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档案管理技术范文第1篇
关键词 档案管理；创新理念；电子文档
中图分类号G271 文献标识码A 文章编号 1674-6708（2011）35-0011-01
在社会主义不断发展完善的今天，我国的档案管理事业取得了一定的成绩。尤其是新中国成立以来，我国的档案管理事业的社会主义建设进程中发挥了较大的作用。然而，在信息全球化的现代社会，我国传统的档案管理在体制、技术方法等方面存在着明显的不足。因此，了解当前我国档案管理中存在的问题，对档案管理技术的创新具有理念上的指导意义。
1我国档案管理现状
1.1管理观念上注重传统的纸质档案忽视电子档案
受传统“白纸黑字，立此为证”观念影响，我国档案管理中一直是重点关注纸质档案。然而不得不指出，随着信息社会的不断发展，我们必须重视电子档案，否则必将再一次落后于世界科技的发展。档案的一个重要特征即是凭证性。然而在众多档案管理机构中，并不认同电子档案的这一特性。通常，在我国只有纸质档案和电子档案共同流转方可生效。亦或是，仅凭纸质档案就可以独立成为各机构开展工作的重要凭证。然而，仅凭电子档案是不可以单独行使其凭证性的。这样的认知是不科学的，存在着很大的偏见。
1.2电子档案的归档及管理中存在不科学的现象
在各机构内部的流通过程中，不科学的电子档案归档方式不利于档案管理事业的长期发展。机构内部的档案部门在处理电子档案时，通常通过收集和移交的方式，将属于各部门的档案统一管理。然而，由于电子档案生成较为分散、操作更为简易等特征，原有的归档方法、归档程序难以适用于电子档案的需求。
在电子档案管理方面，一些不科学不完善的管理方法也会不利于其信息资源的长期留存。与保存纸质档案相比，长期保存电子档案更加取决于全程工作。电子档案的格式、初始数据等问题在形成、流转、移交等过程中任何一个环节都会影响电子档案的长期保存。在我国，电子档案的初始数据的管理缺乏规范性和科学性，因而极易在后期传输过程中出现差错。这种状况自然导致电子档案的长期保存难以实现。
2档案管理技术创新的必要性
在信息全球化的当今社会，档案管理技术的创新是适应时展的必然要求。在面对这个开放性社会时，发展市场经济就必须发展档案管理工作的创新。首先，档案管理技术创新有利于从根本上做好档案管理工作，促进各机构做好本职工作。档案记录有各机构的第一手原始资料，记录着其发展历史与进程。由此不难看出，档案管理是维护管理机构历史真实面貌的重要工作。做好档案管理是衡量一个机构管理水平的重要标准，是促进各机构工作质量和工作效率的必要条件。档案管理技术的创新有利于各部门从本质上解决档案管理问题的关键。其次，档案管理技术创新有利于管理人员观念的转变。我国现阶段不重视电子档案很大程度上是因为电子档案机制本身存在一定的问题。改革档案管理技术，完善电子档案归档、存储，建立电子档案管理机制，使相关管理人员从事实上看到电子档案的优点。凭借这些，改变相关管理人员的档案管理观念亦不是难题。档案管理人员观念的革新对档案管理事业的进一步发展具有重要意义。
3档案管理技术创新原则
首先，档案管理技术创新应培养整体意识。档案管理工作中的档案虽然是来自个不同的机构部门，但由于其信息是的交叉性，所有的档案又是一个统一的整体。在档案管理技术创新过程中，必须从宏观上把握档案管理的整体性。只有这样才有可能探索出科学有效的创新管理技术。其次，档案管理技术创新应该注重档案的服务性。档案管理的根本目的在于合理运用档案。众所周知，做好档案工作最直接的目的就是发挥档案的作用，实现其价值。全面加强档案管理技术的创新就是要更好地开发利用档案，实现信息共享，促进社会信息化的全面发展。因而，在档案管理技术创新过程中尤其应该注意档案的服务性。所有的创新应该更人性化，更为有效的为其服务，满足档案管理工作的需要。
4档案管理技术创新方式
4.1实现档案管理技术与现代科技的有机结合
