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文件管理论文范文第1篇
一、电子文件档案管理与传统档案管理的区别
1、电子文件档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
2、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
3、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
4、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
5、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
二、法院电子文件在归档方面的现状与分析
从目前来看，电子文件在归档管理等方面还存在的问题：
1、原稿被忽视，随意遭删改.在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。
2、归档程序不明确，存贮载体不安全.电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是，目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。
3、归档不鉴定，真伪不辨别.电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作。对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。
4、人员素质低，专业人才缺.电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，从事档案工作人员中有相当一部分素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。
造成上述问题的原因主要有两个方面
1、思想认识问题。传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，自从计算机应用于档案管理后，电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物，作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而，有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足，这些人观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对电子文件的优点视而不见，不接受新生事物，不参加学习培训，不懂得计算机操作，总是按老的一套来对待工作，这就给电子文件的归档工作带来了影响，这是原因之一。
2、管理工作滞后问题。目前，计算机软件的开发很快，五花八门，日新月异。然而，国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规，许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。有的单位虽然有规章制度，但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点，因此，操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展，这是影响电子文件归档的原因之
三、提高单位电子文件管理水平的对策
把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。如何提高单位电子档案管理水平，应该从以下几个方面入手：
1、从电子文件的收集、积累基础工作入手
在纸质档案管理中，档案收集是档案工作诸环节的第一个环节，档案收集工作如何，对后续各环节的影响很大。因为，如果应该收集归档的文件而没有收集归档，不仅影响了档案的完整性，而且不利于今后的开发利用。“对于电子档案来说，电子文件的收集也是诸环节的第一个环节，是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案，其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时，或者从保留文件重要修改过程的信息考虑，则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，则应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系，尤其是对无纸化系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。必要时，应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。”
2、严格电子文件的归档管理
电子文件归档，是将应当归档的电子文件，经过整理确定档案属性后，从电子计算机的存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件，其归档的方法是不同的，如果是电子计算机网络系统，按要求转数据库或记录有归档的标识即可完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件归档，就必须做一些辅助和认证工作，要与相关的纸质文件结合归档。就目前而言，电子文件归档应符合下列要求，首先从归档时间上看，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件，宜采用备份的方法，在网上进行，但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次，从归档电子文件的数量看，为确保电子文件的真实性，便于保管和利用，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。归档电子文件的格式，应为通用标准，如文档文件宜采用TXT格式或DOC格式，数据文件宜采用DBF文件，图像文件宜采用JPG格式等，在对电子文件进行归档的同时，应注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明，必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。
3、健全电子文件管理的检查审核制度
2001年10月16日，国务院办公厅下发的《电子公文传输管理暂行办法》中明确指出：“电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力”。因此，电子公文管理工作要得到强化，就必须建立相应的核查制度，定期对文书、档案部门进行管理检查，重点检查归档文件是否完整，公文档案形成的过程手续是否齐全，是否符合归档、立卷和网上传输的要求等等。
4、规范公文制作和控制程序
对形成的新的公文档案要指定一个终端（专人或部门），各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送，确保各种来源的档案实现统一的格式和结构，便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则，尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限，对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留，不可任意进行删除处理。
5、加强电子文件软、硬件设施管理
要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度保持在17-20℃之间，相对湿度保持在35-40%之间，同时强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。
6、重视和加快电子文件管理人员的培养
电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。因此，培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。就目前各机关单位来说，一是要重视吸纳专业型的人才充实到干部队伍中来，如电子计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽调一批学历达到一定水平且热爱档案管理工作的人员，对他们系统的进行档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术进行强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。
