共关系拓展素质等，只有具备了这些综合素质，才能为档案用户提供个性化的档案信息服务，为学校教学、科研、管理的和谐统一发展奠定坚实、可靠的基础。1.档案信息导航素质。面对庞杂、浩瀚的档案信息资源，高校档案用户总是感觉仅仅凭借自己的经验和素养获取档案信息，一般都难以获得令自己满意的、全面的、有效的档案信息资源。而档案馆专题馆员恰恰具有档案用户所不具备的优势，能够利用自身对档案库藏资源了如指掌的优势，帮助用户有选择地采集、存贮、组织、控制和提供档案信息资源，帮助用户在多样化的档案信息资源中快捷、准确、全面地获取档案信息资源。在网络环境下，信息意识反映了人们对信息工作的性质、作用的认识程度，是关系到能否发挥信息能力的先决条件。随着高校教学、科研的迅猛发展，档案信息资源的日益膨胀，要在各种堆积如山的档案信息资源中有效地获取、评估、开发、筛选出有价值的信息，从有价值的信息中分辨出核心信息，必须具有强烈的信息意识。而档案信息导航素质就是明确要求专题档案馆员要具备强烈的信息意识和敏锐的信息洞察力，要善于捕捉、发现、挖掘和利用档案文献信息。只有具备档案信息导航素质，才能有针对性地做好对口服务单位的档案信息资源建设工作。2.档案信息挖掘素质。随着高校用户需求的日益个性化、多层次化，用户对档案需求在综合性、适用性、有序性方面提出了更高的要求。高校的教师和管理人员已不满足于对档案信息线索和数据的单纯获取，而是要求档案馆提供有深度的，对馆藏档案信息进行分析、筛选、编研之后的利用价值较大的档案信息资源。档案信息资源的开发利用不仅仅只是提供简单的一次文献查询，更重要的是要提供从各种档案信息资源中检索、挖掘出来的专题汇编、调研分析或者预测报告、决策参考等。这就要求档案专题馆员在熟悉对口服务单位档资源建设的基础上，从教学院系、职能管理部门的角度出发，组织、分析、提炼相关的档案信息资源，并将加工编研后的档案信息提供给对口服务单位，有效实现专题馆员的职责。同时，随时掌握对口服务单位的工作进展动态和学术研究动态，组建相关的教学、科研专题数据库，对对口服务单位的主要信息资源进行全面系统的分析、对比、归纳和提炼，形成档案文献综述和文献评介，使庞杂的档案信息资源由分散变为集中，最大限度地方便高校档案用户，满足其不断增长的档案信息需求。3.公共关系拓展素质。随着高等教育教学改革的不断深入，高校档案馆的工作也要紧随形势的发展而不断深入，主动开发、拓展新的信息服务项目为教学、科研、管理服务，拓宽档案工作的影响力，争取学校领导及各院系、职能部门对档案工作的更多支持。要做到这一点，专题馆员就要发挥比较大的作用，因为，他们不同于普通的馆员。专题馆员的身份给予了他们和各院系、职能部门交往的机会。作为档案馆与对口服务单位之间的桥梁，专题馆员必须建立与对口单位的紧密联系，和用户进行经常性的对话、交流，真诚地听取用户的意见和批评，利用各种不同的方法和手段，分析用户的需求，了解用户的心理，及时改进服务工作。
三、高校档案馆专题馆员的工作职责高校档案馆专题馆员的工作职责主要有以下几种:(1)建立档案馆主动了解用户需求的交流机制,专题馆员负责定期与对口服务单位进行固定的工作联系，采取多种方式加强与服务单位的沟通，诸如参加院系的相关会议和学术交流活动、跟踪工作进展等。(2)负责搜集、鉴别和整理对口单位的档案信息资源，并在档案馆网站上建立对口服务单位的档案信息资源专题信息。(3)协助对口服务单位进行教学、科研、行政事务等专题档案文献检索，逐步做到有针对性地为教学、科研、行政单位提供定期服务和决策参考服务。(4)为对口服务单位提供档案信息咨询服务，通过电话、电子邮件、面对面咨询等方式及时满足用户查询档案信息的需求。在档案馆网页上设立“专题馆员咨询园地”，公布专题馆员的个人联系信息，并借助网络技术，提供多种在线咨询服务。(5)提供用户利用档案的指导与培训,定期或不定期地开展各层次用户的培训活动,指导用户充分利用档案信息资源；经常向用户宣传推广档案馆的信息资源。专题馆员制度的建立需要制定明确的工作目标、详尽的岗位职责、科学的考核方法和切实可行的激励机制。高校档案馆可以根据自身的实际情况，确定是否实施该项制度。专题馆员制度的实施不可能一蹴而就，需要不断学习，一步一个脚印地扎实工作和毫不气馁地努力争取。笔者深信，高校档案馆只要以严谨、科学的态度推行该项制度，就一定能够收到较好的效果，促进高校档案服务方式的创新和档案信息资源开发利用水平的提高。
参考文献：
[1]谭浩娟.中外图书馆学科馆员制度的比较[J].科技情报开发与经济,2006（1）.