我国传统的档案管理技术较为落后，其中整理工作较为繁琐，众多的重复劳动在无形中浪费了社会资源。随着计算机网络的进一步发展，传统档案管理技术中的缺陷更为突出。与传统的档案管理相比，电子档案管理在档案管理工作中的优势非常明显。在此形式之下必须正视这一现实，全面实现档案管理技术与现代科技的融合。利用计算机等现代技术促进档案管理事业的发展。
4.2建立电子档案管理制度，促进纸质档案与电子档案的有效统一
目前，我国电子档案管理系统的发展极度不统一、不完善，很大程度上是电子档案管理技术、管理标准不足造成的。由于缺乏相应的标准，电子档案管理建设水平较低，存在相当严重的安全隐患。因而，必须建立并完善相关管理制度。
5结论
在社会飞速发展的今天，机遇与挑战是并存的。在档案管理过程中，只有用发展的眼光看待身边事物才有可能抓住机遇，促进档案管理技术的全面创新，促进档案管理事业发展与完善。只有时刻注意创新，有可能实现档案管理的科学化、规范化和法制化。笔者相信，当档案管理技术创新过程中有所注重，必定能更好地完成档案管理工作，实现档案管理的价值。
参考文献
[1]力小蓉，李可.拓宽档案编研范围发挥档案信息作用[M].中国医学管理，2002.
档案管理技术范文第2篇
1设备投资与技术要求
1缩微技术：设备投资大，使用技术复杂。
一套完整的缩微设备需要投资约一百多万元，用房约近100平方米。缩微工作中，拍照、成像、阅读、拷贝等工序要求技术高、精度高，需要专业技术人员或经专门培训过的工作人员才能操作。
2光盘技术：设备简单，易推广普及。
光盘技术对设备的要求不高，在一般档案馆现有计算机设备上再附加一些设施即可。光盘管理系统具有很强的实用性，其功能设计完全可以依据档案工作的实际需要及人们利用档案的习惯，整个系统可以紧密结合实际。光盘管理系统使用方便，采用菜单式人机对话方式，操作人员稍加培训，即可按照提示进行操作。
2复制存储与成品保存
1缩微技术：复制工艺过程复杂，缩微品保存条件要求苛刻。
缩微拍摄的工艺过程较为复杂，要求很高，需要工作人员长时间的操作练习。在复制过程中，人、设备、材料、操作方法、环境等因素及每一个环节都影响缩微胶片质量。从理论上来说，缩微品可以长期保存，但缩微品保存条件要求相当苛刻。缩微品库房环境温湿度必须保持在一定范围内，还要定期卷片防止发生粘连。
2光盘技术：录入快速、精确，保管方便、简单。
光盘技术的复制录入较为简单，只需稍加培训就可操作。目前录入手段应用较多的是光电扫描仪。它可以将档案原件以图象方式输入到光盘中去。扫描仪最大的特点是快速、精确。一般A0幅面的滚筒式扫描仪的扫描分辨率可达500DPI，只要幅度不大于A0，长度不限的任何图纸均可一次扫描输入，扫描一张标准A0图分辨率300DPI约需80秒。
光盘存储密度高，一张525英寸的光盘能存储1000多兆的字节，相当于存放上万页的A4文件或相当于13盘16毫米缩微胶卷的存储量。光盘体积小，对环境要求不高，抗恶劣环境能力强，即使在平常环境下也能长期保管。
二、档案利用工作现代化过程中缩微技术与光盘技术的对比分析
1档案检索与信息输出
1缩微技术：检索较慢，输出费时。
一般情况下，胶片是以张或卷为单位进行编目，这样查阅时必然要翻阅大量的卡片，效率很低。缩微的输出是利用显示阅读器和还原复印等设备，费时，费力。
2光盘技术：检索快速、准确，输出灵活、方便。
利用计算机对光盘进行档案数据的检索，可谓快速、准确、方便。利用快速检索功能，可以在几秒钟之内，对几万数据进行查询。在查询中，可以根据自己的需求，提出查询的具体名称，也可提出需查询的大致名称，或几个名称进行组合。可进行模糊检索，使检索变得更加灵活、方便。
光盘的输出更加方便、准确。存在光盘中的文件和图纸可利用计算机很方便地输出，对一些数据还可以进行统计后打印输出。输出可以利用各种输出设备，如针式打印机、喷墨打印机、激光印字机等。现在由于采用了高质量喷墨打印机而不是绘图仪，使输出图纸的精度和速度大为提高。