参考文献：
文件管理论文范文第2篇
一般来说，软件工程师总是非常乐观。当他们在计划软件项目时，经常认为每件事情都会像计划那样运行，或者，又会走向另外一个极端。软件开发的创造性本质意味着我们不能完全预测会发生的事情，因此制定一个详细计划的关键点很难确定。当有预想不到的事情引起项目脱离正常轨道时，以上两种观点都会导致软件项目的失败。
目前，风险管理被认为是IT软件项目中减少失败的一种重要手段。当不能很确定地预测将来事情的时候，可以采用结构化风险管理来发现计划中的缺陷，并且采取行动来减少潜在问题发生的可能性和影响。风险管理意味着危机还没有发生之前就对它进行处理。这就提高了项目成功的机会和减少了不可避免风险所产生的后果。
2什么是风险
所谓“风险”，归纳起来主要有两种意见，主观说认为，风险是损失的不确定性；客观学认为，风险是给定情况下一定时期可能发生的各种结果间的差异。它的两个基本特征是不确定性和损失。IT行业中的软件项目开发是一项可能损失的活动，不管开发过程如何进行都有可能超出预算或时间延迟。项目开发的方式很少能保证开发工作一定成功，都要冒一定的风险，也就需要进行项目风险分析。在进行项目风险分析时，重要的是要量化不确定的程度和每个风险相当的损失程度，为实现这一点就必须要考虑以下问题：
要考虑未来，什么样的风险会导致软件项目失败？
要考虑变化，在用户需求、开发技术、目标、机制及其它与项目有关的因素的改变将会对按时交付和系统成功产生什么影响？
必须解决选择问题，应采用什么方法和工具，应配备多少人力，在质量上强调到什么程度才满足要求？
要考虑风险类型，是属于项目风险、技术风险、商业风险、管理风险还是预算风险等？
这些潜在的问题可能会对软件项目的计划、成本、技术、产品的质量及团队的士气都有负面的影响。风险管理就是在这些潜在的问题对项目造成破坏之前识别、处理和排除。
3风险管理
项目风险管理实际上就是贯穿在项目开发过程中的一系列管理步骤，其中包括风险识别、风险估计、风险管理策略、风险解决和风险监控。它能让风险管理者主动“攻击”风险，进行有效的风险管理。
在项目管理中，建立风险管理策略和在项目的生命周期中不断控制风险是非常重要的，风险管理包括四个相关阶段：
风险识别识别风险的方法常用的有风险识别问询法（座谈法、专家法）、财务报表法、流程图法、现场观察法、相关部门配合法和环境分析法等。
风险评估对已识别的风险要进行估计和评价，风险估计的主要任务是确定风险发生的概率与后果，风险评价则是确定该风险的经济意义及处理的费/效分析，常用的方法有：概率分布、外推法、多目标分析法等。
风险处理一般而言，风险处理有三种方法，①风险控制法，即主动采取措施避免风险，消灭风险，中和风险或采用紧急方案降低风险。②风险自留，当风险量不大时可以余留风险。③风险转移。
风险监控包括对风险发生的监督和对风险管理的监督，前者是对已识别的风险源进行监视和控制，后者是在项目实施过程中监督人们认真执行风险管理的组织和技术措施。
在IT软件项目管理中，应该任命一名风险管理者，该管理者的主要职责是在制订与评估规划时，从风险管理的角度对项目规划或计划进行审核并发表意见，不断寻找可能出现的任何意外情况，试着指出各个风险的管理策略及常用的管理方法，以随时处理出现的风险，风险管理者最好是由项目主管以外的人担任。
险识别
风险识别就是企图采用系统化的方法，识别某特定项目已知的和可预测的风险。常用方法是建立“风险条目检查表”，利用一组提问来帮助项目风险管理者了解在项目和技术方面有些风险。在“风险条目检查表”中，列出了所有可能的与每一个风险因素有关的提问，使得风险管理者集中来识别常见的、已知的和可预测的风险，如产品规模风险、依赖性风险、需求风险、管理风险及技术风险等。“风险条目检查表”可以以不同的方式组织，通过判定分析或假设分析，给出这些提问确定的回答，就可以帮助管理或计划人员估算风险的影响。软件项目一般有如下五类风险：
4.1产品规模风险
有经验的项目经理都知道：项目的风险是直接与产品的规模成正比的。与软件规模相关的常见风险因素有：
估算产品的规模的方法（LOC或代码行，FP或功能点，程序或文件的数目）。
产品规模估算的信任度
产品规模与以前产品规模平均值的偏差
产品的用户数
复用的软件有多少
产品的需求改变多少
4.2需求风险
很多项目在确定需求时都面临着一些不确定性和混乱。当在项目早期容忍了这些不确定性，并且在项目进展过程当中得不到解决，这些问题就会对项目的成功造成很大威胁。如果不控制与需求相关的风险因素，那么就很有可能产生错误的产品或者拙劣地建造正确的产品。每一种情况都会导致使人不愉快。