[2]韩翠峰“.学科馆员”制度的管理模式探析[J].甘肃科技,2005（11）.
[3]祝玲娟.图书馆学科馆员现状及发展方向[J].图书馆管理与实践，2005（4）.
档案助理馆员论文范文第2篇
关键词：信息技术 档案馆 西部盟市档案馆 集成化
1.各个省市档案馆的信息化发展
档案馆的工作相对于各大高校的档案馆而言更具有综合性，其覆盖人群更为广阔，业务内容更加丰富，用户对档案馆信息的需求量较之各大高校的档案馆有过之而无不及。随着社会的不断进行和社会公众对档案馆认识的不断加深，各个省市档案馆作为为拥有庞大的、极其丰富的公共信息资源的社会机构之一，需要不断的为社会公众和各大高校提供必要的信息综合类服务。受到自身人员配置、资金投入、政府关注程度等方面的局限性，目前我国各个省市档案馆在信息传递和信息共享等方面无法做到及时有效的传输，在信息技术真正融入到各个省市档案馆之前，各个省市档案馆只能利用自身现有的人力物力财力等在一定范围内提供有限的信息查询、咨询等服务。2000年全国档案工作会议上，我国国家档案局正式提出了档案管理需要进行信息化的要求，并在会上对此要求进行了具体的确定。
以信息化为发展背景，各个省市档案馆的现有资源在借助互联网进行资源共享和资源互通的基础上，在其丰富的资源种类和庞大的覆盖范围等优势下，日益成为社会和经济不断发展的重要组成部分，各个省市档案馆作为文化、文明、信息、历史等传播的载体，其文化理念和文化积淀也是各个省市档案馆自身不断发展和推动区域文明建设的重要支撑，随着各个省市档案馆的快速发展，各个省市档案馆的信息化变革为各个省市档案馆现有人员的定位和管理以及工作流程的转换等带来了巨大的压力，与此同时各个省市档案馆的现有服务内容也取得了前所未有的拓展空间。
2.信息化对各个省市档案馆定位的冲击
各个省市档案馆从传统意义上来看，主要是以现有的档案信息的积累以及以此为基础延伸出来的信息生产、加工、创造、存储、利用等功能，来为用户提供其所需要的信息服务。从源头而言，各个省市档案馆主要肩负档案信息的存储，拓展、传递和利用的责任和义务，尤其是在档案信息的存储和传递方面，作为各个省市档案馆的首要功能，随着信息技术的冲击，各个省市档案馆除继续保障进行宣传教育、档案收藏、开发服务、信息存储等基本功能以外，还需要在信息技术和现有的信息传播系统的优势下，对档案馆信息系统的多功能性自助服务进行研究和开发，以帮助用户更为便捷的进行自助式信息检索和使用。由此，在信息技术的冲击下各个省市档案馆的定位从功能定位、服务定位、人员定位等方面均有了新的调整。
2.1信息技术促进各个省市档案馆功能的逐步深化
按照传统型工作方式，各个省市档案馆主要以纸质的档案收集和管理为主，随着信息技术的不断融入，各个省市档案馆的手机范围得以进一步的扩大，在互联网的带动下，各个省市档案馆的存储载体无论从内容种类角度还是从内涵和外延角度均发生了极大的变化，磁盘、缩微胶片、光盘等高科技档案载体的出现打破了传统型纸质载体以往一统天下的格局，各个省市档案馆的现有收集和推广范围从传统型的纸质档案开始向电子档案与纸质档案并重的双套归档格局方向发展，这就为各个省市档案馆服务功能的进一步扩大提供了依据，同样也是各个省市档案馆成为信息中心，以及各个省市档案馆的开展更为深入的自我改革等提供了基本保障。网络时代，信息技术的融入为各个省市档案馆信息服务提供了计算机和通信网络两种物质基础，随着用户多样化需要的进一步升级，各个省市档案馆务必借助信息化来提升自身提供快捷、及时、有效、准确的信息服务的能力。
因此，各个省市档案馆在借用先进的现代化技术来不断完善现有信息输入和输出系统的同时，信息服务网络化的升级，也为以用户为中心的服务模式的构建提供了参考，通过加大对参考咨询服务、用户自助式服务功能、特色典藏开发等方向的探索。
2.2信息技术促进各个省市档案馆新功能的增加
各个省市档案馆在信息技术的冲击下，逐渐从单一化的纸质档案的存储和收集角度向电子文件的存储和收集方向发展，由于当今社会随着网络信息技术和数字技术的不断普及，办公自动化的全面推广，大量的电子文件以其传递及时、可以反复使用、可复制、可以随意删改等优势获得了广大用户的青睐，进而随着电子文件使用的不断普及，丰富的档案信息资源就此产生，为了保障用户的方便使用和满足档案馆的储存种类要求，同一物体的电子档案形式和纸质档案形式开始同时为各个省市档案馆所收录或开发，丰富的档案信息资源在网络化和信息化的大背景下，实现了异地档案资源瞬时共享和传输，使得各个省市档案馆档案信息资源在不断丰富自身的种类和进行二次开发的同时，也在各个省市档案馆加强内部管理的同时，形成了文档一体化的新型管理模式。