2凭证作用与法律效力
1缩微技术：缩微品具有法律效力，可作凭证使用。
《档案法实施办法》对档案缩微品的法律地位作了规定：“各级各类档案馆提供利用的档案，应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其它复制形式的档案，载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。”世界上有些国家和地区，允许缩微品作为法律上的原始证据，如：日本、美国、澳大利亚、加拿大、英格兰、苏格兰、德国、意大利等国。
2光盘技术：法律效力有待探讨，限制光盘取代档案原件。
光盘的法律效力目前处于探讨阶段。有人认为光盘技术是将原件上的文字、图像经处理后以数字形式存储，容易在输入输出时被删改，故光盘存储的档案不具有法律凭证效力。正如美国国家档案与文件管理局《关于数字图像与光盘数据贮存系统的报告》中所说：“联邦法院更愿意接受机构在日常事物处理过程中形成的档案原件作为证据”。加拿大的有关章程也提到，数字图像版本的可信度与档案原件本身并非完全一致。美国大多数政府档案馆限制数字图像技术用于永久保存的公共档案。
三、缩微技术：与光盘技术长期共存。光盘技术：发展前景广阔。
1缩微技术在保存期限、法律效力、标准化等方面优于光盘技术，具有顽强的生命力。
与光盘技术相比，缩微技术是一项成熟的应用技术，已实现标准化、规范化，不少国家不仅用它管理档案、资料、图书、情报，它还被广泛应用于办公室工作和出版发行等工作。
缩微品的保存期限较长。据有关材料记载：“国外有关试验结果表明，在一定的条件下，缩微胶片寿命可达500年以上”，也有的说一般可保存100到150年。光盘技术发展至今，对其保存期限说法不一。有人断言其寿命为10－20年，有人称可长期保存。但多数专家认为光盘保存信息期限为10年以上。不同种类的光盘寿命也不尽相同。所以，在今后一段时间内，缩微技术还将因存储方面的优越性继续存在下去，和光盘技术一起促进我国档案管理现代化的发展。
2光盘技术发展咄咄逼人，应用前景广阔。
光盘技术的技术优越性是缩微技术无法与之相提并论的。目前，光盘技术的技术优势正以咄咄逼人之势迅猛发展。
光盘技术应用于档案管理，可实现档案信息的海量存储、随机快速检索、网际交流、远距离传输及档案工作的现代化管理。可以对档案实行原文管理，在不动用原文的情况下，实现档案的查询、复制和利用。能保持档案原貌，扫描后的图纸能够无失真的显示和输出，且在页码上也和原档案一致。检索快速准确、灵活多样，且可实现模糊检索。统计功能齐全，可进行各种馆藏统计和档案利用统计。能够输出档案管理所需的各类卡片、目录及报表图等。
光盘是兼有数字记录和模拟记录优点的存储介质，不仅可以记录数据，还可以记录声音、图像等各类档案，不仅可以存储档案目录，而且可以存储档案全文、档案原件如照片、图片、录像带、录音带等，能很好地解决对声像等不同载体档案的一体化管理，可节省人、财、物，还可加大开发利用档案信息的广度和深度。
光盘的应用将加速档案管理现代化进程，实现对不同载体档案的一体化管理，有利于档案管理、开发和利用。随着现代计算机技术日新月异的发展，光盘技术的更高密度、小型化和降低价格是不可逆转的趋势。其长寿耐用、统一标准问题也可望逐步解决。总之，光盘技术是一种很有发展前途的现代信息存储和利用技术，它在档案管理现代化进程中有广阔的应用前景。
参考文献：
1《中华人民共和国档案法》
2《中华人民共和国档案法实施办法》
3《欧美利用光盘技术保存档案》，刊于《中国档案》1998年第7期，王健、黄贵苏著。
档案管理技术范文第3篇
一、汉字识别技术的应用价值汉字识别技术的应用价值主要体现在两个方面：
一方面，把纸质档案上的固定信息变成可以被检索利用的活信息，为文本数据管理技术提供丰富的数据源。