与客户相关的风险因素有：
对产品缺少清晰的认识
对产品需求缺少认同
在做需求中客户参与不够
没有优先需求
由于不确定的需要导致新的市场
不断变化需求
缺少有效的需求变化管理过程
对需求的变化缺少相关分析
4.3相关性风险
许多风险都是因为项目的外部环境或因素的相关性产生的。经常我们不能很好地控制外部的相关性，因此缓解策略应该包括可能性计划，以便从第二资源或协同工作资源中取得必要的组成部分，并且觉察潜在的问题。与外部环境相关的因素有：
客户供应条目或信息
内部或外部转包商的关系
交互成员或交互团体依赖性
经验丰富人员的可得性
项目的复用性
4.4管理风险
尽管管理问题制约了很多项目的成功，但是不要因为风险管理计划中没有包括所有管理活动而感到惊奇。在大部分项目里，项目经理经常是写项目风险管理计划的人，并且大部分人都不希望在公共场合暴露自己的弱点。然而，像这些问题可能会使项目的成功变得更加困难。如果不正视这些棘手的问题，它们就很有可能在项目进行的某个阶段影响项目。当我们定义了项目追踪过程并且明晰项目角色和责任，就能处理这些风险因素：
计划和任务定义不够充分
实际项目状态
项目所有者和决策者分不清
不切实际的承诺
员工之间的冲突
4.5技术风险
软件技术的飞速发展和经历丰富员工的缺乏，意味着项目团队可能会因为技巧的原因影响项目的成功。在早期，识别风险从而采取合适的预防措施是解决风险领域问题的关键，比如：培训、雇佣顾问以及为项目团队招聘合适的人才等。主要有下面这些风险因素：
缺乏培训
对方法、工具和技术理解的不够
应用领域的经验不够
新的技术和开发方法
不能正确工作的方法
5风险估计
风险估计，又称风险预测，常采用两种方法估价每种风险。一种是估计风险发生的可能性或概率，另一种是估计如果风险发生时所产生的后果。一般来讲，风险管理者要与项目计划人员、技术人员及其他管理人员一起执行四种风险活动：
（1）建立一个标准（尺度），以反映风险发生的可能性。
（2）描述风险的后果。
（3）估计风险对项目和产品的影响。
（4）确定风险的精确度，以免产生误解。
另外，要对每个风险的表现、范围、时间做出尽量准确的判断。对不同类型的风险采取不同的分析办法。
1．确定型风险估计
（a）盈亏平衡分析
盈亏平衡分析（Break-EvenAnalysis）通常又称为量本利分析或损益平衡分析。它是根据软件项目在正常生产年份的产品产量或销售量、成本费用、产品销售单价和销售税金等数据，计算和分析产量、成本和盈利这三者之间的关系，从中找出它们的规律，并确定项目成本和收益相等时的盈亏平衡点的一种分析方法。在盈亏平衡点上，软件项目既无盈利，也无亏损。通过盈亏平衡分析可以看出软件项目对市场需求变化的适应能力。
（b）敏感性分析
敏感性分析（SensitivityAnalysis）的目的，是考察与软件项目有关的一个或多个主要因素发生变化时对该项目投资价值指标的影响程度。通过敏感性分析，使我们可以了解和掌握在软件项目经济分析中由于某些参数估算的错误或是使用的数据不太可靠而可能造成的对投资价值指标的影响程度，有助于我们确定在项目投资决策过程中需要重点调查研究和分析测算的因素。
（c）概率分析
它是运用概率论及数理统计方法，来预测和研究各种不确定因素对软件项目投资价值指标影响的一种定量分析。通过概率分析可以对项目的风险情况做出比较准确的判断。主要包括解析法和模拟法（蒙特卡罗MonteCarlo技术）两种。
2．不确定型风险估计
主要有小中取大原则、大中取小原则、遗憾原则、最大数学期望原则、最大可能原则。
3．随机型风险估计
主要有最大可能原则、最大数学期望原则、最大效用数学期望原则、贝叶斯后验概率法等。
5.1建立风险清单
风险清单是关键的风险预测管理工具，清单上列出了在任何时候碰到的风险名称、类别、概率及该风险所产生的影响。其中整体影响值可对四个风险因素（性能、支持、成本及进度）的影响类别求平均值（有时也采用加权平均值）。
一旦完成了风险表的内容，就可以根据概率及影响来进行综合考虑，风险影响和出现概率从风险管理的角度来看，它们各自起着不同的作用（见图1）。一个具有高影响但低概率的风险因素不应当占用太多的风险管理时间，而具有中到高概率、高影响的风险和具有高概率及低影响的风险，就应该进行风险分析。
5.2风险评估
在风险分析过程中，我们对风险进行评估时可以建立一个如下的四元数组：
[ri,li,xi，yi]
其中，ri是风险，li为风险出现的概率，xi则表示风险损失大小，yi则表示期望风险。