此种管理模式既可以借助不同的渠道和手段满足用户随时随地只要可以上网就能进行档案查询、咨询等服务功能的使用需要，又保障了各个省市档案馆的档案信息资源可以构建起全国联合的有效资源共享，如此，各个省市档案馆的档案信息的传输和开发功能日益凸显，各个省市档案馆作为档案信息资源的服务中心，不但可以肩负起向社会提供信息供应的职能，还肩负起新时代赋予的宣传教育、提升社会文明程度，如为社会大众提供更为丰富的科学文化知识，提高社会公共资源的开发和应用程度等的责任，如为各个省市档案馆同样存贮国家和本省市的发展历程，为推行爱国的传统教育做出了最好的范例。此外，在推进科研课题研究、学术论文的撰写、产品研发等方面在目前的现有功能中，各个省市档案提供着相关的档案资料的信息系统查询和目录查找等网上信息咨询服务。
2.3信息技术促进各个省市档案馆信息服务的创新
按照美国维纳曾经对信息的价值做出其主要在于传播而不是储藏的评价，各个省市档案馆作为信息存储和供应的中心，在当前市场经济不断发展的态势下， 每年都会产生大量的具有经济价值的丰富的档案信息资源，以各个企业所需要的信息为前提，各个省市档案馆可以以此为基础构建起企业和市场之间的枢纽，不断为企业提供市场变化和行业发展以及国家和国际等方面发展的相关数据和踪迹，为各个省市企业和经济的不断发展提供方向和基本资料。各个省市档案馆的档案等信息服务同样也具有一定的经济效益，并随着其种类的不断扩展逐渐呈现出市场化的趋势。各个省市档案馆在努力拓展信息服务方面除以用户的需要为基础提供多样化的服务功能以外，从使用的便捷性、快捷性、操作步骤的简洁性等方面进行了努力的拓展，并取得了一定的成果。
信息时代的来临，为个人成长、社会发展、科技进步等于档案信息搜集和利用的紧密结合提供了重要的帮助，个人性的信息服务在以人为本的原则下，可以针对不同用户对信息的需求，来提供及时、真实、准确、可靠的信息，而构建起符合自身发展的信息系统，并随时捕捉和分析不同用户群体的使用轨迹、习惯和需要，可以为自身开发深层次的、具有本省市档案信息发展和服务特色的档案信息资源供应渠道和供应模式，形成特色化、人性化、创新型、生态型信息服务模式奠定了基础。作为基础部门，各个省市档案所进社会化信息服务的途径与高校的档案馆相比相对较宽，但是在科研成果和教育材料等的收集和把握方面远没有高校档案馆的高、精、尖，为了弥补这一缺陷，满足当前用户的使用需要，各个省市档案的信息服务出现了新的服务方式，即各个省市档案信息服务的联合化，此种创新服务模式的形成，直接紧密联系起各个省市档案与高校档案馆、各个省市档案之间、各个省市档案与科研院所之间、各个省市档案与企业之间、高校与科研所之间、高校之间、高校与企业之间、高校与本省市档案之间的联合和合作，进而从横向和纵向两个层面对现有业务、功能、服务等种类和模式进行开拓。
2.4信息技术促进各个省市档案馆人员角色定位的变化
信息技术的冲击下，各个省市档案馆现有服务内容、现有服务功能、流程等均受随之进行了新的变化，而相应的各个省市档案馆人员角色定位也同样出现了新的变化。计算机和信息技术的应用解放了人的思维和大脑，原有的利用人力物力来化解大量用户信息咨询和查找的服务模式被打破，信息系统的进一步开发，将信息服务的供应提升到用户自助式使用，而各个省市档案馆人员需要将工作重点放在信息的收集、管理、开发和最大化利用以及对现有信息系统功能的开发和使用操作学习等方面。现代意识形态下的各个省市档案馆人员的工作不仅仅需要以档案馆为起点进行单向性的操作和服务，还需要不断的收集用户的意见和建议的反馈以及对用户的需要和使用习惯等进行分析。
也就是说，当前档案馆人员不仅需要提升自身的计算机应用能力，在最大化满足用户需要方面，还需要重新进行自我能力、素质的定位，提高自身的服务能力和质量，及时快速的跟上各个省市档案馆的发展节奏，并从前瞻性角度引领各个省市档案馆工作的可持续发展。由此，各个省市档案馆现有工作人员，不仅要从为用户提供事实性咨询、专题性咨询、指导性咨询工作角度入手进行自我升级和完善，还需要以传统信息服务为基础，不断的扩大信息服务的空间和范围，针对不同用户群体信息服务需求的多元化和复杂性提出集成化服务的角色转变，因此，各个省市档案馆人员的岗位工作必须走上多样化的发展道路，并按照信息服务手段的现代化来提供具有时效性、专业性、多样性、人性化的配套服务。
参考文献：
[1]张燕伟.综合档案馆政府信息公开网络平台建设研究.山东大学.2013（4）.