首先，从库存档案的情况来看，近几十年来形成的大量印刷汉字档案记载了我们党和国家的重要历史，对我国现代化事业的发展，对精神文明和物质文明的建设都有着非常重要的利用价值。但这部分档案的内容都没有文本数据，或者说都只是固定在纸质载体上的死信息。既使通过扫描以图像方式存储于计算机中，检索利用也有不便之处，难于满足现代社会对档案信息的多种利用需求。其次，从办公自动化的发展情况来看，每年接收的档案中仍然会有相当数量的档案没有文本文件，或为外单位来文，或为丢失损坏等。汉字识别技术的应用价值就是使这两大部分纸质档案上的固定信息变成可以被检索利用的活信息，为全文检索提供数据，使深层次的开发利用成为可能，更好地为现代化建设事业服务。
另一方面，提供了一种新的档案目录数据的录入方式。
应用计算机以来，汉字录入只有一种方式，即健盘录入。虽然目前汉字键盘录入的方法有许多种，而且日趋简便快捷，已是年轻人必备的职业技能，但是它毕竟属于一种技能，不仅需要反应灵敏，手指灵活，而且要熟记录入的原则、方法和要领。这对于在档案部门占有相当比例的中老年同志来说，掌握起来确有难度。因此，键盘录入方式仍然是影响一些档案部门建立档案目录信息数据库的因素之一。OCR软件为我们提供了一条新的途径。它通过“拖拉”的方式，将屏幕上文件的目录项如标题、文号、责任者等直接移植到档案目录数据库的相应字段中去，简单易学，一看就会。遗憾的是手工“拖拉”速度较慢，而且需要即时扫描或调用图像数据，所以单一利用这种方式录入档案目录，速度不及熟练录入员的键入速度。但它毕竟是一种新的录入方式，为建立档案目录信息数据库提供了一条前所未有的途径。而且，如果利用OCR软件同时建立新型的综合档案信息数据库，例如包括档案的文件目录、图像和文本等，效果就此较理想了。
二、汉字识别后生成的文本数据的属性问题。
原始性是档案的基本属性。汉字识别后生成的文本数据是根据档案的本源信息，即固定在纸质载体上的汉字信息进行加工处理：扫描、识别、校对、修改等工序后形成的复制加工品，因此不具有档案的原始性。
知识性是档案的又一个属性。汉字识别后生成的文本数据如果不计算人工校对后仍然可能存在的微小误差，应该说具有与档案原件同等的内容，因此具有档案的知识性。
汉字识别后生成的文本数据是将档案的内容以特殊的物理方式重新记录在特殊的载体之上，比以文字的方式记录在纸质载体之上更具有便于传递、接收、存储、利用以及不磨损、不丢失等属性。因此具有更强的信息性。
汉字识别后生成的文本数据应该说，它是一种新型的档案一次信息的复制品或编研开发成果。但作为一种新型的复制品或编研开发成果，因其生成的目的不同，又具有两种不同的属性：当以提供利用为目的通过汉字识别建立文本数据库时，其文本数据具有类似于汇编类档案编研成果的属性；当以编辑出版纸质的档案编研材料如大事记、组织机构沿革、文件汇编等为目的进行汉字识别时，其文本数据不仅具有类似于档案编研成果的属性，而且具有档案原始性的基本属性，因为它们是印刷品或出版物的本源信息。
由此可见，汉字识别后生成的文本数据是一种不同于传统档案属性的新型档案信息。
三、汉字识别技术的应用方式
汉字识别技术在档案管理工作中的应用，根据其目前的技术水平主要适用于近几十年来印刷汉字档案内容的识别，图像、文本数据的形成、存储和目录数据的录入等项工作。主要的应用方式有：
(一)利用者阅读纸质档案的内容之后，对其所需要的内容进行扫描和汉字识别，或打印出统一格式的利用摘录，或直接提供文本拷贝。
这种利用方式的优点主要有：
1方便用户，可减少信息利用过程中的重复劳动；
2不给档案人员增加建库的工作负担；
3节省建库所需的经费开支。其缺点主要有：
1不能为全文检索提供数据，实现深层次开发档案信息资源的目的；
2存在对同一档案内容重复进行扫描和汉字识别的可能性。
(二)输入档案目录。这是加快档案目录信息数据库建设的一条新路，能够使更多的人员从事输入工作，但输入速度不甚理想，而且成本费用相对较高。
(三)扫描、保存图像并提供利用，只针对利用者需要的图像内容进行汉字识别等利用服务。