一种对风险评估的常用技术是定义风险的参照水准，对绝大多数软件项目来讲，风险因素——成本、性能、支持和进度就是典型的风险参照系。也就是说对成本超支、性能下降、支持困难、进度延迟都有一个导致项目终止的水平值。如果风险的组合所产生的问题超出了一个或多个参照水平值时，就终止该项目的工作，在项目分析中，风险水平参考值是由一系列的点构成的，每一个单独的点常称为参照点或临界点。如果某风险落在临界点上，可以利用性能分析、成本分析、质量分析等来判断该项目是否继续工作。图2表示了这种情况。
但在实际工作中，参照点很少能构成一条光滑的曲线，大多数情况下，它是一个区域，而且是个易变的区域。因而在做风险评估时，尽量按以下步骤执行：
（1）定义项目的水平参照值
（2）找出每组[ri,li,xi，yi]与每个水平参照值间的关系
（3）估计一组临界点以定义项目的终止区域
（4）估计风险组合将如何影响风险水平参照值
5.3估计损失的大小
表1是风险分析表的一个例子，可以建立一个用风险、损失概率、损失大小和期望风险这样的风险评估表。
在表1所示的风险估价的例子中，一个理论项目已经识别了从1到20周期间的潜在的几个风险，风险发生的概率范围在5%到50%之间。在现实的项目中，可能会识别出比此表要多得多的风险。
损失的大小常常比概率更容易受到控制。在以上的例子中，可以很精确地估计出完全支持自动从主机更新数据的时间是20个月。根据管理层将在何时讨论项目建议书,可以知道项目不是在2月1日就是3月1日会被批准。如果假定会在2月1日批准，项目被批准的风险大小会比期望的长一些，也就是1个月时间。
如果损失的大小不容易直接估计出来，可以将损失分解为更小的部分，再对其进行评估，然后将各部分评估结果累加，形成一个合计评估值。例如，如果使用3种新编程工具，可以单独评估每种工具未达到预期效果的损失，然后再把损失加到一起，这要比总体评估容易多了。
5.4评估损失的概率
评估损失的概率要比评估损失大小更具有主观性。这里有许多实践方法可以提高主观评估的准确度。有以下方法：
由最熟悉系统的人评估每个风险的发生概率，然后保留一份风险评估审核文件。
使用Delphi法或少数服从多数的方法。使用Delphi法，必须要求每个人对每个风险进行独立地评估，然后讨论（口头或纸上）每个评估的合理性，特别是最高和最低的那个。一轮轮讨论，直到达成共识。?使用“形容词标准”。首先让每个人用表示可能性的形容词短语选择风险的级别，如非常可能、很可能、可能、或许、不太可能、不可能、和根本不可能。然后把可能性的评估转换为数量化的评估（Boehm1989）。
5.5整个项目超限和缓冲
实际上，表1中表示的期望风险的计算数值来源于一个被称为“期望值”的统计术语。设计欠佳引起的风险如果真正发生将花费15周的时间。既然它不是100%地会发生，当然不能预计损失15周时间。但它也不是没有可能发生，所以也不应指望不会发生损失。统计学认为，预计损失的数量是概率乘以损失大小，即15%乘以15周。因此，在这个例子中，预计的是损失2.25周。由于只是谈论计划风险，可以累加所有的风险暴露量来得到项目的全部可预料超标值。这个项目可预料的超标值是12.8到13.2周，这就是如果不做任何风险管理的话有可能超过计划的周数。
超出预期值的大小为整个项目风险控制级别的确定提供了依据。如果例子中的项目是个25周的项目，超出预期值的12.8到13.2周就很明显需要进行风险管理了。
6风险管理策略
风险管理策略就是辅助项目组建立处理项目风险的策略。项目开发是一个高风险的活动，如果项目采取积极的风险管理策略，就可以避免或降低许多风险，反之，就有可能使项目处于瘫痪状态。一般来讲，一个较好的风险管理策略应满足以下要求：
（1）在项目开发中规划风险管理，尽量避免风险
（2）指定风险管理者，监控风险因素
（3）建立风险清单及风险管理计划
（4）建立风险反馈渠道
7风险驾驭和监控
风险的驾驭与监控主要靠管理者的经验来实施，它是利用项目管理方法及其它某些技术，如原型法、软件心理学、可靠性等来设法避免或转移风险。风险的驾驭和监控活动可用图3来表示。
7.1建立风险驾驭与监控计划
从图3中可以看出，风险的驾驭与监控活动要写入RMMP（RiskMonitoringandManagementPlan风险驾驭与监控计划）。RMMP记述了风险分析的全部工作，并且作为整个项目计划的一部分为项目管理人员所使用。