档案助理馆员论文范文第3篇
[关键词]档案管理；制度化；互动化；信息化
档案是人类对于自身的活动和文明成果有意识的进行记录和保存，对于人类的文明发展铺设了一个文化的长廊。档案对于一个单位来说是非常的宝贵的财富，它承载着一个单位的发展历史和光辉的成就，它是能够真实的还原历史，对于一个单位的进步和发展起到了至关重要的作用。因此档案的管理工作对于一个单位来说就不单单只是个保管员的工作，而是对于单位工作提升起到重要作用的工作，那么怎样能够让档案管理工作发挥最大的能量呢？
1.加强档案管理的制度化
制度对于任何单位，任何部门都是必须的。没有规矩不成方圆的这句古话是一个千古不变的道理。
1.1归档制度要健全
首先我们就来说说各类档案的归档问题，档案的前身是文件，档案是由文件引申而来的。但是随着社会的进步和文明的发展，档案变得更加的多种多样，除了书面形式上的文件之外，还包括许多的图片、音频和视频档案等。对于这些表现形式不同的档案就要进行分类的收纳和管理。文件中也会包括人事档案、会议档案、上级领导的文件档案等，对于这些都要做出细致的管理。以便以后需要时能够更快速查找。减轻今后的工作负担，从而更好的为其他部门服务。
1.2整理制度要健全
我们的档案在收集和收纳的过程中，也需要有严格的制度来约束，不能够盲目的进行归档工作。对于一个档案，我们首先要细致的检查其完整性、真实性，要做到去冗取精，保证档案的质量。对于不完整的档案我们要立即和有关部门联系，共同解决和跟进，做到不漏收一个有用的档案。对于有悖于事实的文件等我们也要坚决的进行退回并且与相关部门共同来查出事情的缘由，吸取教训，杜绝此类事情的再次发生。只有严格的把好第一关才能够更好的发挥档案管理的效能。
1.3日常制度要健全
除了整理和归档工作之外，档案管理的日常工作也是非常重要的，也要制定健全的相关制度。档案管理的日常工作主要包括档案的借阅、档案的调出、档案的保密、工作人员的职责等。档案的借阅是指其他部门的借看，档案都是非常珍贵的资料，所以在借阅的过程中一定要有详细的登记，不同等级的机密文件要设定不同等级人员的借阅限制，档案不能够长时间的外借等。档案的调出也要有相关的详细的一个流程，一定要按程序办事，不能随意调出和调入。档案的保密顾名思义就是要做好保密工作，不能随便泄露档案的内容。对于在档案馆工作的馆员也要制定规章制度来约束工作人员的日常工作，按章管理人员，按章管理档案。
2.增强与各个部门加强互动合作
变被动为主动，相较于以往传统的被动的等待，主动的与各个部门积极主动的合作会达到更加好的效果。这样一来，就可以在第一时间拿到第一手的档案资料，可以保证收纳工作的及时和准确，可以有效的防止漏收的现象发生。也可以在相关部门的帮助下更加准确的理解所收纳档案的内容，对于下一步的分类管理工作会有很大的帮助。提前沟通，将各个部门需要的档案信息提前整理准备好，这样就大大节约了各个部门等待的时间。档案馆是一个独立的部门，也是我们一个单位大家庭中的一员，与各个部门互助互利才能更好的发挥其作用。
3.广泛应用信息化的管理技术
在二十一世纪的今天，计算机技术的应用已经涉及到了很多的领域，而且在众多的领域中都发挥出了很大的作用，如今已经成为了人们工作中必不可少的一部分了。我们的档案管理工作也应该与时俱进，积极的引进信息化的技术。信息化的技术可以更加有效的帮助我们进行分类管理工作。对于档案的查询更加的便利了，不用在复杂的繁多的档案中翻找需要的档案，信息技术可以快速的帮助我们找到我们想找的档案，并锁定其位置。对于我们档案馆里没有的信息也可以通过互联网来向其他的档案馆来寻求帮助。计算机也可以把我们现有的资料和人事资源等通过形象的图表来表现出来，使得数据信息看起来更加的直观，可以更加有效的帮助对于单位的现状进行分析，有利于帮助单位制定下一步的工作计划。
结语
档案管理工作是一个看似轻松，实则非常繁复的工作。档案的管理工作是与一个单位的各个部门都相同的一个部门，档案馆可以说是一个单位的核心部门，是一个单位中至关重要的部门。所以我们在日常的工作中一定要坚守自己的职责，加强与各个部门之间的沟通和合作，不断的自我发展，从而更好的发挥档案管理的服务效能。
参考文献：
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[2]王仕成；；关于加强档案法制建设的思考[A]；陕西省第七次档案学术讨论会论文汇编（下册）[C]；2000年
[3]刘智勇；程玲华；；试谈高校档案工作内外部关系[A]；陕西省第七次档案学术讨论会论文汇编（上册）[C]；2000年
[4]马伟辉；；略谈档案信息资源在西部大开发中的作用[A]；陕西省第七次档案学术讨论会论文汇编（上册）[C]；2000年