这种方式必须在已有文件目录的前提下使用。其优点主要有：1具有提供原件和提高信息利用效率的双重优势；2档案人员不承担汉字识别后生成的文本数据的维护工作。其缺点主要有：1同第一种利用方式的缺点。2汉字识别技术要求图像的光学分辨率较高，一般为3000dpi，而一般图像的分辨率仅为150dpi，因此所需的存储空间较大，约是一般图像的2、3倍，那么，所需的存储成本也要高得多。这种高代价的图像存储仅用来满足用户利用识别的需要似乎有点得不偿失。因此低分辨率的图像也能进行汉字识别，只是识别率相对较低而已。我们也曾做过对比实验，同一页印刷质量良好的B5纸型文件约500字，以300dpi进行扫描，识别率为100%；以150dpi进行扫描，识别率为99.4%(误识3字)。这对于一般用户而言无所谓的。
(四)建立文本数据库。这种方式也应在已有文件目录的条件下使用。其优点主要有：
1节省存储空间和存储成本。仍以一页B5型纸约500汉字的文件为例，以文本方式存储约需1000字节；以图像方式存储约需25000字节。因此，同量汉字的文本方式存储比图像方式存储成本低得多。
2为全文检索提供数据，能够实现深层次开发利用档案信息资源的目的。
其缺点主要有：
1建立文本数据库的工作量较大。
2不能满足用户阅读档案原件的需求。
3由于没有图像随时提供依据，不便于对文本数据的准确性进行核实。
(五)输入目录并保存图像。
(六)输入目录、建立文本数据库。
(七)保存图像、建立文本件数据。
(八)输入目录、保存图像并建立文本数据库。
档案管理技术范文第4篇
高校档案“档号”结构比较复杂。给“档号”的编制带来了一定难度。原因：一是档号的长度比较长，其中“年度”占4位、“分类号”占4位(其中一级类目2位，二级类目2位)，“保管期限”占l位，“件号”一般占3位，再加上3个小“一，高校档号一般要占15位。个别学校有的类别档案还分3级类目，那么单件档案的档号会达到17位以上；二是档号的组成比较复杂，档号中有“数字”、有“字母”，还有符号“一”；三是档号编制中，年度、分类号和保管期限与件号的变化不一样，前三者在同一个流水号中不变，但“件号”在同一个流水号中，每一件都得增加一个量。
我们通过调查得知，广东省高校中，档号的制作办法大致有以下三种：
第一种：刻一个“档号章”(章的式样如下)，先在每一份归档的文件上盖上这个章，然后再手工往空白格内填上相应的代号。这种办法相对简单，但也存在两个问题：一是采用手工填写，如果档案工作人员的书写不规范，那么填写的档号有时难以辨别，且一旦写错，需要对档号进行涂改，会造成档案污损；二是手工填写，档号制作的效率比较低。
第二种：也是先刻一个“档号章”，但这种章与上面有所不同，它类似于财务或邮局的“日期章”。这种“章”的结构与上面的差不多，但它的空白处事先设好有数字(或英文字符)，需要一个什么样的档号，先将数字(字符)手工调好，再往归档的文件上盖上这种章。这种办法省去了手工填写模糊或污损档案的不足，但是也有两个问题：一是每盖一次，都要手工调一次，效率明显不高；二是这种印章采用加墨的办法，如果墨加得不均匀，就会造成有的地方墨太浓，字迹湮没成一片，有的地方没有墨，字迹不清。
第三种：有的单位先用Excel报表将要编的档号制成电子表格，再打印出来，然后将其一一裁成小纸条，用胶水将它粘贴在相应的档案上。这种做法编好的档号相对美观，但明显复杂，效率不高。
条形码技术是在计算机应用中产生和发展起来的一种自动识别技术。条形码是由一组按一定编码规则排列的条、空符号，用以表示一定的字符、数字及符号组成的信息。它是由条码符号设计、制作及扫描阅读组成的一个自动识别系统。我国于1991年加入了国际编码组织EAN协会。近年来条型码技术在部分行业如邮电、银行、超市连锁店、图书馆、交通运输及各大企事业单位得到了完善并广泛使用。利用条形码技术也可以编制档案档号，但需要解决一些问题。