风险管理策略可以包含在软件项目计划中，也可以组织成一个独立的风险缓解、监控和管理计划（RMMP计划）。RMMP计划将所有风险分析工作文档化，并由项目管理者作为整个项目计划中的一部分来使用。一旦建立了RMMP计划，且项目开始启动，则风险缓解及驾驭及监控步骤也开始了。正如前面讨论的，风险缓解是一种问题避免活动。风险驾驭及监控则是一种项目跟踪活动，它有三个主要目标：?判断一个预测的风险是否事实、是否发生。
进行风险再估计，确保针对某个风险而制定的风险消除活动正在使用。
收集可用于将来进行风险分析的信息。
风险驾驭及监控的策略如下：
与在职人员协商，确定人员流动原因。
在项目开始前，把缓解这些流动原因的工作列入风险驾驭计划。
项目开始时，要作好人员流动的思想准备，并采取一些措施确保人员一旦离开时，项目仍能继续。
制定文档标准，并建立一种机制，保证文档及时产生。
对所有工作进行细微详审，使更多人能够按计划进度完成自己的工作。
对每个关键性技术人员培养后备人员。
在考虑风险成本之后，决定是否采用上述策略。
7.2软件项目风险追踪工具
追踪风险的一个办法是将风险输入缺陷追踪系统中，缺陷追踪系统能将风险项目标示为已解决或尚未处理等状态，也能指定解决问题的项目团队成员，并安排处理顺序。可将软件风险项目依序排列出来，按照缺陷存在的时间与负责者等资料排列。这样，缺陷追踪系统就是追踪风险的工作能更好执行并且不那么单调。
文件管理论文范文第3篇
电力营销信息管理系统使用最多的结构体系是B/S结构，把握这种结构的总体设计思路就是明确其应用分层化的思想，以服务为目的的管理信息系统致力于构建业务模型。该结构由资源层、Web服务层、应用层与客户层四大层次构成。资源层的管理是集中化的，其管理对象涵盖了管理信息系统数据库中数据的分布情况、备份保存进程、同步更新工作等几大方面的内容。Web服务层的工作内容包括两大方面，一方面，访问请求主要面向该层次；另一方面，数据信息的更新发表与本层次紧密相连。顾名思义，客户层的工作就是接受客户的要求，客户的问题，满足客户对具体业务的具体需求，其工作的实现方式主要为联系设备与客户。服务器的体系结构设计有着规定好的设计要求，此外管理信息系统所需要的构件需要在服务器的结构设计中得到明确的落实与科学的分配。这样做的目的是为了减少复杂代码的编写数量，简化程序编译的过程，降低编程工作的错误率确保服务器运行的可行性与稳定性。我们对诸如CORBA、COM都做出了明确且详细的规定。
2系统实现的核心技术
2.1构件的耦合技术
构件技术在电力营销管理信息系统的研发中体现出相互操作性强以及多重性高的优势，能够实现系统匹配软件的多功能化。而构件耦合的方法在我国当下的电力营管理信息系统中使用比较普遍。构件耦合法的主要优势包括以下几个方面：其一，可以有效实现构件的研发，能够有效匹配管理系统的具体要求与构件在服务器中的实际位置；其二、在保证这种方法科学使用的条件下，技术人员能够准确把握构件的具体坐标位置和事实状态。其三、作为一种切实可行的构件技术，耦合法能够拓展软件的相关功能，提高业务处理的效率，进而优化了管理信息系统的整体功能。构件耦合技术在保证构件的独立运作性的基础上，强调了系统各个构件的协和工作，通过降低构件互斥原来完善整体系统。我们将从紧耦合与松耦合两个大方面来考察该项技术。紧耦合强调了电力营销管理信息系统中构件的合，以数据库的衔接池与数据库的操作为例它们是相互关联相互结合的。而松耦合从性能上来看突出了构件个体的功能的独立化，有一些构件对系统内其他构件的依赖性比较弱，这就要求保证这类构件单独完成任务的能力。
2.2运作流程管理技术
运作流程管理技术的理论基础是工作流联盟，该技术通过数学物理建模工具的使用、信息数据服务的提供以及系统整体任务的调度而建立起了抽象运作流程的工作平台。在运作流程管理技术的作用下，我们可以实现程序编译的简约化，有效地回避了一些复杂的代码编写问题，系统在分析处理具体业务的过程中能够有效地实现地资源的最优化配置，其自动化的优越性得以体现。此外，业务的处理动态也能够被及时、真实地为我们的管理工作人员掌握，因而，业务的修改处理不会产生较大的滞后性。我国时下应用的在电力营销管理信息系统如果有采用运作流程管理技术，通常会选择利用图表图形来直观地表达既定构件组件的特征以及组件之间的具体的内在关系。工运作流程管理技术可以说是管理信息系统技术实现研究中的一个突破。就算运行中发生意外情况，我们也可以利用这个平台来解决特定的问题，而不需要大规模地改动整体的工作，影响系统的正常运行。
2.3系统整合的安全管理技术