档案助理馆员论文范文第4篇
一、引言
随着信息技术的不断发展和进步，各行业的管理方式发生了深刻的变化。射频识别技术（英文缩写rfid），是一种新型通信科技，它的工作原理是依靠系统自动提取对象特征数据进行匹配和识别，整个工作过程完全由设备自主完成。它是一种最新的自动识别技术，也成为电子标签。rfid具有处理速度快，处理信息量大，使用期限长等诸多优点。如果将rfid 技术与档案管理工作相结合，通过发挥其的技术特点可以有效提高档案管理工作效率，是未来图书馆重要的技术改造方向之一。
二、rfid技术在档案管理应用中的可行性
据统计资料显示，1990年，全国共有馆藏资料281236卷，电子文献目录56.8万条；2000年，全国共有馆藏资料321145卷，电子文献目录68.1万条；2011年，全国共有馆藏资料357021卷，电子文献目录105.26万条。面对如此巨大的馆藏资料，如果仅仅依靠人工开展管理工作，既繁琐又容易出差错。所以，必须要加快图书馆档案管理信息化步伐，而使用rfid技术则能够突破传统馆藏资料管理方法的局限性，显著提高图书馆管理工作效率。
rfid 技术能够广泛应用到资料流通、借还登记、目录搜索以及信息查询等工作环节中。假如放弃传统的条形码识别方法本文由论文联盟收集整理，在每份资料文献中添加rfid电子标签，再利用配套电子设备进行扫描识别，则可以有效提高图书馆总体工作效率。不管档案被放置在何处，都可以通过电子扫描的方法获得它的准确位置。借助rfid系统，图书馆工作人员可以快速准确的查找文献资料，提高工作效率。总体来说，利用rfid技术改造图书馆管理工作条件，有以下几方面的优点：
（一）提高管理人员的工作效率
资料传送是图书馆文件管理中经常遇到的环节。过去的文件接管模式是，文件在送至档案室归档前，工作人员先做好文件资料信息登记和备案，再将资料移交给档案库，档案室管理人员再仔细核对文件信息并签收入档。
借助rfid 技术，能够有效缩短文件传送工作流程。在传送之前，先在微机上选择文件接收人员名字，后者可以登录系统查看相关文件信息，当文件被传送过来时，不需要人工核对文件资料信息，只需要用扫描仪读取文件上的电子标签即可将信息输入到电脑系统当中，这样就完成了文件接收工作，整个过程十分轻松简单。
（二）简化文件管理流程与借还手续
文件被档案室接收之后，首先要做好受控工作。首先要将文件按照不同的类别和档案号进行归类在传统工作模式下，该环节依然由人工来完成。主要有三个主要工作内容：（1）印章管理，每份文件资料上都要加盖专用章，再按照要求填写档案文本信息，例如页码、时间、类别等；（2）在制定文件标签粘贴在文件上面，其标签信息大致与第一步的信息内容相当，每个文件都有制定的标签粘贴位置，上面附带文件的个性信息；（3）再将文件信息输入到电子表格当中，用打印机输出纸质表格，将其贴在文件封面上。
不管是哪种人工文件管理工作，都存在诸多缺陷和不足之处，例如字迹潦草、墨水褪色难辨、信息出入、粘贴不规范、容易磨损等。因此，在面对大量文件存档工作时，工作效率会明显下降，一个微小的差错可能要耽误工作人员大量时间精力。
而rfid 技术可以有效化解上述难题。只要将文档资料信息一一输入到电子信息系统中，电脑就会自动生成标准的rfid标签，利用其替代传统的条形码和纸质标签，可以有效缩短工作流程，提高档案管理工作效率。
文件、档案的借还是图书馆档案管理的重要工作，以往同样采用人工处理方法，工作效率比较地下，出错率较高。按传统工作方法，要依靠人工来查阅卡片。每查找一次卡片就要在数百张卡片中翻阅，一一匹配卡片信息，工作效率十分低下。如果要处理大量查阅请求，则需要投入十分巨大的人力，查阅成本十分高。
如果充分发挥rfid标签的技术优点，研发一种全新的借阅卡，则可以有效化解上述难题。利用rfid借阅管理技术，系统会对于不符合借阅条件的行为及时发出报警信号。工作人员扫描用户的借阅卡时，如果符合借阅条件，将要借出的文件扫描rfid标签，文件资料信息就会自动输入到借阅系统，用户输入id信息和密码确认之后，就完成了一次借阅工作。被借出的文件如果超期不还，系统会自动提醒工作人员。上述借阅过程一般只要不超过五秒的时间。
（三）保证档案安全与提高档案整架效率
传统档案安全防范方法主要有两种，一是靠事物障碍封闭，另一个是靠制度规范。这种安全制度存在诸多缺陷，每个操作环节都需要人工投入，这种低效管理办法大大降低了档案的利用效率。采用rfid技术可以有效化解上述问题。由于每份文件资料都子带一个电子标签，电子扫描仪可以在有效范围内扫描到文件标签，如果文件被违规移动，系统可以及时发现其的异常情况发出报警，这显然有效提高了安全防范的效率。