用条型码编制高校档案档号存在的问题：
一是要选择合适条型码制作软件和条型码打印机。要使用条型码来编制高校档案档号，条型码制作软件和条型码打印机必须要具备处理数据库的功能。这是因为高校档案与档号是一一对应的关系，一个档号只对应一份文件，而一份文件也只有一个档号。如果我们的条型码制作软件和条型码打印机不具备处理数据库的功能，那么我们的档号制作效率仍然会较低，而且造成的不便会影响到该技术的使用。
二是具体从档案管理系统中提取档号这一个组合数据字段的公式的技巧。高校档案档号在不同管理系统中都不是一个独立的字段，而是由[年度]、[分类号]、[保管期限]、[件号]4个字段组成，而且每个字段之间还有一个“一”连接符。如果不能将这个字段用一个数据公式组合起来，那么用条型码编制档号，仍是一件低效率的事情。
上面这两个问题，尤其是第二个问题是阻碍高校档案档号条型码编制的难题。第一个问题目前已经得到普遍解决，现在新出的大部分打印机和条型码制作软件已经具备处理数据库功能。解决第二个问题就成了用条型码来编制高校档案的档号的关键。下面我们以飞狐灵通档案管理系统为例来阐述我们对该技术的应用。
第一步，建立档号组合字段。打开飞狐灵通档案管理系统，在菜单栏中进入“系统管理员工具”，选择“数据公式”进入以下页面：
在左上角的空白框内输入“档号”，并在右上角空白框内输入公式“[年度]&‘-’&[分类号]&‘-’&[保管期限]&‘-’&[件号]”，如图：
单击右边的“测试”键，弹出下面的对话框：
单击“确定”键后，再单击左下角的“保存”键。这时重新进入系统，在表单管理中就能找到“档号”这一组合字段了。
档案管理技术范文第5篇
【关键词】水利工程；技术档案；管理；重要性；资料整理
File management and hydraulic engineering techniques and analyzed
Feng Wei
（Zhangweinan Pro West Engineering Bureau Xingtai Hebei 054901）
【Abstract】Water is water conservancy technical file management， operation， repair and maintenance and other technical work decisions， the design of an important basis for the safe operation of hydraulic and full benefits is essential. Collect， use and manage water conservancy technology files， and better services for the water utilities， water conservancy construction and manager's responsibility. Project data compilation as a whole， Water main technical file management， water conservation has become a technical dossier of the formation， utilization and management of the foundation. Articles for Water Technology File management and engineering in the construction process of its data collation， to better achieve standardization， standardized management， carried out practical work.