系统整合要求管理信息系统以结构耦合为基石，将分散的功能模块进行集约化的处理，应用软件与相关操作集约化的实现能够加强各个系统之间的联系紧密程度，便捷化各个信息使用部门的操作。电力营销管理信息系统把握的是电力供应与输送的全部业务信息，电力输送网的稳定性与安全性在电力营销的每一个环节中都应该得到高度的重视，因此在系统整合方面我们需要把握先进的安全管理技术。目前比较常用的安全管理技术指定一套统一的制度与配给规格，但是我们需要对这种既定的规定作出灵活的调整，根据级别的差异对安全管理技术作出适当的变化。此外，连接端口的安全管理需要特别加强，因为客户信息安全对客户本身对电力企业良方都是非常严肃的问题。权限管理服务的提供是一种有效的安全控制手段。我们可以通过权限管理平台的建立来管理客户的访问权限，在权限管理平台中，客户的身份信息、消费记录等具体信息都能得到控制与保密。
2.4信息系统辅助决策的管理技术
电力营销的信息整理分析使用就是为了帮助电力系统管理着做出正确的决策，因此我们要求电力营销管理的信息系统能够做好与其他系统的对接工作，从而发挥信息系统辅助营销决策的作用。在辅助决策的管理技术方面，营销信息管理系统可以划分出包括收费管理、用电检查管理、工作质量管理、线路故障管理等在内的子系统，通过这些管理系统提供的信息，系统可以采取根据具体内容采取特定的计量方法对各类信息以灵活的方式进行分析，并且利用数学图表直观表现。收费财务处理方面要做到规范化，明确收支状况；在收费服务方面，可以推行窗口收费与网络银行收费的方法。
3总结
文件管理论文范文第4篇
电子文件的真实性、完整性、可读性和可用性是电子文件管理的主要目标。在电子文件管理系统运行下的一份电子文件包含内容、结构和背景三个要素。内容是指文件中所包含的表达作者意图的信息。结构是指文件内容信息的组织表达方式，分为物理结构和逻辑结构。物理结构是文件信息存储于载体上的位置及分布情况，如正文、批示、附件等各部分信息在载体上的存储位置。逻辑结构是文件信息的内在关系，如文字排列、章节构成、页码顺序等信息。背景是指能够证明文件形成环境、形成过程、存在状态以及文件之间相互关系的信息。其中，保证文件的内容、逻辑结构和背景信息经过传输、转移等处理工作后仍然保持不变，和形成时的原始状态一致，就保证了电子文件的真实性和相当程度的完整性。以上描述文件的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据称作元数据，在文件形成时产生，它全面描述文件的本来面貌和生命历程，文件管理系统在源头一次性捕获元数据，就可为不同的管理活动所调用，每一项管理活动都是记录、调用相关元数据的过程。根据完整的元数据记录，可以回溯电子文件的原貌和变化过程，从而确认电子文件的真实性；利用元数据可以维护文件内容、结构和背景之间以及文件之间的关联，从而保护文件的完整性。保证电子文件的真实性和完整性，也就要求维护元数据的真实完整不丢失并始终与文件保持关联。保持电子文件的可读性，是指文件经存储、传输、压缩/解压、加密/解密、系统迁移等处理后，仍然能够以人可以识读的方式输出，这就要求电子文件以开放的格式保存。可用性主要体现在对检索系统的要求上。
二、做好电子文件管理的策略
（一）统筹安排合理规划
电子文件管理是一个系统工程，最终是为数字档案信息资源建设服务，以达到便于开发利用、造福社会的目的。具体实施起来涉及面广，投资可观，因此必须注重效益，在领导层面对各阶段的目标、任务、措施进行科学、合理地规划部署，如：在工作实施之前展开深入调研、广泛论证、集中讨论，投资大的项目要形成可研报告；形成科学合理的电子文件利用体制机制，优化软硬件系统配置，处理好软件系统服务器的兼容关系，建立方便高效的查询体系等。
（二）严格制度统一标准
电子文件管理工作是一项长期开展的持续性工作，应落实领导责任，组织相关数量的人力，明确责任分工，加强管理，扎实推进工作有序进行。具体工作中要制定相应标准，严格贯彻实施，一定阶段即以标准验收成果，不断改进以保证后续工作的质量。如：组建专门负责电子档文件管理工作的工作机构，主要负责电子文件管理工作、系统设备升级维护、网站建设维护等；制定电子文件管理中著录项目统一标准，数字化技术参数标准等。
（三）多方参与争取合作
电子文件管理涉及社会的各行各业，应千方百计争取社会力量共同参与和支持，引导建立社会大众积极充分利用电子文件这一社会资源的普遍意识，积极回应获得的利用反馈信息，以促进自身工作的不断改进。如：宣传网络利用优势；发挥档案学会等社会组织的作用；非重复性技术工作可以通过合同、委托等方式外包给企业。
（四）加强安全保密工作
文件管理论文范文第5篇
一、简约实践