每个图书馆、档案室都保存成千上万份档案资料，因而盘点库存工作量十分巨大。传统清库方法是，人工将文件一一从架上取下来，手工登记后再归还。而利用rfid技术，只需要用扫描仪沿着档案架逐个扫描即可将所有在架文件资料收入电脑系统当中，免去了逐份取下手工登记的繁琐工作。手工盘点过程中，十分容易出现档案复位出错的情况，增大了日后档案查阅困难。在rfid 技术下，归还档案只需用扫描仪扫描rfid标签，即可显示文件的存放地址，大大提高了归档效率。利用rfid技术，一方面可以为档案室节约大量的人力物力，另一方面可以有效提高工作质量，避免人工操作带来的各种失误。
三、rfid技术在档案管理中的应用价值
转贴于论文联盟
为响应新时期档案工作要求，提高档案管理保密级别和工作效率，充分把握好档案保密与利用之间的矛盾，要加紧利用rfid技术创新档案管理工作模式。实践经验告诉我们，rfid技术能够有效平衡档案安全与利用的冲突，具有十分重要的应用价值。
（一） rfid 技术在档案管理工作中的应用成本与效益
现代档案管理系统，要充分综合上述档案管理工作要求，具备良好的实际操作功能，利用现有的管理资源降低图书馆工作人员的工作量，提高工作效率；rfid标签提取的档案数据，还可以支持其他管理工作，其功能价值十分可观。任何一项技术的采用，都必须要符合投入 产出规则，只有收益大于投入才具有可行性。
由于大多高校图书馆馆藏资料众多，数量巨大，因此要充分做好系统建设前的规划设计工作。可以选择部分相对成熟的利用率较高的馆藏资源作为测试对象，例如科研档案、教学档案、人文档案等，可以在现有的档案数据库基础上，丰富和完善档案信息，为rfid系统的使用做好准备。
由rfid 技术制作文件标签，能够有效提高图书的借阅、归还操作效率，还可以支持快速检索工作，追踪任何文件的具置。可以充分利用现有的局域网络资源，结合rfid档案搜索技术，提高文件的识别和检索效率，总体来看，这种技术创新能够为图书馆节约大量的人力和物力，具有很高的经济效应。
（二） rfid 技术应用对档案管理工作的提升作用
档案管理工作不是孤立片面的，在科研方面也离不开档案工作的支持。实践证明，档案工作的管理水平高低会直接影响科研工作的进度和效果。档案管理的目的是要不断提高档案利用效率，因此档案管理效率直接影响档案利用率。采用rfid技术改造档案管理模式，是提升档案工作效率的重要途径。rfid 技术的投入使用，能够有效提高档案借阅、归档、查找效率，大大提高了工作人员的管理水平，同时，rfid技术还可支持文件保密工作，可根据保密层级控制档案的借阅权限。能够根据管理制度及时督促外借档案的归还，还可以对外借档案进行统计和分析，满足各种档案管理工作需求。可以说，rfid技术的应用，能够帮助档案工作人员显著提升工作效率和质量。
档案信息统计是衡量档案利用效率的重要工具，在rfid模式下的档案管理系统可以提供功能完善的即时统计服务。可以从不同的统计维度来分析档案利用情况，例如可以统计借阅者人数、同一本文献被借阅的次数、某一个时间段内文献的利用率等，通过这类精确的数据统计分析，可以即时发现不同文献的使用效率，从而帮助图书馆做出资源调整决策，最大程度满足读者的需求。此外，基于rfid技术的管理系统能够支持历史借阅查询，为图书馆清库提供更加详细的参考资料。
由于 rfid 标签具有很强的兼容性，且携带了大容量存储库，因此可以对现有标签内容进行添加和调整。实物文件资料需要使用多种保存技术，为了有效保证档案资料的安全和完整， 可以尝试和采用不同的保管方法。在rfid技术环境下，可以不接触实物文件资料即可进行标签扫描工作，从而降低了清库过程中对实物资料的损毁概率，有效保证了档案资料的完整性。
（三） rfid 技术对档案管理的安全作用
由于rfid技术具有诸多特点和强大功能，它在图书馆中的充分利用将会显著提升工作人员的总体工作效率，提高馆藏资料的安全性以及综合查询服务质量。在开发rfid技术的同时，即可实现对图书资料信息的保密，同时还能够将保密工作从事后补救升级到事前防范和事中控制上，安全性得到显著改善。
文献安全是图书馆工作的重要目标。传统图书资料的管理工作，一直采用卡片模式，无法针对资料重要性进行安全分级，也不能有效控制借阅读者的范围和权限，从而导致许多珍贵高保密级资料受到了不应有的损坏，给文献保密工作带来了巨大的安全隐患。
档案助理馆员论文范文第5篇
【关键词】网络 高校档案馆 功能建设