【Key words】Hydraulic Engineering；Technical file；Management；Importance；Data compilation
水利工程技术档案包括从工程项目的提出、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，它对工程建成投产后的管理、运行、养护等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用，对其他工程也起着借鉴与参考的作用。本文在着重阐述水利技术档案的管理重要性及其做法的同时，结合实际事例重点详述了工程资料整理的步骤。
1. 档案工作的重要性
水利工程档案是历史的记录，是水利科技档案的重要组成部分。
它来源泉于工程建设全过程，不仅在建设过程中具有重要作用（质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与工程竣工验收等）而在工程建成后的运行、管理工作中，也是不可缺少的依据和条件。借助档案，人们可以查寻需要了解掌握过去的资料与情况，尤其是在建立工程质量终身负责制的今天，档案的凭证作用更为重要。如果忽视档案管理，造成档案资料的残缺或不准确，将直接影响档案资料作用的发挥。所以水利部领导曾经强调，水利工程“五不验收”中，就包括“档案不合格不验收”。因此，对每一个工程项目不管是建设法人的甲方，承建项目的乙方以及设计、监理等任何一个单位，对工程设计、报批立项、建设与竣工的全过程、务须高度蕈视各个阶段的档案资料的原始记录、保存与管理。加强工程档案管理，是加强工程建设与管理工作的重要内容。可见档案管理工作的重要性与肩负的神圣责任。
2. 如何做好水利技术档案管理工作
2.1 水利技术档案是水利技术管理工作的依据，是水利建设活动的凭据，也是水利技术交流的重要工作。它产生于整个基本建设全过程，包括从工程项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行（使用）等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。
2.2 水利工程技术档案管理工作，关键要注意其完整性、准确性、系统性。一般来说，水利技术档案文件归档应从项目的立项、可行性研究、初步设计阶段、施丁图设计阶段施工建设阶段、竣工验收阶段及与项目建设有关的批复文件，参考资料等方面着手。对一些中小型水利工程，可在工程结束后。一次收集整理归档，而对于大型水利工程，由于规模大，投资大，周期长，就应该按可研前期准备，设计、施工和竣工验收等几个时期进行同步归档整理。
2.3 水利技术档案管理过程中，要按着《中华人民共和国档案法》和国家现行档案法规文件精神，努力贯彻理论联系实际的方针，力求符合思想性、科学性和实用性的要求，采取灵活多样的方式和方法，建立健全档案管理的各项规章制度，把水利工程技术档案工作进行分解，责任落实到人，确保水利工程技术档案的完整、准确、系统和规范，使水利工程技术档案达到标准化。
（1）工作方法的标准化。首先应确定积累、立卷、归档等各环节的技术标准。其次建立标准的技术档案工作程序图，具体列出与各部门之间的关系及工作的周转运行图等等，使其达到程序化。
（2）管理制度标准化。从水利工程建设的批复文件及勘探、设计资料的形成、积累、分类归档、打印、发放、回收等到技术档案的整理、鉴定、保管、利用及档案人员岗位制度等都要有统一的标准，而且要形成文件，用制度固定下来。为达到标准化还必须建立奖惩制度，对水利工程技术资料形成的每个重要环节，凡是有做出突出贡献的。组织上都应给予适应的奖励，对确实属于不重视档案工作，工作马马虎虎，对档案工作造成损失的，应给予必要的处分，从而在抓档案管理工作中，树立先进典型，起到示范带动作用，把档案管理工作进一步做好、做实。
（3）统计标准化。所谓统计标准化就是对档案和档案工作发展情况进行统计调查，统计分析，提供统计资料，对水利工程各阶段技术档案工作实现统计监督。具体就是统计技术档案的收进、移出、结存、整理、鉴定、保管、利用、业务指导及其它等相关的各项内容。只有使用统一的计量单位，统一格式的报表，才能有完整可靠的技术档案数据。