《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）与传统的文书立卷相比，彰显了简略工作程序、简化工作内容的简约精神。而《规则》出台之后的背景，便是相当数量的机关、企事业档案部门被撤销、档案管理人员大幅度精减，许多单位档案管理岗位成为兼职。一些档案人员除本职工作外还要担负秘书、打字、机要甚至、来宾接待等许多工作，再按传统的文书立卷方法整理归档文件，客观上已变成不可能的事情。为了适应变化了的形势，大多数单位不得不采取见缝插针、化整为零方法整理归档文件。在归档文件整理实践中，采用了文件简易分类、取消文件装订、文件张号尾数相加和立厚卷等简洁明快的工作方法，每年用于归档文件整理的时间，由过去的2-3个月缩短为2-3周，工作效率大幅度提高，集中进行归档文件整理业已成为可能。笔者认为，从实际工作需要出发对传统方法删繁就简，才是领略了归档文件整理实践的真谛，它使得归档文件整理活动变成简约的实践活动。
二、简约实践实现“三节省”
简约化归档文件整理实践，同时又是“三节省”（省人力、省物力、省时间）实践。实行职能简约分类方法，不仅使过去费时耗力并令大多数人头痛的文件分类成为轻松愉快的工作，更在于它将用于文件分类的时间缩短到原来的1/3-1/5。而归档文件不再线订，只是加固，除了取消拆钉、缝纫机扎边这些繁琐的反复的简单枯燥的劳动之外，还避免了拆钉、扎边给文件造成的撕裂、散乱、丢失或在不经意间发生的文件合订问题。这是既省时间又省人力物力的工作方法。过去，编写文件张号也是既费时费力又恼人的劳动，现在，采用了文件尾号相加的办法，变成了省时省力的举措。人们只要将文件正本和定稿的末页总数相加，即是该份文件张数总和。收文是将文件末尾号加上办文单即可。采用此种工作方法，可将编注文件张号由过去的两周缩短到现在的一至两天。立厚卷过去被称作懒人之举，但这个方法如果达到省时省事的目的，又利于文件检索利用，就可以采用，同样可以达到缩短归档文件整理时间的最终目的。
三、优化归档文件整理方法
《规则》对于传统文书立卷相比优越性是明显的，它是对于传统归档文件整理观念与方法的改革，但是，任何改革都是继承与创新并举，尤其是在新的工作方案尚未完善、成熟阶段，人们对于旧的工作方法应当是取舍相兼，可以将过去行之有效的方法取代《规则》中某些（与今后文件检索需要）不相适应的方法。
在实践了《规则》两三年之后，笔者发现了“文件大流水编号”、“归档文件目录”、定期“三分法”等若干方面存在着的问题：归档文件按份数一年采用一个连贯的大流水编号，数百份、上千份文件编号相互串联在一起，除了文件编号时容易出错（如漏号、重号）之外，漏编的文件号或以后新补充的文件号只能在最后接续，而这些文件又必须按类别、按保管单位其间，便使得相关类别、相关保管单位原有文件编号被打乱。这种文件编号方法，也不利于对保管单位内文件的齐全完整状况进行监控与识别（尤其在没有“卷内文件目录”的情况下更甚），卷盒内文件短缺不易被察觉。针对这些弊病，还是按保管单位编独立的文件流水号方法比较合适。在恢复“卷内文件目录”的同时，还可以编制类似“案卷目录”的归档文件保管单位目录，并将二者合订为类似“全引目录”的新形式新内容的归档文件目录。这个目录的特点，主要是以醒目的分类标识和简单概要的文件主题词而便于归档文件的手工查找利用。
2006年，国家档案局以局长8号令颁发了《机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限的规定》，公布了归档文件保管期限永久、定期“两分法”，同时规定定期文件再具体划分为10年、20年、30年三个不等期限。事实上，可以将“定期”文件确定为整体概念，不再划分若干具体年限。这个方法排除了“定期文件自身存在着的具体年限不易区别，期限细分操作困难”问题，同时避免了部分定期文件由于具体期限划分不准确给日后档案鉴定带来的麻烦，同时为“立厚卷”奠定了基础。立厚卷，在不打乱文件类别和期限的情况下，尽可能减少归档文件保管单位数量，它对于增加室藏密度，减轻档案库房空间拥挤状况也具有积极意义。
执行《规则》不刻板、不教条，一切从实际出发，实现新旧方法兼容并蓄、优化组合，使归档文件整理工作方案日趋完善。
四、完善归档文件整理方案
人们在归档文件整理实践中实现新与旧两种方法的整合，是遵循客观实际需要的实事求是精神，是为了更加突出新方法的合理性和实用性。而对于归档文件整理实践具有更大意义之处，是在归档文件整理实践中大胆尝试改革，深化改革，才能使归档文件整理实践具有自身特色，才能使得归档文件整理工作方案最终合乎于自身需要。