信息技术的发展,加速了社会信息化的进程,且不断“侵入”社会的各个领域。由此,高等教育也不断呈现现代化的特点,并将信息化建设作为发展的重要手段。目前我国高等教育的信息化已逐步发展,截止2006年,“中国教育科研网(cernet)工程已得到延伸和扩展,已建成2万公里的dwdm/sdm高速传输网,其传输容量高达40g~400g,覆盖200个主要城市,主干网传输速率达到2.5g,并有多条国际和地区性信道。”[1]为高等教育信息化的发展奠定了一定的基础。从目前各校的发展来看基本实现了校园网络化,办公自动化,将信息技术与教学、科研有机结合起来,将图书馆、档案馆纳入校园数字化的范围。
高校档案馆承担着服务学校办公,辅助教学科研,协助教师评级,方便学生学习等责任,因而除具备档案馆应具有的提供利用,传播文化等功能外,还呈现特有之处。面对社会发展的新形势,高教建设的新进展,高校档案馆自当重新定位形象,转变工作方式,优化信息服务,在发挥档案馆应有的作用的同时,充分体现高校档案馆这一特殊身份。长久以来,高校档案馆都活动在“幕后”,并因其隐性的服务工作,未得到足够的重视。新的环境下,如何借网络之力,乘信息整合之势,实现各项功能的合理构建,提高高校档案馆的用户满意度,需要引起我们的共同关注。
1 高校档案馆功能建设的新特点
网络技术改变了高校档案馆原有的办公环境,使档案的收集、整理、保管、加工、利用等工作烙上现代化的印记。同时,也赋予了高校档案馆新的功能内涵,使其呈现出新的特点。历史的沉淀,却不意味着记忆的尘封;知识的贮藏,是为了全新的超越。新的环境为高校档案馆原有功能的实现创造了更为有利的环境,也为其功能的拓展提供了必备的条件。
1.1 数字化建设提上日程,管理实现系统化
高校办公自动化与电子政务的发展,对高校档案管理工作产生了很大的影响,数字化成为档案馆发展必经之路。计算机成为档案馆开展工作的重要工具,网络成为文件的重要传输途径。随着校园网络化的建设,各部门均采用了现代化的办公手段,文件“与生俱来”的数字化特性,使其“所到之处”都充满着现代化的气息。计算机、打印机、扫描仪、操作系统、办公软件等等各种软硬件环境的建立,成为其生存的必要前提。电子文件的广泛生成,对原有的保管方式提出了挑战。一方面,手工操作已无法适应信息的产生所呈现的量大质杂的特点。另一方面,电子文件所要求的保管环境,也迫使高校档案馆加快数字化的进程。自动编目,自动标引,自动检索等自动化的管理方式十分必须。此外,技术的进步,加速了信息的流通。信息利用的高速传输与精准性成为信息服务的重要标准,也成为衡量档案工作的重要指标。办公的自动化,纸质文件的数字化,文件传输的网络化,电子文件管理的系统化成为档案馆工作的主要特点。
1.2 信息的属性愈加显现,服务意识不断增强
信息资源管理是20世纪70年代末、80年代初兴起的新兴领域,可将其划分为传统信息管理、信息管理和信息资源管理阶段。从传统管理阶段开始,文献记录管理就成为信息管理关注的重要领域[2],且随着网络和计算机的发展,图书馆、档案馆的信息资源建设与共享模式不断发展。档案信息不再是馆内的自闭管理,而形成了联合图书馆,情报所等机构的面向公众的信息服务。高校档案馆作为学术资源的集合之处,优秀成果的蕴藏之所,自然成为人们获取有价值信息的重要基地。网络环境下,信息呈现出整合与共享的特点。获得信息的多少,相关程度的高低,信息价值的大小等因素成为机构、组织、乃至个人活动成功的关键。高校档案馆在服务学校,辅助教师,方便学生的过程中,应适应环境的变化发展,紧跟时代的脚步,充分挖掘档案信息资源,主动、适时的提供利用。进而,保持自身的优越性,及发展的可持续性。
1.3 对象的需求渐为注重,科研教学始为要事
高校档案馆是高校所形成档案的保管之处,更是档案利用的总后方,为学校正常办公,教学科研活动提供保障。高校档案馆依托高校,服务高校,并在学校的发展建设中发挥重要作用。高校档案馆收集、整理、保管的大量资料,既是教师教学科研的重要素材,也成为学生学习成长的重要辅助。信息的快速增长,在丰富档案馆藏量,满足师生需要的同时,也提高了对信息鉴定的要求,以及信息筛选的难度。由此,档案的提供利用工作要在遵循“增收”有价值信息的原则的同时,还要有针对教师、学生的不同需求有选择性的收集,突出重点,有所侧重,以此提高档案工作效率。
1.4 校园文化建设蓬勃发展,社会教育功能凸显
和谐校园的建设作为和谐社会建设的重要组成部分,其根本在于构建一种和谐的校园文化。和谐校园文化“是以学生、教师、学校的发展为宗旨,以教师和学生为主体,以社会主义核心价值体系为主线,以先进、创新、宽容、和谐的精神文化为核心,是独特、典雅、人文的物质文化,民主、平等、高效的制度文化和理性、诚信的行为文化相统一的,具有时代特征的一种群体文化。”[3]校园文化的发展使高校档案馆的文化功能表露无遗,也决定了高校档案馆藏与用并举,并更加突出“用”。用什么(档案),怎样用(档案),何时用(档案),用之(档案)为何(事件),乃至如何(手段)用之,都是高校档案馆要考虑的重要问题。文化,需要宣传,需要教育。档案,可用于宣传,适合于教育。高校档案作为学校在日常工作及其进行的各项活动中形成的真实记录,记载了学校发展历程,反映着学校建立、建设过程,记录学校教学、科研状况等,是高校动态发展的固化形式,也成为校园文化建设的重要资源。校史博览、名人事迹等则以其真实、现实的特点成为教育的重要素材。