2.4 其它方面档案存放的库房管理也要达到标准化，库房标准化管理要有一套标准的办法，库房的建设包括防火、防虫、防晒、防霉、防鼠等，均有一定的标准。除此之外，还要设有良好的通风设备，保持库房通风，湿度等项指标都要达到《档案法》的要求。档案库房的设计还应有档案柜架的平面布置图及档案存放位置图，达到利用查找迅速、准确。目前档案查找效率多半根据档案人员对档案的熟悉程度而定。但是随着档案的增多，时间的延长，人员的更替，只靠记忆是不行的，由于技术档案专业性较强，其档案不能象书架上的书刊那样可直接挑选，借阅者必须借助于检索工具，才能找到所需的技术档案，因而检索工具也要做到标准化，这也是档案档案管理考核的重要内容。
3. 工程资料的整理
3.1 工程资料整理的意义和现状。水利工程资料是指在水利工程建设管理工作中直接形成的、有保存价值的各种表格、文字、图纸、图片、报告等不同形式与载体的各种记录，是对工程项目进行稽查、审计、监督、管理、验收及运行、维护、改造的需要依据。工程资料的整理是监理工程师对工程建设管理的重要组成部分，工程资料的整理水平体现了监理工程师对工程建设的管理水平，规范齐全的竣工资料来之于规范的建设管理和严格的质量控制。
水利工程大多地处偏僻，工地条件较差，工程建设一般要历时半年以上，工程师在保存好原有资料的同时，还要不断地对新资料进行整理存档，而且各种表格、检验报告如果保存不好，很容易丢失、污损、造成不必要的损失。多数水利工程因工期和冬季无法施工等种种原因，工程资料整理偏后的现象普遍存在，给工程资料的完整性、准确性带来困难。
3.2 如何快速便捷地整理工程资料。
3.2.1 建立合理的编码程序合理的编码程度是水利工程资料建立和管理的基础，为资料的整理与查阅带来极大的方便，可根据不同的类别，建立相应的数据库。
3.2.2 建立资料库。根据不同的资料形式建立不同的资料库（分类）：（1）对工程建设中的评定表格、检验表格、施工日志等各种资料，可直接建立保存到相应的资料目标（文件夹）。（2）对于照片、图纸、摄像等资料可通过数码相机、扫描仪、数码摄像机传入计算机，存入相应的资料库。（3）对于工程文件，如：工程建设的有关单位批文、工程批复文件、征地用地批文等，用扫描仪可对文件原件进行扫描，存入相应的文件夹中。为了做好资料的管理，首先要根据编码程序进行资料目录编写，以超越链接方式进行分类和目录及子目录的查找。
3.2.3 资料库的管理。首先要对当天的评定、检验表格等有关资料及时归档，分类做好登记和链接。对于不再修改的资料要进行写保护或设成只读，同时，要对资料及时备份，防止丢失，另外，要做好计算机防病毒工作，将计算机保持在实时监控状态。
4. 工程资料整理实例
4.1 资料编码程序。
4.2 根据监理对穆兴灌渠节制闸资料管理范围，资料编码分为：（1）工程开工建设资料；（2）工程建设及施工技术资料；（3）工程鉴定检测资料；（4）工程验收报告资料；（5）工程验收质量评定资料。
其中：
4.2.1 工程开工建设资料分为：（1）可研、初设、地勘、批复计划等有关文件资料；（2）工程招标文件等资料；（3）承发包、设计、施工、监理等各种合同书资料；（4）监督、质量保证、项目划分等有关批准资料；（5）其它资料。
4.2.2 工程建设及施T技术资料分为：（1）会议记录资料；（2）监理资料；（3）施工图纸、变更、技术说明、图纸会审、通知及审批等资料；（4）施工组织设计、方案、日记、往来函件及检查处理等资料；（5）运用、度汛、调度方案等资料。
4.2.3 工程鉴定检测资格分为：（1）设备产品说明、调试、鉴定及试运行等资料；（2）施工测量、测试及各种观测记录；（3）各种原材料构件质量鉴定、检查、检测试验资料；（4）各种试验报告单；（5）其它相关检测资料。
4.2.4 工程验收报告资料：（1）建设、监理、设计、管理、运行、报告等资料；（2）竣工决算、竣工审计、竣工自查等报告资料；（3）其他有关资料；（4）竣工图纸；（5）工程照片。
4.2.5 工程验收质量评定资料：（1）隐蔽工程验收记录资料；（2）单元工程质量评定资料；（3）分部工程质量评定资料；（4）单位工程质量核定资料；（5）其他有关资料。
4.3 建立资料库。对工程建设的各种资料进行分类，存入相关的资料库中，按照工程进度不断增加新的内容。这样，即快捷方便，又保证了资料的真实，完整。
4.4 资料库的管理。监理公司把工程资料质量作为工程建设质量体系的一部分，工程资料整理不合格，整体工程不允许验收。在工程招标时，对资料管理做出明确规定，把要求写进招标文件；工程施工中，又对资料管理做出了详细规定，要求及时整理，及时保存，由驻地监理对施工单位资料整理工作进行检查、指导；工程竣工后，由监理工程师负责，对工程资料再开展全面系统地检查整理工作，确保资料的准确性、完整性。
参考文献
[1] 李永强.水利工程档案管理手册[R].北京：中国水利水电出版社，2001.