2 加强高校档案馆功能建设的具体措施
高校档案馆功能建设的新特点,决定了其工作开展进入新的篇章。新的形势下,高校档案馆自应审时度势,以全新的姿态,用全新的方式,演绎兰台路上的精彩。
2.1 制度建设,强化指导
由教育部部长周济、国家档案局局长杨冬权签署的,教育部和国家档案局联合制定的《高等学校档案管理办法》(以下简称《办法》),已于2008年9月1日起正式实施。这一《办法》的实施将在推进高等教育又快又好的发展同时,为新时期新阶段高校档案馆工作的发展提供了制度上的规范。《办法》规定了高校档案工作校长领导制,强化了高校档案工作的条件保障,并对高校档案馆工作人员提出具备科学文化知识及现代化管理技能的要求。[4]国家适时的对高校档案管理办法进行了修订,为新时期高校档案管理工作的发展提供了保障。高校档案馆也要以此为契机,适应外部环境的变化,立足自身特点,对原有制度进行修订,指导具体实践,以积极采取措施维持自身发展。
2.2 更新理念,引入技术
长久以来,档案的作用未能得到充分的发挥,其原因就在于以消极的观念被动的对待外部的“不重视”。网络环境下,提倡开放与共享,无论是“被”领入这个趋势之中,还是一种自身的觉醒,档案部门首先要做的便是更新理念。用全新的理念,指导新阶段的工作。目前有学者基于企业形象战略(cis:corporate identity system)提出了档案馆理念识别系统,并将理念系统的基本要素设定为:档案馆发展目标、人际关系准则、工作人员的道德规范以及档案馆对外行为准则等等。[5]高校档案馆的理念通过其具体工作的开展得到体现,并融入现代元素。长远的发展目标,和谐的人际关系,系统的管理方式,现代化的技术手段,高素质的人才队伍,互为前提,也成为档案工作的基本条件。而先进技术的引入,将助高校档案馆一臂之力。基础工作的进行,宣传活动的开展,反馈信息的收集,工作效率的测评等等,都适用科技的“催化”作用。
2.3 优化队伍,引进人才
档案工作人员是具体档案行为的实施者,也是档案工作开展情况的重要决定因素。高校档案馆人员队伍建设具有特别的优势,一方面,高校档案馆依托高校,能够最先接触到前沿的理论,为馆内人员理论素养的提高,及其继续教育提供了便利,从而避免技术进步与人员知识结构之间的矛盾。实践经验与理论知识的结合也是为创新的最好基础。另一方面,高校得天独厚的人才优势,是档案馆引进高素质人才的重要基地。专业的技术,学习的能力,将为高校档案馆的发展增添活力。此外,还要重视引进相关专业的优秀人才进馆,以促进知识的融合与交流。
2.4 强化基础,突出利用
信息社会的发展,加速了信息的流通,为用户提供了便利,也为档案馆的发展提供了契机。为此,档案工作需加大“两个对象”的关注,一个是工作对象——档案信息,另一个是服务对象——用户。档案工作应在遵循基本原则的前提下,以“两个对象”为主线加以展开。高校档案馆应准确把握社会大局,充分认识学科的发展方向,在考虑用户的潜在需求的前提下,及时迅速的进行信息收集。同时,结合档案的特点与信息的属性,完整安全的贮存信息,系统有序的管理信息,以便在用户产生利用需求时,提供准确快速的信息服务。厚基,广用,继而勃发。高校档案馆将成为学校,教师,学生的“好帮手”。
2.5 加强合作,多方参与
信息的共享与整合已经成为了一个大趋势,档案馆不再以一家之力,做自扫门前雪之事。合作与交流成为信息生产与传播的重要途径,也成为各项活动不可或缺的重要环节。高校档案馆的合作交流应表现在一下几方面:首先,进行校内的交流,准确了解各方需求,以便有针对性的开展工作;与各院系交流,了解学术发展动态,及时更新管理理念与方法,捕获最新的信息;与师生交流,了解对象的需求特点,提高档案信息的认知度;与校内图书馆合作,充分发挥信息机构的优势,进行资源整合。其次,与国内外的优秀高校进行交流,了解高校档案工作的开展情况,取长补短,增进友谊,共同进步。再次,与社会组织进行交流。把握社会发展动态,跟踪社会发展需要,不断完善与优化自我,集多家之力创效,为学校建设,教师科研,及学生就业提供信息支持。
参考文献
[1] 吴启迪.中国高等教育信息化发展与展望.上海信息化,2006(5):10-14
[2] 马费城,李纲,查先进.信息资源管理.武汉:武汉大学出版社,2001:30
[3] 陆岩,乔长水.和谐校园文化的内涵分析.思想政治教育研究,2008(2):11-13
